Τρόπος αποστολής μεγάλων αρχείων

Το να βλέπετε ένα email να επιστρέφεται ή να αποκλείεται λόγω μεγάλου συνημμένου είναι απογοητευτικό, και ο λόγος είναι απλός. Οι υπηρεσίες παροχής Internet και οι υπηρεσίες παροχής email περιορίζουν το μέγεθος των αρχείων που μπορείτε να αποστείλετε ή να στείλετε, το οποίο αποτρέπει την επιβράδυνση των υπηρεσιών τους από τεράστιους όγκους δεδομένων.

Τα όρια είναι χαμηλότερα από ό,τι περιμένουν οι περισσότεροι. Το Outlook και το iCloud σταματούν στα 20 MB. Το Gmail, το Yahoo, το ProtonMail και το AOL σταματούν στα 25 MB. Δύο λεπτομέρειες κάνουν την πραγματική οροφή ακόμα χαμηλότερη. Τα συνημμένα email κωδικοποιούνται για μεταφορά, το οποίο τα διογκώνει, επομένως το μεγαλύτερο αρχείο που πραγματικά χωράει είναι περίπου το 75 τοις εκατό του καθορισμένου ορίου, ενώ ένα ανώτατο όριο 25 MB μεταφέρει ένα αρχείο περίπου 18 MB. Η υπηρεσία παροχής του παραλήπτη επιβάλλει επίσης το δικό της όριο, οπότε το μικρότερο από τα δύο όρια καθορίζει αν το μήνυμά σας θα παραδοθεί.

Προτού επιλέξετε μια μέθοδο, σας βοηθά να γνωρίζετε πού βρίσκεται το αρχείο σας. Ορισμένα πρόχειρα σημεία αναφοράς για τα αρχεία που στέλνουν συχνότερα οι μικρές επιχειρήσεις: μια φωτογραφία από μια κάμερα τηλεφώνου εκτελεί μερικά megabyte και είναι μια χαρά ως συνημμένο. Μια συλλογή διαφανειών με εικόνες είναι συχνά 10 έως 30 MB, ακριβώς στο όριο. Ένα σύντομο βίντεο περνά το όριο μέσα στο πρώτο λεπτό του υλικού. Ένα αρχείο σχεδίασης, CAD ή ανεπεξέργαστων εικόνων συνήθως εκτελείται σε εκατοντάδες megabyte. Και ένας φάκελος με σαρωμένα τιμολόγια ή συμβάσεις αυξάνεται γρήγορα μόλις περάσετε μερικές δεκάδες σελίδες.

Ο πρακτικός κανόνας: οτιδήποτε πέρα από περίπου 18 MB χρειάζεται μια σύνδεση αντί για ένα συνημμένο και οτιδήποτε πέρα από μερικές εκατοντάδες megabyte χρειάζεται ειδικά χώρο αποθήκευσης στο cloud.

Αποστείλετε το αρχείο και, στη συνέχεια, μοιραστείτε μια σύνδεση προς αυτό. Αυτή είναι η υψηλότερη οροφή των τεσσάρων, έως 250 GB ανά αρχείο και λειτουργεί για ένα μόνο έγγραφο ή έναν ολόκληρο φάκελο. Οι παραλήπτες δεν χρειάζονται λογαριασμό με την υπηρεσία παροχής χώρου αποθήκευσης για να ανοίξουν τη σύνδεση. Το μόνο πράγμα που πρέπει να παρακολουθήσετε είναι τα δικαιώματα όταν κάνετε κοινή χρήση εκτός του δικού σας οργανισμού, και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο ορισμός πρόσβασης έχει σκόπιμα σημασία. Αν είστε νέοι σε αυτό, ο χώρος αποθήκευσης στο cloud για μικρές επιχειρήσεις εξηγεί πώς λειτουργεί η βασική υπηρεσία.

