Οδηγός αρχαρίων για τη χρήση της BPMN στην επιχείρηση
Τι είναι η BPMN;
Για να το πιστέψεις, πρέπει να το δεις. Μια εικόνα αξίζει όσο χίλιες λέξεις. Δείξτο μου, μην μου το λές απλώς. Τέτοιες εκφράσεις είναι που έκαναν τη Σημειογραφία μοντελοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών (BPMN) εξαιρετικά δημοφιλή σε πολλούς διαφορετικούς τύπους επιχειρήσεων, κλάδων και επαγγελμάτων. Αλλά τι ακριβώς είναι η BPMN και πώς λειτουργεί;
Με λίγα λόγια, η BPMN είναι μια τυποποιημένη μέθοδος διαγράμματος ροής η οποία σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να κοινοποιείτε διαγράμματα που είναι εύκολα κατανοητά. Αυτά τα διαγράμματα μπορούν να μοντελοποιήσουν οπτικά τα βήματα μιας επιχειρηματικής διαδικασίας από την αρχή έως το τέλος.
Παράδειγμα διαγράμματος διαδικασίας αλλαγής διεύθυνσης BPMN (παραπάνω)
Παρόλο που υπάρχουν διάφορες διαθέσιμες μέθοδοι για τη μοντελοποίηση διαδικασιών, το BPMN έγινε γρήγορα το de facto πρότυπο για τη μοντελοποίηση διαδικασιών, και για καλό λόγο.
Ποιες είναι οι δυνατότητές του;
Ένα από τα σημαντικότερα οφέλη της BPMN είναι ότι μπορεί να δημιουργεί διαγράμματα ροής τόσο απλά όσο και σύνθετα, ανάλογα με τις ανάγκες. Αυτό διευκολύνει τους ενδιαφερόμενους από όλες τις βαθμίδες μιας επιχείρησης (τεχνικούς και μη τεχνικούς) να τα κατανοούν.
Αυτή η ποιότητα είναι πιθανότατα και ο λόγος που η BPMN είναι τόσο δημοφιλής. Σε μια έρευνα του 2016, το 64% των επιχειρήσεων εξέφρασε ενδιαφέρον για την υιοθέτηση της BPMN, με στόχο την απλοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Ο στόχος είναι απλός για τις περισσότερες εταιρείες: εξοικονόμηση χρημάτων μέσω της μείωσης του κόστους και της βελτίωσης της παραγωγικότητας.
Γιατί είναι απαραίτητο;
Οι απαιτήσεις είναι υψηλές. Εξετάστε τα παρακάτω στατιστικά στοιχεία από μια έρευνα του 2018 σε επιχειρήσεις:
- Το 37% των ερωτηθέντων ανέφερε ότι οι οργανισμοί τους υλοποιούν πολλά έργα επιχειρηματικών διαδικασιών υψηλού επιπέδου
- Το 93% των οργανισμών που συμμετείχαν στην έρευνα υλοποιούν πολλά έργα βελτίωσης διαδικασιών
- Το 79% δήλωσε ότι χρησιμοποιεί εργαλεία λογισμικού διαδικασιών για τη μοντελοποίηση των διαδικασιών που αναλύει και σχεδιάζει να αλλάξει
- Επιπλέον, το 65% των ερωτηθέντων συμφώνησε ή συμφώνησε απόλυτα ότι οι διαδικασίες και οι τεχνολογίες BPMN έχουν βοηθήσει τους οργανισμούς τους να βελτιώσουν την αποδοτικότητα, την ευελιξία και την ικανοποίηση των πελατών
- Ωστόσο, η πλειονότητα (52%) των ερωτηθέντων δήλωσε ότι μοντελοποιεί ή τεκμηριώνει τις διαδικασίες της εταιρείας του μόνο περιστασιακά
Εκτός από τη βελτίωση της αποδοτικότητας, άλλοι σχετικοί λόγοι για την υποστήριξη της εργασίας σε επιχειρηματικές διαδικασίες περιλαμβάνουν:
- Αύξηση ικανοποίησης πελατών
- Βελτίωση της ανταπόκρισης του οργανισμού
- Βελτίωση του συντονισμού και του ελέγχου της επιχείρησης
- Εισαγωγή ενός νέου προϊόντος ή μιας νέας επιχειρηματικής δραστηριότητας
- Συμμόρφωση με νέους κανονισμούς
- Ανταπόκριση σε μοναδικά γεγονότα, όπως μια συγχώνευση ή εξαγορά
Από την πληροφορική, τις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, τις ασφάλειες και την παραγωγή έως την εκπαίδευση, τις τηλεπικοινωνίες, το λιανικό εμπόριο, τους υπολογιστές και το λογισμικό, κάθε εταιρεία μπορεί να επωφεληθεί από τη βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών ή των διαδικασιών του οργανισμού της.
