Hübriidtöö on saanud miljonite inimeste jaoks tavapäraseks. Paljud on hakanud töötama ühe või mitu päeva nädalas kodust, mis annab neile rohkem aega hobide, unevõla tasa magamise või pere ja sõpradega suhtlemise jaoks, selle asemel et liikluses istuda. Hea uudis on see, et suurem paindlikkus ei ole tootlikkust mõjutanud. Microsofti Töötrendi indeksi kohaselt leiab 87 protsenti hübriidtöötajatest, et nad on tööl produktiivsed, ning Microsoft 365 tootlikkuse näitajad muutuvad üha paremaks1.
21 näpunäidet kodust töötamiseks
Kuidas kodust töötada
Samas ei tähenda see, et kodus töötamine oleks lihtne. Paljudel võib olla keeruline ettevõtte kultuuriga kursis püsida. Ilma selgete piirideta võib töö hakata töötajate isiklikku ellu tungima. Hoolitsege enda eest ja keskenduge järgmiste näpunäidete abil kodus töötamisele. Siin on põhjalik juhend kaugtöö 20 heast tavast, mis aitab teil tööl endast parima anda ka siis, kui töötate köögilaua taga.
1. Valige töökoht
Kui kõikjal töötada, siis ei saa kuskil lõõgastuda. Valige kodus töö tegemiseks kindel koht, isegi kui see on kööginurk. Töö- ja puhkekoha füüsiline eraldatus aitab teil töörežiimile lülituda ning hiljem keskenduda isiklikele suhetele, majapidamistoimingutele ja muudele tegevustele.
2. Pidage graafikust kinni
Määrake kodus oma tööaeg, et te kogu öö ei töötaks. Graafik ei pea olema üheksast viieni, valige lihtsalt kindel tööaeg ja pidage sellest kinni. Sellise rutiini loomine, nagu ka koduse töökoha kujundamine, annab ajule märku, millal on aeg töötada või puhata. Samuti aitab see perel teada, millal teiega arvestada saab.
3. Hankige vajalikud tööriistad
Kui mõtlete, kuidas kodus tõhusalt ja tulemuslikult töötada, võivad õiged tarvikud palju muuta. Vaja on järgmisi asju.
- Arvuti, klaviatuur, hiir ja lisakuvar (valikuline, aga kasulik).
- Videokonverentsi ja rühmavestluse tarkvara.
- Veebipõhine pilvsalvestusruum, et failidele kaugelt juurde pääseda.
- Kõrvaklapid, mürasummutavad kõrvaklapid või mikrofoniga peakomplekt.
- Mugav ja head tuge pakkuv kontoritool.
- Hea valgustus nii teie enda kui ka teiega videokõnes osalejate jaoks.
- Muud kontoritarbed, näiteks veepudel, kohvitass, taskurätikud, käärid, pakketeip, pliiats ja paber ning isiklikud asjakesed.
4. Käige duši all ja riietuge
„Miks end riidesse panna, kui ma ei näe kunagi kedagi?” Hügieeni ja enda eest hoolitsemise unarusse jätmine kaugtöö ajalvõib tunduda ahvatlev, aga see mõjutab lisaks välimusele ka enesetunnet. Hommikune dušš võib aidata teil end värskemana tunda kui lihtsalt ärkamine ja sülearvuti avamine. Välimuse eest hoolitsemine annab märku, et väärtustate ennast ja väärite hoolitsust. Isegi kui keegi teid ei näe, tunnete end enesekindlamalt ja olete valmis ootamatuteks videokõnedeks.
5. Varuge kööki vajalikud asjad
Kas mäletate kontorikööki tasuta suupistete ja uhke espressomasinaga? On aeg endale samad asjad soetada. Hankige hea veekeetja või kohvimasin ning varuge oma lemmikjooke. Õppige valmistama endale täiuslik jook ja täitke sahver suupistete ning maiustustega. Nii on teil päeva õigeks alustamiseks kõik vajalik olemas.
