Durante más de un siglo, el gráfico de Gantt ha desempeñado un papel significativo al sacar adelante proyectos exitosos y guiarlos desde su lanzamiento hasta su conclusión. Proyectos de construcción, bodas destino, creación de contenido, nuevos sitios web y casi cualquier proyecto con un inicio y un final probablemente puede beneficiarse de un gráfico de Gantt.
La guía definitiva de los gráficos de Gantt
¿Qué es exactamente un gráfico de Gantt?
Un gráfico de Gantt es un gráfico de barras cronológico, una escala de tiempo fácil de digerir que transforma los detalles de tu proyecto en una representación visual clara. Los gráficos de Gantt están estrechamente asociados con la administración de proyectos de tipo cascada. En otras palabras, cada fase del proyecto debe completarse antes de que el siguiente paso pueda empezar, y las fases nunca se repiten.
Es un plan lineal, a diferencia de Agile, donde las necesidades y los requisitos fluctúan y se añaden al proyecto después de cada sprint individual y de la retroalimentación continua. Para crear un gráfico de Gantt eficaz, este debe incluir información importante, como:
- Ámbito
- Tareas
- Dependencias
- Nivel de esfuerzo (tiempo) por tarea
- Recursos (personas)
- Hitos
Gracias a un software de administración de proyectos, fácil de usar, crear un gráfico de Gantt nunca fue más sencillo, incluso para un novato. De hecho, los gráficos de Gantt figuran sistemáticamente entre las cinco características más utilizadas y solicitadas en el software de administración de proyectos. Es algo importante que debes tener en cuenta cuando consideras que aproximadamente el 9,9 % de cada dólar se malgasta debido a un bajo rendimiento de los proyectos. Son 99 dólares por cada mil invertidos.
Uno de los obstáculos más grandes para cualquier proyecto es el síndrome del lavadero, que es la incapacidad para controlar o ajustar los tiempos, los costes y los recursos de un proyecto. Según una encuesta reciente a jefes de proyecto, el 52 por ciento de los proyectos completados en los últimos 12 meses experimentó el síndrome del lavadero, un aumento significativo con respecto al 43 por ciento reportado hace cinco años.
Casi todos los proyectos se benefician del uso de los gráficos de Gantt ya que pueden simplificar las tareas de administración de proyectos, mantenerlas todas dentro del ámbito y ayudarte a alcanzar el éxito. Echemos un vistazo a un par de escenarios en los que un gráfico de Gantt puede marcar la diferencia:
Escenario: cuando una hoja de cálculo no es suficiente o demasiado
Administración sencilla de proyectos.
Todos administran proyectos. Microsoft Project te proporciona la eficacia y la simplicidad para enfrentarte a cualquier proyecto sin problemas.
Intentar navegar por una hoja de cálculo muy grande y realizar cambios en ella puede ser abrumador, incluso terrorífico, para ti y los actores del proyecto. Además, no permiten características como las dependencias o la programación dinámica.
En su lugar, convertir toda esa información en un objeto visual más atractivo puede ayudar a aportar claridad para esas tareas, lo cual puede impulsar la coordinación, la toma de decisiones, el flujo de trabajo y mucho más, al proporcionar una escala de tiempo visual codificada por colores de principio a fin. Eso es fundamental si se considera el hecho de que los negocios exitosos tienden a tener tasas de éxito de proyectos mucho más altas (92 %) en comparación con las de rendimiento bajo (32 %) y que malgastan 21 veces menos dinero debido al bajo rendimiento de los proyectos.
Escenario: cuando hay muchas personas implicadas en el proyecto
El uso de gráficos de Gantt online es sumamente beneficioso cuando se necesitan actualizaciones para mantener a todos en sintonía. La creación de una escala de tiempo en línea la mantiene fluida y actualizada y a diferencia de una hoja de cálculo estática, puede ayudarle a compartir rápidamente tareas e hitos próximos con todas las partes interesadas del proyecto.
Puede crear vistas personalizables, realizar cambios en tiempo real para el control de versiones instantáneo, usar una funcionalidad sencilla de arrastrar y colocar y aprovechar las herramientas integradas, como las funcionalidades de informes. A medida que se familiarice con los diagramas de Gantt, empezará a ver aún más ventajas, como la capacidad de capturar dependencias y aprovechar las programaciones automáticas, lo que no es posible solo con una hoja de cálculo.
La buena noticia es que, si ya tienes muchos de tus planes de proyecto en hojas de cálculo como Excel, muchos programas de software facilitan la importación de esos datos de Excel para crear rápidamente el gráfico de Gantt.
Tanto si realiza el seguimiento de un proyecto de forma diaria, como semanal, mensual o anual, el uso de gráficos de Gantt proporciona a todos los involucrados una manera muy visual y fácilmente comprensible de seguir las tareas. Además, puede mantener todo dentro del ámbito, abrir líneas de comunicación y sacar el máximo provecho de los recursos disponibles. Todos estos aspectos son fundamentales para mantenerse flexibles y eficientes a fin de cumplir con éxito los objetivos estratégicos.
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