Πώς χρησιμοποιείται η BPMN;
Στόχος της BPMN είναι να παρέχει σε όλους μια σαφή εικόνα μιας διαδικασίας από την αρχή έως το τέλος. Βοηθά στην παροχή μιας οπτικής διαδρομής που γεφυρώνει τα κενά, παρουσιάζοντας τη σειρά των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων που απαιτούνται για τη μετάβαση από το ένα άκρο μιας διαδικασίας στο άλλο.
Ακολουθούν μερικά από τα πλεονεκτήματα που μπορούν να αποκομίσουν οι επιχειρήσεις χρησιμοποιώντας τη BPMN:
- Ευκολότερη επικοινωνία και συνεργασία για την επίτευξη ενός στόχου
- Απλή οπτική απεικόνιση των βημάτων
- Δυνατότητα προσαρμογής βάσει των ρόλων των ενδιαφερόμενων μερών (π.χ. αναλυτές, συμμετέχοντες στη διαδικασία, διαχειριστές, προγραμματιστές, εξωτερικές ομάδες και σύμβουλοι)
- Εντοπισμός προβλημάτων στις διαδικασίες που μπορεί να χρειάζονται επίλυση
- Πληροφορίες σχετικά με πιθανούς τομείς βελτίωσης
- Ενθάρρυνση αποτελεσμάτων υψηλότερης ποιότητας
Παραδείγματα μοντελοποίησης διεργασιών
Με προσανατολισμό στην επιχείρηση
Πολλοί επαγγελματίες και οργανισμοί θέλουν να μοντελοποιήσουν μια διαδικασία πολύ υψηλού επιπέδου με επίκεντρο τους ανθρώπους. Σε αυτήν την περίπτωση, η χρήση λίγων συμβόλων απαιτεί λιγότερο εις βάθος γνώση της BPMN, επομένως, η σημειογραφία είναι απλή. Αντίθετα, αυτά τα μοντέλα μπορούν επίσης να προσαρμοστούν ώστε να είναι εξαιρετικά λεπτομερή για ενδιαφερόμενους από την τεχνολογία της πληροφορίας και άλλους τεχνικούς κλάδους.
Ακολουθούν μερικά μόνο παραδείγματα των τύπων διαδικασιών που μπορούν να απεικονίσουν οπτικά αυτά τα διαγράμματα ροής:
- Διαχείριση παραπόνων πελατών μέσω τηλεφώνου
- Πώληση προϊόντων στο διαδίκτυο
- Ροή εργασίας παραγωγής
- Επεξεργασία ασφαλιστικών απαιτήσεων
- Διαγράμματα ροής διαδικασίας πρόσληψης προσωπικού
- Μέθοδοι ένταξης νέων εργαζομένων
Παράδειγμα διεργασίας BPMN με διάγραμμα πύλης
Δοκιμάστε το Visio δωρεάν για 1 μήνα
Μετά τη δωρεάν δοκιμή διάρκειας ενός μήνα, θα χρεωθείτε με την ισχύουσα αμοιβή συνδρομής. Απαιτείται πιστωτική κάρτα. Προβείτε σε ακύρωση ανά πάσα στιγμή, ώστε να αποφύγετε μελλοντικές χρεώσεις.