6. Seadke endale sobiv müratase
Üks kodus töötamise plusse on see, et pole jutukaid töökaaslasi ega muid tavaliselt kontoris olevaid segavaid asju. Mõelge, kas naudite vaikust või vajate keskendumiseks valget müra või taustamuusikat. Kui kodus on lärmakad lapsed ja lemmikloomad, hankige valge müra seade või kaaluge mürasummutavate kõrvaklappide ostmist.
7. Leppige perega kokku juhtnöörid
Laste jaoks tähendab teie kodus töötamine ju seda, et saate nendega igal ajal mängida … eks? Seadke ootused, andes perele teada oma tööaja ja pausid. Leppige kokku süsteem, mis tagab oluliste koosolekute ajal vaikuse – näiteks tuletage neile mõni minut varem meelde või pange oma töötoa uksele silt. Kui teil on kodus väikesed lapsed ja partner, proovige koosolekuid mitte samale ajale planeerida, et üks teist saaks lastel silma peal hoida.
8. Hallake oma päeva
Mõni inimene ärkab päikesetõusul ja on valmis kohe tegutsema hakkama, teised aga lükkavad äratuse kolm korda edasi ja on kõige loomingulisemad millalgi pärast lõunat. Mõelge, millal olete kõige produktiivsem, ja kavandage tööpäev oma energiataseme järgi. Määrake kalendris keskendumist võimaldav aeg ja kasutage olekuteateid, et anda teada, kui olete hõivatud.
9. Piirake segavaid tegureid
Töö ajal on lihtne hakata internetis sirvima ja ajataju kaotada. Aidake endal keskenduda, määrates taimeri – näiteks 15 minutit uudiste lugemiseks. Kasutage tarkvara või brauserilaiendeid, mis blokeerivad tööajal sotsiaalmeediasaidid. Katkestuste piiramiseks planeerige asjaajamised lõunapausile või tööpäeva lõppu.
10. Planeerige pausid
Keegi ei suuda iga päev kogu päeva keskenduda. Üks paljudest kodus töötamise headest tavadest on planeerida aeg-ajalt tööst eemalolek. Lisage pausid kalendrisse, et saaksite pea selgeks ja et teil oleks midagi oodata, näiteks järgmist.
- Üks jalutuskäik väljas.
- Lõunasöök perega.
- Oma lemmikkohvikus käimine.
- Kümme minutit armsate loomavideote vaatamist.
- Pärastlõunane suupiste.
11. Sirutage ja liigutage end
Kodus töötades ei pea te kõndima koosolekuruumi, printeri ega töökaaslase kontorisse, mistõttu on vähem põhjuseid püsti tõusta ja end sirutada. Ennetage lihasvalu ja väsimust, kõndides kodus ringi, minnes õue postkasti vaatama ja sirutades end päeva jooksul. Teie keha on teile selle eest tänulik.
12. Pöörake tähelepanu oma rühile
„Nutikael“ on küürus asend ja pinge, mis võivad tekkida terve päeva ekraani ees küürutades. Kui olete märganud, et teie rüht vajub kodukontoris longu, siis siin on mõned ideed.
- Ärge töötage voodis või diivanil.
- Reguleerige oma tool ja kuvarid nii, et teie käed ja jalad oleksid 90-kraadise nurga all, kuvarid silmade kõrgusel, selg sirge ja jalatallad kindlalt põrandal.
- Tehke lihtsaid harjutusi, näiteks kallutage pead ühelt küljelt teisele, liigutage õlgu ette- ja tahapoole ning venitage.
- Võimaluse korral külastage kiropraktikut või massööri.
- Hankige ergonoomiline klaviatuur või polsterdatud randmetugi klaviatuuri ja hiire jaoks.