Τα εργαλεία συνεργασίας συνδυάζουν συνομιλίες, συσκέψεις βίντεο και χώρο αποθήκευσης αρχείων σε ένα μέρος και συνήθως είναι ενσωματωμένα στον χώρο αποθήκευσης στο cloud, επομένως η αποστολή ενός αρχείου μέσα σε μια συνομιλία απαιτεί ένα βήμα. Αυτή είναι η ταχύτερη επιλογή για τα άτομα με τα οποία εργάζεστε ήδη. Το μειονέκτημα είναι ότι τα αρχεία καταλήγουν διάσπαρτα σε νήματα και είναι πιο δύσκολο να βρεθούν αργότερα.

Αυτές σας επιτρέπουν να αποστείλετε ένα αρχείο και να στείλετε μια σύνδεση λήψης, ορισμένες δωρεάν και ορισμένες μέσω συνδρομής. Είναι χρήσιμες όταν ο παραλήπτης βρίσκεται εκτός των συνηθισμένων εργαλείων σας. Ελέγξτε τα πρωτόκολλα ασφαλείας πριν χρησιμοποιήσετε ένα, επειδή αυτές οι τοποθεσίες συχνά δεν διαθέτουν ισχυρή προστασία ασφαλείας ή προστασίας προσωπικών δεδομένων. Για οτιδήποτε ευαίσθητο, χρησιμοποιήστε την υπηρεσία παροχής χώρου αποθήκευσης στο cloud.

Η δημιουργία ενός φακέλου ή ο διαχωρισμός μιας μεγάλης αρχειοθήκης σε τμήματα μπορεί να τραβήξει ένα αρχείο κάτω από το όριο. Ωστόσο, βοηθά μόνο στο περιθώριο. Τα βίντεο, οι φωτογραφίες και τα PDF είναι ήδη συμπιεσμένα, επομένως συρρικνώνονται ελάχιστα. Για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις, η σύνδεση χώρου αποθήκευσης στο cloud χειρίζεται σχεδόν κάθε υπόθεση και οι υπόλοιπες εξαρτώνται από την εκάστοτε περίσταση.

Η μέθοδος σύνδεσης cloud διαρκεί περίπου ένα λεπτό. Πρώτα, αποθηκεύστε το αρχείο στον χώρο αποθήκευσης στο cloud ή σύρετέ το στον φάκελο όπου ανήκει. Δεύτερον, περιμένετε να ολοκληρωθεί η αποστολή, καθώς η σύνδεση δεν θα λειτουργήσει μέχρι το αρχείο να είναι πλήρως εκεί. Τρίτον, ενεργοποιήστε την επιλογή κοινής χρήσης, είτε το κουμπί κοινής χρήσης στο έγγραφο είτε ένα δεξί κλικ στο αρχείο στον φάκελό του. Τέταρτον, ορίστε τα δικαιώματα πριν από την αποστολή: ποιος μπορεί να το ανοίξει, αν μπορεί να επεξεργαστεί ή μόνο να προβάλει και αν η σύνδεση πρέπει να λήξει. Πέμπτον, στείλτε τη σύνδεση μέσω email, συνομιλίας ή κειμένου.

Ορισμένες εφαρμογές email το συντομεύουν περαιτέρω. Επισυνάψτε ένα υπερμέγεθες αρχείο στο Outlook και σας προσφέρει τη δυνατότητα να αποστείλετε το αρχείο στο OneDrive και να αντικαταστήσετε το συνημμένο με μια σύνδεση κοινής χρήσης, κάτι που παράγει το ίδιο αποτέλεσμα χωρίς να απομακρυνθείτε από τα Εισερχόμενά σας. Ελέγξτε τα δικαιώματα σε αυτήν τη σύνδεση, αν ο παραλήπτης βρίσκεται εκτός του οργανισμού σας.