Με τεχνικό προσανατολισμό
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, μπορείτε να κάνετε τα διαγράμματα όσο λεπτομερή χρειάζεται. Για παράδειγμα, μπορείτε να απεικονίσετε ροές διαδικασιών που επικεντρώνονται στην πληροφορική, τον προγραμματισμό και πολλά άλλα:
- Υπηρεσίες web B2B
- Απεικόνιση της εκτέλεσης κώδικα μέσα σε ένα πρόγραμμα
- Απεικόνιση της δομής μιας τοποθεσίας Web ή μιας εφαρμογής
- Παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο οι επισκέπτες περιηγούνται σε μια τοποθεσία web
- Απεικόνιση της ροής δεδομένων σε συστήματα όπως η εισαγωγή δεδομένων, οι επεξεργαστές και τα δίκτυα επικοινωνιών
Σε πιο σύνθετες εκδόσεις, θα μπορείτε να μοντελοποιείτε σύνθετα επιχειρηματικά συμβάντα, όπως μηνύματα, χρονόμετρα, επιχειρηματικούς κανόνες και συνθήκες σφάλματος. Ας εξερευνήσουμε περισσότερες από αυτές τις πιο σύνθετες εκδόσεις της BPMN.
Στοιχεία και σύμβολα στην BPMN 2.0
Η σημειογραφία BPMN διαθέτει πέντε βασικές κατηγορίες στοιχείων και, μέσα σε αυτές, πολλά διαφορετικά σχήματα και σύμβολα. Ακολουθεί μια σύντομη επισκόπηση:
Αντικείμενα ροής
Αυτά απεικονίζουν τη συμπεριφορά σε μια επιχειρηματική διαδικασία και περιλαμβάνουν:
- Δραστηριότητες: Εργασία ή ενέργειες που εκτελούνται από ένα άτομο ή σύστημα (απεικονίζονται ως ορθογώνιο με στρογγυλεμένες γωνίες).
- Συμβάντα: Τι συμβαίνει κατά τη διάρκεια μιας διαδικασίας: Έναρξη, Ενδιάμεσο και Τέλος (απεικονίζονται ως κύκλοι).
- Πύλες: Απεικονίζουν τη διαδρομή ροής ακολουθίας σε μια διαδικασία (απεικονίζονται ως ρόμβοι). Οι πρόσθετες λεπτομέρειες μπορούν να περιλαμβάνουν σημεία λήψης αποφάσεων.
Αντικείμενα δεδομένων
Αυτά παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τα δεδομένα μιας διαδικασίας. Τα δεδομένα αναπαρίστανται με τέσσερις τρόπους:
- Είσοδοι δεδομένων (απεικονίζονται ως σελίδα με μία διπλωμένη γωνία και συμπαγές δεξιό βέλος) είναι εργασίες που εξαρτώνται από δεδομένα. Δεν μπορούν να συνεχίσουν έως ότου συλλεχθούν συγκεκριμένα δεδομένα.
- Έξοδοι δεδομένων (απεικονίζονται ως σελίδα με μία διπλωμένη γωνία και συμπαγές δεξιό βέλος) οι οποίες χρησιμοποιούνται για να δείξουν πότε η διαδικασία δημιουργεί δεδομένα.
- Συλλογή δεδομένων (απεικονίζεται ως σελίδα με μία διπλωμένη γωνία και τρεις συμπαγείς γραμμές στο κάτω κέντρο) είναι κάθε ενέργεια συλλογής δεδομένων που απαιτείται στη διαδικασία (π.χ. μια έρευνα).
- Οι αποθήκες δεδομένων (απεικονίζονται ως κοντέινερ) χρησιμοποιούνται ως χώρος συλλογής δεδομένων που προκύπτουν από τη διαδικασία.
Αντικείμενα σύνδεσης
Αυτά συνδέουν τα αντικείμενα ροής μεταξύ τους ή με άλλες πληροφορίες και δείχνουν τη ροή μιας διαδικασίας:
- Οι ροές ακολουθίας (απεικονίζονται ως συμπαγές δεξιό βέλος) απεικονίζουν τη σειρά με την οποία εκτελούνται οι δραστηριότητες.
