Administración de proyectos: ¿tradicional, iterativa o híbrida?

Al igual que la mayoría de los jefes de proyecto (y las organizaciones), es probable que tenga dificultades para seleccionar el enfoque de entrega óptimo. La mayoría de nosotros reconocemos que los enfoques tradicionales no garantizan una entrega correcta y siempre buscan una mejor manera.

Las técnicas de desarrollo ágiles o iterativas han estado recibiendo una gran cantidad de presión muy positiva en los últimos años, ya que suponen una mejora significativa, lo que da lugar a una entrega de proyectos más correcta. Por lo tanto, al igual que la mayoría de las organizaciones actuales, es probable que la suya se pregunte dónde y cómo se pueden usar mejor estas técnicas de desarrollo ágiles o iterativas para mejorar la puntualidad y el éxito de la entrega de proyectos.

En pocas palabras, las técnicas de desarrollo iterativas planean, desarrollan e implementan la funcionalidad del proyecto en fragmentos pequeños (o iteraciones). La clave para una entrega iterativa exitosa es que cada pequeño fragmento funciona, en la práctica, como un mini proyecto más pequeño bajo el paraguas del proyecto total. Como resultado, cada iteración del mini proyecto permite planificar mejor el esfuerzo necesario para entregar una iteración de dos semanas frente a un plan de dos años. Además, dado que estamos planeando en incrementos de dos semanas, podemos adaptar fácilmente el plan para las próximas dos semanas para dar cabida a los cambios identificados.

Caso práctico de Agile frente a caso práctico tradicional

Quiero pausar brevemente para describir una situación no técnica, donde se logró un mayor éxito mediante un enfoque ágil que un plan tradicional.

Vamos a usar un ejemplo de planificación de las actividades de un día completo, que es el proyecto. Al igual que un proyecto grande, hay mucha incertidumbre y riesgo para esto: no sabemos lo que va a ocurrir después del almuerzo que podría afectar a nuestro plan, pero afirma que desarrollamos un plan completo para lo que vamos a hacer cada hora del día, desde la reactivación a las 6 a. m. hasta la cama a las 11 p. m.

A las 9 AM, estamos fuera de la programación, ya que el tráfico nos retrasó al llegar al trabajo. a las 10 AM se nos llama en una reunión de emergencia; y, al mediodía, la única tarea diaria completada era llegar a la oficina e incluso eso estaba detrás de la programación.

Ahora, vamos a tratar esto como un proyecto ágil en el que todo lo que tenemos previsto es la siguiente iteración: prepararnos para salir de casa (por lo que las historias son: lluvia, almuerzo y niños fuera de la escuela). Todo esto se entregó correctamente a tiempo y en el presupuesto.

Por lo tanto, con confianza, planeamos la siguiente iteración, que es llegar a la oficina (ir al almacén de buses, tomar el tren de desplazamiento a la estación y, a continuación, el bus de la ciudad a la oficina).

Esto no funciona muy bien: la primera historia (ir al almacén de buses) tiene problemas con el tráfico, por lo que cambiamos el caso de usuario para ir a la oficina y aceptamos que los otros dos casos se puedan quitar del plan de iteración. Al llegar, se planea la siguiente iteración. Sin embargo, en medio del ciclo de planeamiento, se agrega una nueva historia (la reunión de emergencia) y se llevará toda la iteración siguiente.

Por último, después del almuerzo, las cosas se reducen y podemos ver el trabajo pendiente y empezar con las tareas de mayor prioridad; completamos correctamente dos iteraciones que tratan con los elementos de mayor prioridad por la tarde.

Si nos hubiéramos ceñido al plan tradicional, nunca habríamos completado estos elementos de mayor prioridad, ya que se habrían reprogramado para el día siguiente debido al retraso del plan causado por el desplazamiento a la oficina.

¿Cuál es el mejor enfoque: ágil, tradicional o híbrido?

Es esta flexibilidad adaptarse a las cambiantes necesidades empresariales en las que los métodos ágiles o iterativos son los más adecuados y por qué muchas organizaciones lo están adoptando. Pero, ¿su organización está realmente lista para entrar "en todo" en agile? Mi experiencia es que a menudo hay muchos obstáculos para la adopción ágil a escala completa, más específicamente directivas de organización establecidas firmemente que a menudo son menos que totalmente compatibles con los enfoques ágiles.

Las directivas como la necesidad de un presupuesto firme, la declaración de realización de beneficios y la fecha de destino antes de que se pueda aprobar un proyecto son importantes (pero no son realmente ágiles). Del mismo modo, las directivas de implementación de la organización que deben seguirse para asegurarse de que no haya ningún impacto en las operaciones existentes son fundamentales (pero definitivamente no son ágiles).

Como resultado, muchas organizaciones tienen dificultades para conservar algunos "procesos tradicionales" clave, al tiempo que se adaptan a los métodos iterativos. La respuesta es un modelo de entrega híbrida. Las partes del proyecto se pueden entregar mediante métodos de administración tradicionales y otras pueden ser iterativas.

Modelo de entrega híbrida

El modelo híbrido más común que he encontrado admite el inicio y el planeamiento de proyectos tradicionales, seguido de una serie de iteraciones con interrupciones para las actividades de implementación tradicionales para las versiones, seguidas de otra serie de iteraciones e implementación tradicional.

