Cómo enviar archivos grandes

Ver un correo electrónico devuelto o bloqueado debido a un archivo adjunto grande es frustrante y el motivo es sencillo. Los proveedores de servicios de Internet y los proveedores de correo electrónico limitan el tamaño de los archivos que puede cargar o enviar, lo que evita que grandes cantidades de datos ralenticen sus servicios.

Los límites son inferiores a los esperados por la mayoría de los usuarios. Outlook e iCloud se detienen en 20 MB. Gmail, Yahoo, ProtonMail y AOL se detienen en 25 MB. Dos detalles hacen que el techo real siga bajando. Los datos adjuntos de correo electrónico se codifican para el tránsito, lo que los infla, por lo que el archivo más grande que cabe realmente es aproximadamente el 75 por ciento del límite indicado y un límite de 25 MB lleva un archivo de aproximadamente 18 MB. El proveedor del destinatario también aplica su propio límite, por lo que el menor de los dos límites decide si el mensaje llega.

Antes de elegir un método, ayuda a saber dónde se encuentra el archivo. Algunas pruebas comparativas aproximadas para los archivos que envían las pequeñas empresas con más frecuencia: una foto de una cámara de teléfono se ejecuta unos pocos megabytes y es adecuada como datos adjuntos; un conjunto de diapositivas con imágenes suele tener entre 10 y 30 MB, justo en el borde; un vídeo corto supera el límite en el primer minuto de grabación; un archivo de diseño, CAD o de imagen sin procesar normalmente se ejecuta en cientos de megabytes; y una carpeta de facturas o contratos digitalizados crece rápidamente cuando pasa unas pocas docenas de páginas.

La regla práctica: todo lo que supere los 18 MB necesita un vínculo en lugar de datos adjuntos, y todo lo que supere unos cientos de megabytes necesita almacenamiento en la nube específicamente.

Cargue el archivo y, a continuación, comparta un vínculo con él. Este es el límite superior de los cuatro, hasta 250 GB por archivo, y funciona para un único documento o una carpeta completa. Los destinatarios no necesitan una cuenta con el proveedor de almacenamiento para abrir el vínculo. Lo único que hay que ver son los permisos cuando se comparte fuera de su propia organización, por lo que es importante establecer el acceso deliberadamente. Si no está familiarizado con él, el almacenamiento en la nube para pequeñas empresas cubre cómo funciona el servicio subyacente.

Las herramientas de colaboración combinan chat, reuniones de vídeo y almacenamiento de archivos en un solo lugar, y normalmente se integran con el almacenamiento en la nube, por lo que el envío de un archivo dentro de una conversación da un paso. Esta es la opción más rápida para las personas con las que ya trabaja. El inconveniente es que los archivos terminan dispersos entre subprocesos y son más difíciles de encontrar más adelante.

Estos le permiten cargar un archivo y enviar un vínculo de descarga, algunos de forma gratuita y otros por suscripción. Son útiles cuando el destinatario está fuera de las herramientas habituales. Compruebe los protocolos de seguridad antes de usar uno, ya que estos sitios a menudo no llevan protecciones sólidas de seguridad o privacidad. Para cualquier cosa confidencial, use su proveedor de almacenamiento en la nube en su lugar.

Comprimir una carpeta o dividir un archivo grande en partes puede extraer un archivo por debajo del límite. Sin embargo, solo ayuda en el margen. El vídeo, las fotos y los archivos PDF ya están comprimidos, por lo que apenas se reducen. Para la mayoría de las pequeñas empresas, el vínculo de almacenamiento en la nube controla casi todos los casos y el resto son situaciones.

