Projektijuhtimine: tavaline, iteratiivne või hübriidlahendus?

Nagu enamik projektijuhte (ja organisatsioone), näete tõenäoliselt ka teie vaeva optimaalse väljastusviisi valimisega. Enamik meist mõistab, et traditsioonilised lähenemisviisid ei taga edukat väljastust, ning otsib alati paremat võimalust.

Agiilsed või iteratiivsed arendustehnikad on hiljutistel aastatel pälvinud pressis palju väga positiivset kajastust märkimisväärse edasiminekuna, mille tulemuseks on edukam projekti väljastus. Seetõttu mõeldakse tõenäoliselt ka teie organisatsioonis, nagu enamikus tänapäeva ettevõtetes, kuidas ja kus saaks neid agiilseid või iteratiivseid arendustehnikaid kõige paremini kasutada, et parandada projektide väljastamise nii õigeaegsust kui ka edukust.

Lühidalt öeldes plaanivad, arendavad ja rakendavad iteratiivsed arendustehnikad projekti funktsioone väikeste osade (või iteratsioonide) kaupa. Eduka iteratiivse väljastuse võti seisneb selles, et iga väike kogum toimib kogu projekti katuse all tõhusalt väiksema miniprojektina. Selle tulemusena saab igas miniprojekti iteratsioonis paremini plaanida kahenädalase iteratsiooni väljastamiseks vajalikku töömahtu võrreldes kahe aasta pikkuse plaaniga. Kuna plaanime kahenädalaste sammudena, saame hõlpsalt kohandada järgmise kahe nädala plaani mis tahes tuvastatud muudatuste arvessevõtmiseks.

Agiilse ja traditsioonilise lähenemisviisi juhtumiuuring

Soovin teha lühikese pausi, et kirjeldada mittetehnilist olukorda, kus agiilset lähenemisviisi kasutades saavutati suurem edu kui traditsioonilise plaaniga.

Võtame näiteks terve päeva tegevuste plaanimise – see ongi projekt. Sarnaselt suure projektiga kaasneb sellega palju ebakindlust ja riske: me ei tea, mis juhtub pärast lõunasööki, mis võiks meie plaani mõjutada, kuid tava kohaselt koostame üksikasjaliku plaani selle kohta, mida teeme päeva igal tunnil alates ärkamisest kell 6 hommikul kuni magamaminekuni kell 23 õhtul.

Kell 9 hommikul oleme graafikust maas, sest liiklus viivitas tööle jõudmist; kell 10 kutsutakse meid erakorralisele koosolekule; ja keskpäevaks oli ainus lõpetatud päevaülesanne kontorisse jõudmine, ning isegi see jäi graafikust maha.

Käsitlegem seda nüüd agiilse projektina, kus me plaanime ainult järgmist iteratsiooni: kodust lahkumiseks valmistumist (lood on seega: dušš, hommikusöök ja lapsed kooli saadetud). Kõik see sai valmis õigel ajal ja eelarve piires.

Seega plaanime täie usaldusega järgmise iteratsiooni, milleks on kontorisse jõudmine (sõit bussijaama, lähirongiga jaama ja seejärel linnaliinibussiga kontorisse).

See ei suju kuigi hästi: esimese looga (sõit bussijaama) seoses tekivad liikluses probleemid, seega muudame kasutajaloo autosõiduks kontorisse ja lepime kokku, et muud kaks lugu saab iteratsiooniplaanist eemaldada. Kohale jõudes plaanime järgmise iteratsiooni. Kuid keset plaanimistsüklit lisandub uus lugu (erakorraline koosolek), mis võtab enda alla kogu järgmise iteratsiooni.

Lõpuks pärast lõunasööki olukord rahuneb ning saame vaadata teostusvaru ja alustada kõrgeima prioriteediga ülesannetega; viime pärastlõunal lõpule kaks iteratsiooni, tegeledes kõrgeima prioriteediga üksustega.

Kui oleksime jäänud traditsioonilise plaani juurde, poleks me neid kõrgeima prioriteediga üksusi kunagi lõpetanud, sest need oleksid töölesõidu tõttu tekkinud plaani nihkumise tõttu järgmisele päevale edasi lükatud.

Milline on parim lähenemisviis – kas agiilne, traditsiooniline või hübriidne?