- Οι ροές μηνυμάτων (απεικονίζονται ως διακεκομμένο δεξιό βέλος με κύκλο στην αριστερή πλευρά) απεικονίζουν τα μηνύματα και τη σειρά της ροής μεταξύ των συμμετεχόντων.
- Οι συσχετίσεις (απεικονίζονται ως διάστικτη γραμμή) συνδέουν κείμενο και τμήματα δεδομένων με ένα συμβάν.
Λωρίδες ευθύνης
Αυτός ο όρος αναφέρεται σε χώρους συγκέντρωσης και λωρίδες.
- Χώρος συγκέντρωσης: το "κοντέινερ" για μια μεμονωμένη διεργασία.
- Λωρίδες: Αυτές ταξινομούν τη δραστηριότητα μέσα στον χώρο συγκέντρωσης. Απεικονίζονται οριζόντια ή κατακόρυφα και χωρίζουν τον χώρο συγκέντρωσης σε ενότητες για να δείξουν την ευθύνη και τη θέση των συμβάντων.
Τμήματα δεδομένων
Αυτά παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες σχετικά με τη διαδικασία. Υπάρχουν δύο τύποι τμημάτων δεδομένων:
- Ομάδες: Απεικονίζονται ως πλαίσια με εγκοπές και περιβάλλουν μια ομάδα στοιχείων για να δείξουν ότι σχετίζονται.
- Σχόλια κειμένου: Πρόκειται για απλές σημειώσεις (που προηγούνται από μία αριστερή αγκύλη), τις οποίες οι αναγνώστες μπορούν εύκολα να δουν χωρίς να χρειάζεται να μεταβούν σε λεπτομερή προβολή. Είναι επίσης γνωστά ως διερεύνηση. Γνωστά επίσης ως σχόλια.
Απλοποιήστε την BPMN με λογισμικό
Όσον αφορά τη δημιουργία του διαγράμματος ροής σας, δεν χρειάζεται να ανακαλύψετε ξανά τον τροχό, ειδικά αν μόλις ξεκινάτε με την BPMN.
Η χρήση ενός εργαλείου λογισμικού θα σας επιτρέψει να δημιουργείτε τα διαγράμματά σας πιο γρήγορα και να κάνετε το μοντέλο επιχειρηματικής διαδικασίας πιο αποτελεσματικό. Φροντίστε να επιλέξετε λογισμικό που σας επιτρέπει να:
- Ξεκινάτε γρήγορα τη δημιουργία διαγραμμάτων, δημιουργώντας εύκολα επαγγελματικά διαγράμματα. Διαγράμματα ροής BPMN με έτοιμα πρότυπα και δείγματα.
- Δίνετε στα διαγράμματά σας επαγγελματική και ελκυστική εμφάνιση με έτοιμα θέματα και εφέ.
- Αξιοποιείτε διαισθητικές δυνατότητες, όπως μεταφορά και απόθεση, στοίχιση και τοποθέτηση και αυτόματη σύνδεση, για να δημιουργείτε διαγράμματα πιο αποτελεσματικά.
- Εργάζεστε σε ένα οικοσύστημα περιεχομένου που παρέχει το βασικό σύνολο σχημάτων BPMN 2.0 και πολλά ακόμη, το οποίο περιλαμβάνει εκατοντάδες γραφικά διαφορετικά σύμβολα.
- Διαθέτετε ένα επίπεδο υποστήριξης που επιτρέπει τη δημιουργία τόσο βασικών διαγραμμάτων BPMN όσο και πιο λεπτομερών διαγραμμάτων με λογική εξαιρέσεων, πληροφορίες πόρων και ρόλων, βασικές πληροφορίες ροής δεδομένων και πληροφορίες επικοινωνίας μεταξύ συμμετεχόντων.