En este modelo, elaboro una estructura de desglose del trabajo (WBS) tradicional basada en entregables, que identifica los entregables principales que necesita la organización para aprobar el proyecto, como el acta constitutiva del proyecto, el plan de gestión del proyecto y el presupuesto del proyecto.

Estas entregas iniciales se pueden desarrollar y administrar mediante métodos tradicionales para mostrar a la administración que este proyecto es adecuado y es un buen lugar para invertir recursos.

Una vez aprobado el proyecto, puede pasar a un enfoque iterativo en el que se mantiene un trabajo pendiente de casos y se seleccionan y desarrollan completamente los casos de mayor prioridad en la siguiente iteración. La vista del proyecto cambia de la imagen tradicional del diagrama de Gantt a una pizarra interactiva de arrastrar y soltar que permite asignar historias a las iteraciones de forma dinámica.

En cualquier momento, a menudo a diario, el propietario del producto puede agregar, eliminar y cambiar los casos del trabajo pendiente para reflejar las cambiantes necesidades empresariales.

Al final de cada iteración, se pausa y se realiza una evaluación retrospectiva de los éxitos y errores, y se realizan cambios para implementar las mejoras necesarias. A continuación, y lo que es más importante, revisamos el trabajo pendiente del producto y seleccionamos los casos más importantes como candidatos para la siguiente iteración. Este enfoque garantiza que el proyecto funciona en todo momento en el trabajo más adecuado y de mayor valor.

Dentro de cada iteración, el equipo puede usar principios ágiles, como la reunión diaria, y analizar el estado de los casos programados para la iteración actual. De este modo, el equipo tiene control total sobre el trabajo completado dentro de una iteración, a la vez que se asegura de que el proyecto global sigue estando actualizado y disponible para los informes empresariales en función de la capacidad de los recursos, la cartera y el estado del programa.

Una clave para los principios ágiles es la capacidad de implementar la solución definitiva en versiones pequeñas. Esto tiene la ventaja de poder usar la funcionalidad preliminar para lograr algunas de las ventajas empresariales previstas lo antes posible.

Además, tiene la ventaja de la validación temprana de la solución, de modo que los ajustes se puedan factorizar fácilmente en los casos restantes del trabajo pendiente del producto. Por lo tanto, tan pronto como se hayan completado suficientes casos de prioridad alta en las iteraciones, el proyecto volverá a un ciclo tradicional y ejecutará las tareas de implementación estándar que requiere la organización.

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Estas actividades de lanzamiento e implementación se planearán y controlarán mediante enfoques tradicionales y garantizarán que se sigan los procesos definidos para mitigar cualquier impacto en las operaciones existentes cuando se implementen nuevos proyectos.

Una vez completada la primera versión, el proyecto vuelve a enfoques ágiles y comienza a trabajar en otra secuencia de iteraciones para continuar con el desarrollo de los casos restantes.

Aunque este enfoque "por fases" para combinar enfoques ágiles y tradicionales es más común, puede combinar enfoques para admitir requisitos de entrega de proyectos específicos. Por ejemplo, administré un proyecto que requería un nivel extremadamente alto de cumplimiento y validación al implementar un nuevo producto en un sector muy regulado. Por lo tanto, la mayoría de mi proyecto se planeó y controló mediante métodos tradicionales.

Sin embargo, había una parte de inteligencia empresarial en el proyecto en la que mi empresa estaba extrayendo la gran cantidad de datos de rendimiento que generaba el sistema; esa parte se adaptaba mejor a un enfoque ágil. Para el componente de BI del proyecto (que se ejecuta en paralelo al trabajo tradicional), seleccionaríamos los casos de prioridad más alta (que se podrían completar en un sprint de tres semanas) y completaríamos una iteración.

Dado que muchos de estos casos eran exploratorios por naturaleza, a menudo crearíamos nuevos casos para una mayor exploración o para la creación de informes de rendimiento específicos. Simplemente se agregaron al trabajo pendiente para su consideración para el siguiente sprint.

Con este enfoque, tenía una programación de proyecto única que garantizaba que lograba todos los pasos normativos y de informes necesarios, a la vez que permitía un enfoque extremadamente flexible para desarrollar el componente de informes empresariales no regulados del proyecto.

Tener todo el trabajo en una sola programación proporcionó una única perspectiva de todo lo que sucede en este proyecto:

La información que necesitaba para administrar las asignaciones de recursos para las tareas más adecuadas (tradicional o ágil) estaba disponible inmediatamente

La capacidad de crear informes de estado semanales y mensuales eficaces estaba disponible

Agile es un enfoque de entrega de proyectos extremadamente eficaz que debería ofrecer ventajas significativas al kit de herramientas general de entrega de proyectos de su organización. Se puede usar como independiente, como parte de un enfoque de entrega por fases o integrado en una estructura de entrega híbrida.

La clave es adoptar los principios ágiles que ayudarán a su organización a lograr el éxito de la entrega, a la vez que se adhiere a los procesos tradicionales que han ayudado a su organización a tener éxito hasta la fecha.

Steve Caseley tiene más de 35 años de experiencia en Microsoft Project y ha sido un usuario activo de Microsoft Project desde su primera versión. Es el editor de varios libros relacionados con los procedimientos recomendados de Administración de proyectos y Microsoft Project. Es consultor principal en Sensei Project Solutions, donde ayuda a grandes organizaciones a alcanzar la excelencia en la entrega de proyectos mediante el conjunto de herramientas de Microsoft Project Portfolio Management (PPM).

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