Agiilsed või iteratiivsed meetodid sobivad kõige paremini just selliseks paindlikuks kohanemiseks muutuvate ärivajadustega ning seetõttu võtavad paljud organisatsioonid need kasutusele. KUID kas teie organisatsioon on tõesti valmis agiilsusele „täispangale minema“? Minu praktika näitab, et agiilsuse laia skaalaga kasutuselevõtul esineb sageli mitmeid takistusi, eriti kindlalt juurdunud organisatsioonipoliitikaid, mis pole sageli agiilsete lähenemisviisidega täielikult ühilduvad.

Sellised poliitikad nagu vajadus kindla eelarve, hüvede realiseerimise kirjelduse ja sihtkuupäeva järele enne projekti heakskiitmist on olulised (kuid mitte eriti agiilsed). Samamoodi on kriitilise tähtsusega organisatsiooni rakenduspoliitikate järgimine, et vältida mõju olemasolevale tegevusele (kuid see pole kindlasti agiilne).

Selle tulemusena püüavad paljud organisatsioonid leida viisi, kuidas säilitada teatud peamisi „traditsioonilisi võtmeprotsesse“, kohandudes samal ajal iteratiivsete meetoditega. Vastus on hübriidne väljastusmudel. Projekti osi saab väljastada traditsiooniliste juhtimismeetodite abil ja teisi iteratiivselt.

Hübriidne väljastusmudel

Kõige tavalisem hübriidmudel, millega olen kokku puutunud, toetab traditsioonilist projekti käivitamist ja plaanimist, millele järgneb iteratsioonide sari koos pausidega väljaannete traditsioonilisteks rakendustegevusteks ning seejärel veel üks iteratsioonide ja traditsioonilise rakendamise sari.

Selles mudelis koostan traditsioonilise tulemipõhise tööde liigenduse (WBS), mis määratleb organisatsioonis projekti kinnitamiseks vajalikud põhitulemid, näiteks projekti harta, projektijuhtimise plaani ja projekti eelarve.

Neid eelnevaid tulemeid saab välja töötada ja hallata traditsiooniliste meetodite abil, et näidata juhtkonnale, et projekt on asjakohane ja sinna tasub ressursse investeerida.

Kui projekt on heaks kiidetud, saab liikuda iteratiivse lähenemise juurde, kus peetakse lugude teostusvaru ning kõrgeima prioriteediga lood valitakse ja arendatakse täielikult välja järgmises iteratsioonis. Projekti vaade muutub traditsioonilisest Gantti diagrammist interaktiivseks pukseerimistahvliks, mis võimaldab lugusid dünaamiliselt iteratsioonidele määrata.

Tooteomanik saab igal ajal, sageli iga päev, teostusvarus olevaid lugusid lisada, kustutada ja muuta, et kajastada muutuvaid ärivajadusi.

Iga iteratsiooni lõpus teeme pausi ja hindame tagasiulatuvalt õnnestumisi ning ebaõnnestumisi ja teeme muudatusi vajalike paranduste elluviimiseks. Järgmiseks ja mis kõige tähtsam, vaatame üle toote teostusvaru ning valime järgmise iteratsiooni kandidaatideks kõige olulisemad lood. See lähenemisviis tagab, et projektis tegeletakse kogu aeg kõige asjakohasema ja väärtuslikuma tööga.

Igas iteratsioonis saab meeskond kasutada agiilseid põhimõtteid, näiteks igapäevaseid püstijalakoosolekuid, ning arutada praeguseks iteratsiooniks kavandatud lugude olekut. Nii on meeskonnal täielik kontroll iteratsioonis lõpetatud töö üle, tagades samal ajal, et koondprojekt püsib ajakohane ja saadaval suurettevõtte aruandluseks ressursiruumi ning portfelli ja programmi oleku kohta.

Agiilsete põhimõtete võtmeks on võime rakendada lõplik lahendus väikeste väljaannetena. Selle eeliseks on võimalus kasutada esialgset funktsionaalsust, et saavutada võimalikult kiiresti osa eeldatavatest ärilistest hüvedest.