El método de vínculo a la nube tarda aproximadamente un minuto. En primer lugar, guarde el archivo en el almacenamiento en la nube o arrástrelo a la carpeta a la que pertenece. En segundo lugar, espere a que finalice la carga, ya que el vínculo no funcionará hasta que el archivo esté completamente allí. En tercer lugar, seleccione la opción compartir, ya sea el botón Compartir del documento o un clic con el botón derecho en el archivo de su carpeta. En cuarto lugar, establezca los permisos antes de enviar: quién puede abrirlo, si puede editar o solo ver, y si el vínculo debe expirar. En quinto lugar, envíe el vínculo por correo electrónico, chat o texto.

Algunas aplicaciones de correo electrónico acortan esto aún más. Adjunte un archivo sobredimensionado en Outlook y ofrece cargar el archivo en OneDrive y reemplazar los datos adjuntos por un vínculo de recurso compartido, lo que produce el mismo resultado sin salir de la bandeja de entrada. Compruebe los permisos de ese vínculo si el destinatario está fuera de su organización.

Merece la pena tratar el almacenamiento en la nube como predeterminado en lugar de la reserva, y las razones van bien más allá del tamaño del archivo. Facilidad de uso: envíe una invitación por correo electrónico o un vínculo directo y el destinatario haga clic para abrirlo sin necesidad de una cuenta. Seguridad: el cifrado de archivos, la supervisión de inicios de sesión sospechosos, la detección de ransomware, el análisis antivirus, la autenticación de dos factores y los vínculos protegidos con contraseña vienen integrados. Permisos: restringir quién puede ver, comentar, editar o volver a compartir, de una persona a un grupo a cualquier persona con el vínculo. Recuperación: si un destinatario elimina el archivo, puede extraerlo de la papelera de reciclaje y, si lo modifica, puede restaurar una versión anterior.

Copia de seguridad: los archivos permanecen seguros si un equipo se pierde, se roba o se bloquea. Colaboración: comparta una vez y trabaje en el mismo archivo juntos, con ediciones visibles a medida que se producen. Menos almacenamiento: el archivo ocupa menos espacio en el dispositivo y ninguna cuota de correo electrónico. Coste: la mayoría de los servicios incluyen un nivel gratuito, así que no hay motivo para pagar por un límite de correo electrónico más alto o una suscripción de transferencia. En conjunto, convierten una entrega unidireccional en una copia de trabajo compartida, que suele ser lo que quería en primer lugar.

Compartir un vínculo amplía el acceso, por lo que merece la pena crear algunos hábitos. Nuestra guía para proteger el uso compartido de archivos para pequeñas empresas profundiza en las protecciones subyacentes.

Comparta con personas con nombre en lugar de con cualquier usuario con el vínculo siempre que el archivo sea confidencial. Establezca permisos de solo vista a menos que el destinatario tenga que editar de forma original. Agregue una fecha de expiración para que el vínculo deje de funcionar una vez finalizado el proyecto y una contraseña para los registros financieros, legales o de clientes. Antes de cargar algo confidencial en un sitio de transferencia gratuita, lea lo que dice sobre el cifrado y la retención, ya que muchos conservan los archivos durante más tiempo del que supondría.

Un archivo compartido suele ser un archivo de trabajo y el trabajo comienza en el momento en que se sale el vínculo. Aquí es donde la asistencia de inteligencia artificial gana su lugar: puede resumir un contrato o informe largo para que un compañero no tenga que leer cuarenta páginas para encontrar el cambio, redactar el mensaje que va con el vínculo y ponerse al día sobre qué colaboradores editaron mientras estaba ausente. El archivo deja de ser algo que ha enviado por correo y se convierte en algo por lo que el equipo se mueve juntos.

El envío de archivos grandes deja de ser un problema en el momento en que deja de adjuntarlos. Mueva el archivo al almacenamiento en la nube, establezca los permisos para que coincidan con quién debe verlo y envíe el vínculo. OneDrive proporciona a las pequeñas empresas que se vinculan junto con el cifrado, el historial de versiones y el acceso a expiración que hacen que el uso compartido sea seguro de forma predeterminada. Introducción a OneDrive.