Teamsiga Microsoft 365 kiirkursus
Saate aidata oma organisatsioonil areneda, isegi kui hübriidtöö tekitab uusi raskusi. Hankige Teamsiga Microsoft 365 kiirkursus, et saada teada, kuidas suurendada tööviljakust ja kaasatust, aidates samal ajal kaitsta oma andmeid.
13. Suhelge teadlikult
Kodust töötades ei teki ootamatuid vestlusi koridoris ning tekstvestluses on raske märgata mitteverbaalse suhtluse vihjeid. Seetõttu on eriti oluline suhelda pigem liiga palju kui liiga vähe ning valida vestlusteks sobiv suhtluskanal. Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil otsustada, millal millist suhtluskanalit kasutada.
- Tekstvestluse sõnumid: Tekstvestlus on kiire ja mitteametlik võimalus inimestega vestelda. See sobib hästi poolelioleva projekti kohta lisateabe küsimiseks, kelleltki kiire arvamuse küsimiseks või lihtsalt töökaaslasega suhtlemiseks. Tekstvestluse kasutamisel pöörake tähelepanu inimeste olekuteadetele. Kui keegi tegeleb keskendumist nõudva tööga, oodake ja saatke talle sõnum alles hiljem.
- Meil: Meil on suurepärane kanal ametlikuks kirjalikuks suhtluseks. Kui soovite dokumenteerida koosoleku tulemuse või esitada keeruka teema kohta oma seisukoha, võib meil olla selleks õige tööriist. Kui aga mitu inimest püüavad otsust langetada või lahkarvamust lahendada, võib meilisuhtlus muutuda tülikaks. Kui inimesed ei jõua pärast mitut meili endiselt ühisele arusaamisele, kaaluge telefonikõne või koosoleku korraldamist.
- Telefon: Kõnes võib osaleda kaks või enam inimest ning see on hea viis ühise kokkuleppe saavutamiseks või kiireloomulise probleemi lahendamiseks. Kuna kuulete hääletooni, aitavad kõned vähendada vääritimõistmise võimalust.
- Videokonverents: Videokonverents võimaldab mitmel eri asukohas oleval inimesel suhelda ja koostööd teha. Kuna näete inimesi, on lihtsam lugeda mitteverbaalse suhtluse märke. Enamik videokonverentsitarkvarasid võimaldab ekraanikuva jagamist ja tahvlivõimalusi, et paremini kohalviibimisega koosolekut jäljendada. Kui korraldate videokoosoleku, hoolitsege selle eest, et see oleks kõigi jaoks tulemuslik. Kui osalejaid on mitu, koostage päevakava ja veenduge, et kõik mõistaksid oma rolli.
14. Kontrollige oma videopilti
Olge videokõnedes viisaka välimusega ja veenduge, et taustal poleks midagi häirivat. Teil ei pea olema ideaalselt kujundatud raamaturiiulit, kuigi mõned videokonverentsirakendused hägustavad teie tausta. Lülitage kaamera enne koosolekuid sisse, et veenduda piisavas valgustuses, ja reguleerige valgustust vajaduse korral. Kui töötate siiski koduriietes, hoidke käepärast varusärki viimase hetke videokoosolekute jaoks.
15. Hankige puhastusvahendid
Üks asi, mida teile kodus tõhusalt ja tulemuslikult töötamise kohta ei öelda, on see, et teie laud muutub tolmuseks. Hoidke kuvarite puhastamiseks käepärast mikrokiudlappi või puhastuslappi. Seadke vähemalt kord kuus meeldetuletus, et tõsta kõik laualt ära, pühkida laud ja esemed puhtaks ning panna need tagasi oma kohale. Suruõhupihusti abil saab klaviatuurist hästi puru ja tolmu ära.
16. Algatage ise suhtlemist
Kodust töötades on normaalne tunda üksindust ja eraldatust. Ärge oodake, kuni teised teiega ühendust võtavad – kavandage oma juhi ja meeskonnaga regulaarsed vestlused. Küsige seda, mida vajate, ja andke teistele teada, kui teil on raskusi, et nad saaksid aidata. Kui tunnete kellestki puudust, pange tema kalendrisse 15 minutit, et juttu ajada. Kui olete videokoosolekutest tüdinud, helistage kellelegi telefonitsi, kui jalutuskäiku teete.
