Aumente su productividad con estos trucos y sugerencias esenciales de Outlook

Outlook simplifica el correo, el calendario, los contactos, las tareas y mucho más. Todo en un solo lugar. ¡No es de extrañar que haya registrado un crecimiento constante en los dispositivos móviles desde 2017! Con todos esos usuarios, hay muchos trucos y sugerencias de Outlook disponibles para impulsar la productividad.

Estas son algunas formas de aprovechar al máximo Outlook.

Como uno de los millones de usuarios de Outlook, posiblemente cree que ya sabe cómo usarlo de la manera más eficiente. Por si acaso, aquí tiene siete trucos y sugerencias que tal vez no conozcas aún.

#1 Haga que Outlook le hable

Bueno, no se trata realmente de que Outlook hable, sino del asistente de productividad de Microsoft, Cortana. Cortana está integrado en Outlook Mobile con Reproducir sus correos. Una vez que ha configurado esta opción en Outlook, puede escuchar sus nuevos correos desde cualquier lugar. Y también puedes administrarlos. Con solo tu voz y manos libres, puedes marcar como no leídos, marcar, eliminar y responder mensajes.

Mejor aún, Cortana no solo lee correos. Él o ella (su elección) puede ayudarle a mantenerse organizado. La IA le informará sobre los cambios en eventos e incluso identificará conflictos de programación en su calendario. Vea cómo funciona.

#2 Use una Bandeja de entrada Prioritarios

Especialmente en el teléfono, un bandeja de entrada desordenada puede ser abrumador desplazarse. Haga que sea más fácil examinar rápidamente su correo para lo que necesita con una Bandeja de entrada Prioritarios. Puede crear el equivalente de dos bandejas de entrada: prioritarios y otros. Luego, alterna entre las dos simplemente deslizando el botón de la parte superior de la bandeja de entrada.

Outlook ordena el correo electrónico por usted, moviendo mensajes importantes a “Prioritarios” y cosas como el correo no deseado a “Otros.” Puede volver a clasificar rápidamente los mensajes moviéndolos de una sección de la bandeja de entrada a otra. Incluso puedes seleccionar "Mover siempre a Prioritarios" o viceversa si quieres que las comunicaciones de dicho remitente aparezcan en un lugar particular.

Además, cuanto más uses la característica "Bandeja de entrada Prioritarios", más inteligente se volverá. Esta característica presta atención en la forma en que ordenas tu correo para clasificar mejor los próximos mensajes y ayudarte a centrarte en lo importante.

#3: Comparta sus calendarios

Más en directo, más en Outlook

Una forma inteligente de estar al tanto de las novedades en su bandeja de entrada. Recuperar tiempo en su día con Reproducir mis correos electrónicos en Outlook de iOS

Introducción

Todos sabemos que estamos desperdiciando mucho tiempo en reuniones. Mientras sigue trabajando en ello dentro de su organización, Outlook le permite eliminar la ineficiencia de intentar programar otra reunión más.

Con calendarios compartidos en Outlook, vaya a la configuración de su calendario y seleccione a las personas con las que desea compartirlo, como sus colegas o amigos. Puede codificar con colores distintos equipos y administrar permisos para permitir que las personas con las que comparte solo vea, edite o administre su calendario (con delegado). Además, puede elegir también los detalles que comparte decidiendo entre Todos, Solo títulos y ubicaciones o Solo cuando estoy ocupado.

#4 Aprovecha el Asistente para programación

Al compartir los calendarios, puede usar asistente para programación en dispositivos móviles en lugar de enviar correos electrónicos de un lado a otro para crear un momento para reunirse. Cree un evento en su calendario y agregue a las personas que desea invitar. Luego, puedes usar el selector de hora del Asistente para programación para arrastrar y colocar una hora en el calendario que se vuelva verde. Eso significa que todos están disponibles. Reserve.

#5 Menciona a alguien para llamar su atención

Cuando trabajamos en la oficina junto a alguien, podemos decir "Hola, Ana!" Mencionar su nombre hace que Ana levante la cabeza de lo que está haciendo. Puedes hacer lo mismo en tu teléfono con las menciones con @ de Outlook. Cuando menciones con @ a Ana en un mensaje de correo, ella verá que la llamaron en la conversación.

Aún mejor, cuando otra persona te mencione con @, la bandeja de entrada muestra las oraciones relevantes en torno a tu mención con @ directamente en el extracto del mensaje. Esta característica le avisa de un vistazo a qué debe prestar atención.

#6 Personalice sus opciones para deslizar el dedo

En una aplicación de citas, deslice a la izquierda o a la derecha para votar por una posible coincidencia. Bueno, puedes ser igual de decisivo en tu bandeja de entrada de Outlook también. Abre la configuración de Outlook Mobile y selecciona Opciones para deslizar el dedo. Puede asignar deslizar el dedo hacia la derecha o hacia la izquierda a una serie de acciones preferidas:

Eliminar
Marcar como leído
Marcar como no leído
Marcar
Archivar

N.º 7: Usa "No molestar"

Consultar el correo sin parar puede hacernos sentir un poco como ratas de laboratorio. Estamos presionando ese pequeño botón para obtener la recompensa de un nuevo mensaje. Pero nos distrae. Asegúrate de centrarte en lo que es importante en el momento usando la característica "No molestar" en Outlook. Desactiva las notificaciones de las aplicaciones para que puedas llevar tu atención a esa reunión o ese informe que necesitas terminar.

Puedes programar una configuración de "No molestar" cada tarde antes de llegar al final del día. De este modo, un periodo de tranquilidad te puede ayudar a organizarte y prepararte para el día siguiente. O bien, puedes iniciar una sesión programada de "No molestar" que empiece de inmediato según tus necesidades.

Conéctate y organízate desde cualquier lugar

La sobrecarga de la bandeja de entrada es real. Outlook Mobile le ayuda a conectarse y organizarse desde cualquier lugar. Ahora, con Ayuda de Cortana, y estos otros trucos y sugerencias de Outlook, puede obtener el control de sus comunicaciones y compromisos personales y profesionales.

El equipo de Microsoft 365 se centra en compartir recursos para ayudarle a empezar, ejecutar y hacer crecer su negocio.

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