- Ελέγχετε για σφάλματα επικυρώνοντας το διάγραμμά σας με βάση 76 λογικούς κανόνες που σχετίζονται με την οπτική ορθότητα σύμφωνα με το πρότυπο BPMN 2.0 και εμφανίζοντας μια λίστα ζητημάτων προς έλεγχο.
- Φορτώνετε το δικό σας προσαρμοσμένο σύνολο λογικών κανόνων που σχετίζονται με την οπτική ορθότητα.
- Κοινοποιείτε ελεύθερα την εργασία σας μέσω σύνδεσης που παρέχεται μέσω web, συνημμένου, εικόνας ή PDF και απαντάτε σε σχόλια online.
- Συνεργάζεστε με άλλους χρήστες χρησιμοποιώντας σύνταξη από κοινού, σχολιασμό και σχόλια.
- Συνδημιουργήστε διαγράμματα με την ομάδα σας για να διατηρήσετε μία μόνο έκδοση της αλήθειας και να ελαχιστοποιήσετε τις διενέξεις εκδόσεων.
- Δείτε ποιος εργάζεται σε συγκεκριμένα τμήματα του διαγράμματος, λάβετε ειδοποιήσεις για αλλαγές και επιλέξτε πότε θα συγχωνεύσετε αυτές τις αλλαγές σε ένα κύριο αρχείο.
- Ενοποιήστε διαγράμματα συνδεδεμένα με δεδομένα στον πίνακα εργαλείων Power BI. Αυτή η ενοποίηση μπορεί να βοηθήσει στην ενίσχυση της επιχειρησιακής και επιχειρηματικής ευφυΐας, ώστε να κατανοείτε καλύτερα τη συνολική εικόνα.
- Αυτοματοποιήστε μόνοι σας τις ροές εργασιών επιχειρηματικών διαδικασιών, επιταχύνοντας τη διαδικασία δημιουργίας και δίνοντας περισσότερο χρόνο στο τμήμα τεχνολογίας της πληροφορίας να επικεντρωθεί σε στρατηγικές πρωτοβουλίες
- Αποκτήστε πρόσβαση στα διαγράμματα σχεδόν από οπουδήποτε, μέσω ενός προγράμματος περιήγησης ή της εφαρμογής για iPad.
Συμβουλές για να ξεκινήσετε
Από τους υπεύθυνους καθιερωμένων επιχειρηματικών διαδικασιών έως τους αναλυτές, όλοι μπορούν να επωφεληθούν από την απλοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, ανεξάρτητα από το πόσο απλές ή σύνθετες είναι. Αν οι πληροφορίες φαίνονται λίγο υπερβολικές, θυμηθείτε το εξής: μπορείτε να δημιουργήσετε ένα απλό διάγραμμα ροής BPMN και, στη συνέχεια, να το εμπλουτίσετε σταδιακά.
Αν θέλετε να δείτε πώς λειτουργεί στην πράξη, υπάρχουν πολλά πρότυπα και βίντεο με οδηγίες που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα βασικό διάγραμμα και, στη συνέχεια, να προσθέσετε λεπτομέρειες καθώς εξοικειώνεστε περισσότερο. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση διαδικασιών και λογισμικού που είναι σύμμορφα με τη BPMN με αυτόν τον οδηγό βήμα προς βήμα.
Η ομάδα Microsoft 365 εστιάζει στην κοινή χρήση πόρων για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, να εκτελέσετε και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας.
Γρήγορα αποτελέσματα με το Visio
Απεικονίστε και μεταδώστε ιδέες, πληροφορίες και διαδικασίες από σχεδόν οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή, με τη βοήθεια του Visio.
Σχετικό περιεχόμενο
Παραγωγικότητα
Πώς να επιλέξετε το πιο αποτελεσματικό διάγραμμα ροής
Παραγωγικότητα
Συμβουλές για την αντιστοίχιση του διαγράμματος δικτύου σας
Παραγωγικότητα
Πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητα με την αντιστοίχιση και τον αυτοματισμό διεργασιών
Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία για επαγγελματίες. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.
Ακολουθήστε το Microsoft 365