Samuti annab see lahenduse varajase valideerimise eelise, võimaldades teha toote teostusvaru ülejäänud lugudesse hõlpsalt mis tahes kohandusi. Seetõttu liigub projekt kohe, kui iteratsioonides on lõpetatud piisavalt suure prioriteediga lugusid, tagasi traditsioonilisse tsüklisse ning täidab organisatsiooni nõutavad standardsed rakendusülesanded.

Proovige Microsoft Projecti tasuta

Proovige Microsoft Projecti üks kuu tasuta

Lisateave

Neid väljaande- ja rakendustegevusi plaanitakse ja juhitakse traditsiooniliste lähenemisviiside abil ning need tagavad määratletud protsesside järgimise, et leevendada uute projektide elluviimisel mis tahes mõju olemasolevale tegevusele.

Kui esimene väljaanne on valmis, naaseb projekt agiilsete lähenemisviiside juurde ja asub läbima järgmist iteratsioonide jada, et jätkata ülejäänud lugude arendamist.

Kuigi selline agiilsete ja traditsiooniliste lähenemisviiside kombineerimise „etapiviisiline“ lähenemine on kõige levinum, saate lähenemisviise kombineerida, et toetada projekti konkreetseid väljastusnõudeid. Näiteks juhtisin projekti, mis nõudis äärmiselt kõrget vastavuse ja valideerimise taset, kui uus toode viidi ellu väga rangelt reguleeritud valdkonnas. Seetõttu plaaniti ja juhiti suuremat osa minu projektist traditsiooniliste meetodite abil.

Projekti ärianalüüsi osas, kus minu ettevõte analüüsis suurt hulka süsteemi loodud jõudlusandmeid, toetas tegevust aga kõige paremini agiilne lähenemisviis. Projekti BI-komponendi jaoks (mis toimus paralleelselt traditsioonilise tööga) valisime kõrgeima prioriteediga lood – mida oli võimalik lõpetada kolmenädalase sprindiga – ning viisime iteratsiooni lõpule.

Kuna paljud neist lugudest olid olemuselt uurivad, lõime sageli uusi lugusid kas edasiseks uurimiseks või konkreetsete jõudlusaruannete koostamiseks. Need lisati lihtsalt teostusvarru, et neid järgmises sprindis arvesse võtta.

Sellise lähenemisviisiga oli mul üksainus projektigraafik, mis tagas kõigi nõutavate aruandlus- ja regulatiivsete etappide läbimise, võimaldades samal ajal äärmiselt paindlikku lähenemist projekti reguleerimata äriaruandluse komponendi arendamisele.

Kogu töö koondamine ühte graafikusse andis ühtse ülevaate kõigest, mis selles projektis toimus:

Teave, mida vajasin ressursside eraldamiseks kõige sobivamatele ülesannetele (traditsioonilistele või agiilsetele), oli kohe saadaval

Võimalus luua tõhusaid iganädalasi ja igakuiseid olekuaruandeid oli kohe käepärast

Agiilne meetod on äärmiselt tõhus projektide väljastusviis, mis peaks pakkuma olulisi hüvesid teie organisatsiooni üldisele projektide väljastamise tööriistakomplektile. Seda saab kasutada eraldi, etapiviisilise väljastusviisi osana või integreerituna hübriidsesse väljastusstruktuuri.

Võti seisneb selliste agiilsete põhimõtete omaksvõtmises, mis aitavad teie organisatsioonil saavutada väljastusedu, järgides samal ajal traditsioonilisi protsesse, mis on aidanud teie organisatsioonil seni edukas olla.

Steve Caseleyl on rohkem kui 35 aastat praktikat tarkvaraga Microsoft Project ja ta on olnud Microsoft Projecti aktiivne kasutaja alates selle esimesest väljaandest. Ta on mitme Microsoft Projecti ja projektijuhtimise heade tavade teemalise raamatu toimetaja ja korrektor. Ta on ettevõtte Sensei Project Solutions juhtivkonsultant, kus ta aitab suurtel organisatsioonidel saavutada projektide väljastuse tipptaset, kasutades Microsoft Projecti portfellihalduse (PPM) tööriistakomplekti.

SEOTUD TOOTED
Office 365

Alustage Microsoft 365 kasutamist

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Ostke kohe

Seotud sisu

Ettevõtte haldamine

Miks juhtivtöötajad projektijuhte vihkavad?