17. Aidake kaitsta delikaatset teavet
Kodukontor võib tunduda vabamana, kuna tööle pääsemiseks pole vaja ettevõtte töötõendit, aga salajane tööteave peab ikka salajaseks jääma. Ärge lubage pereliikmetel oma tööarvutit kasutada ja järgige häid tavasid, näiteks vahetage paroole regulaarselt. Delikaatseid kõnesid tehes veenduge, et teised inimesed ei kuuleks teid, ja lahutage Bluetooth-nutiseadmed. Ärge jätke tööseadmeid kodus või avalikus kohas järelevalveta. Installige tarkvaravärskendused kohe, kui need on saadaval, et teie seadmed poleks küberturbeohtude suhtes haavatavad, ning ärge kasutage ebaturvalist juhtmeta ühendust.
18. Kasutage eemalolekuteateid
Meili, tekstvestluse ja video kasutamisel on lihtne eeldada, et töökaaslased vastavad kohe, aga mõnikord peate näiteks kohtumise tõttu arvuti juurest eemalduma. Enne kui lahkute oma töölaua juurest rohkem kui mõneks minutiks, värskendage oma olekut rühmavestluserakenduses, lisades võimaluse korral ka naasmise kellaaja ja ajavööndi („olen tagasi kell 14.30 Vaikse ookeani aja järgi” on parem kui „olen tunni aja pärast tagasi”). Vajaduse korral lisage eemalolekuteatesse oma telefoninumber, et töökaaslased saaksid kiireloomulise asja korral teiega ühendust võtta.
19. Kuulake iseennast
Küsige endalt kuu või paari pärast: „Kas see töötab?” Mis teile kodus töötamise korralduse juures meeldib ja mis ei meeldi? Proovige kontor teise tuppa viia, liikuda aknale lähemale, lisada toolile padi või laud ümber korraldada. Kui olete töötanud täiskohaga kaugtööl ja tunnete kontorist puudust, kaaluge võimaluse korral ühel või kahel päeval nädalas kontoris töötamist.
20. Olge enda vastu lahke
Ole enda vastu leebe – oleme inimesed, mitte robotid. Ärge olge enda vastu liiga karm, kui teil on raske keskenduda või endast parimat anda. Isegi kui järgite neid kodus töötamise häid tavasid, tuleb kõigil ette halvemaid päevi. Andke endast lihtsalt parim ning suhtuge endasse ja oma meeskonda kaastundlikult.
Edasised etapid
Kodus töötamine, olenemata sellest, kas teete seda kord nädalas või iga päev, võib teie elu rikastada, vähendades tööle ja töölt sõitmisele kuluvat aega ning pakkudes rohkem võimalusi hobidega tegelemiseks ja pere ning sõpradega suhtlemiseks. Kuigi alguses võib olla keeruline õppida kodus töötades keskenduma, võimaldab hübriid- või kaugtöö koos sobiva töökorralduse ja heade tavadega teil oma aega paremini juhtida ning suurendada tööga rahulolu.
Tehke kaugtöö ajal koostööd ja suhelge tasuta rühmavestlusrakenduse abil või asuge kohe põhjalikku ärirakenduste komplekti kasutama, et end selle abil produktiivsena hoida.
Microsoft 365 meeskond on keskendunud ressursside jagamisele, et aidata teil oma ettevõtet alustada, juhtida ja kasvatada.
- [1]
„Hübriidtöö on lihtsalt töö. Kas me teeme seda valesti?“ Microsofti töötrendide indeks,
22. september 2022, lk 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
Alustage Microsoft 365 kasutamist
Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.
Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.
Jälgige Microsoft 365 uudiseid