Αξίζει να θεωρείται ο χώρος αποθήκευσης στο cloud ως προεπιλογή και όχι ως εναλλακτική και οι λόγοι υπερβαίνουν κατά πολύ το μέγεθος του αρχείου. Ευκολία χρήσης: στείλτε μια πρόσκληση μέσω email ή μια απευθείας σύνδεση και ο παραλήπτης κάνει κλικ για να την ανοίξει χωρίς να χρειάζεται λογαριασμό. Ασφάλεια: η κρυπτογράφηση αρχείων, η ύποπτη παρακολούθηση σύνδεσης, ο εντοπισμός ransomware, η σάρωση ιών, ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων και οι συνδέσεις που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης είναι ενσωματωμένες. Δικαιώματα: περιορίστε τα άτομα που μπορούν να προβάλλουν, να σχολιάζουν, να επεξεργάζονται ή να κάνουν κοινή χρήση εκ νέου, από ένα άτομο σε μια ομάδα σε οποιονδήποτε διαθέτει τη σύνδεση. Αποκατάσταση: αν ένας παραλήπτης διαγράψει το αρχείο, μπορείτε να το αντλήσετε από τον Κάδο Ανακύκλωσης και, αν το τροποποιήσει, μπορείτε να επαναφέρετε μια παλαιότερη έκδοση.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας: τα αρχεία παραμένουν ασφαλή σε περίπτωση απώλειας, κλοπής ή διακοπής λειτουργίας ενός υπολογιστή. Συνεργασία: κοινή χρήση μία φορά και εργασία στο ίδιο αρχείο μαζί, με τις αλλαγές να είναι ορατές καθώς συμβαίνουν. Λιγότερος χώρος αποθήκευσης: το αρχείο καταλαμβάνει λιγότερο χώρο στη συσκευή σας και κανένα όριο email. Κόστος: οι περισσότερες υπηρεσίες περιλαμβάνουν ένα δωρεάν επίπεδο, επομένως δεν υπάρχει λόγος να πληρώσετε για υψηλότερο όριο email ή συνδρομή μεταφοράς. Μαζί, αυτές μετατρέπουν μια μονόδρομο παράδοση σε ένα κοινόχρηστο αντίγραφο εργασίας, το οποίο συνήθως είναι αυτό που θέλατε αρχικά.

Η κοινή χρήση μιας σύνδεσης διευρύνει την πρόσβαση, επομένως αξίζει να δημιουργήσετε μερικές συνήθειες. Ο οδηγός μας για την ασφαλή κοινή χρήση αρχείων για μικρές επιχειρήσεις εμβαθύνει περισσότερο στις προστασίες πίσω από αυτές.

Κοινοποίηση με συγκεκριμένα άτομα και όχι με οποιονδήποτε διαθέτει τη σύνδεση, όποτε το αρχείο είναι ευαίσθητο. Ορίστε δικαιώματα μόνο για προβολή, εκτός αν ο παραλήπτης πρέπει να επεξεργαστεί πραγματικά. Προσθέστε μια ημερομηνία λήξης, ώστε η σύνδεση να σταματήσει να λειτουργεί μόλις ολοκληρωθεί το έργο και έναν κωδικό πρόσβασης για οικονομικές, νομικές εγγραφές ή εγγραφές πελατών. Προτού αποστείλετε οτιδήποτε εμπιστευτικό σε μια τοποθεσία δωρεάν μεταφοράς, διαβάστε τι λέει σχετικά με την κρυπτογράφηση και τη διατήρηση, καθώς πολλά αρχεία διατηρούνται περισσότερο από όσο θα υποθέτατε.

Ένα κοινόχρηστο αρχείο είναι συνήθως ένα αρχείο που λειτουργεί και η εργασία ξεκινά τη στιγμή που θα γίνει έξοδος της σύνδεσης. Αυτό είναι το σημείο όπου η βοήθεια AI κερδίζει τη θέση της: μπορεί να συνοψίσει μια μεγάλη σύμβαση ή αναφορά, ώστε ένας συνάδελφος να μην χρειάζεται να διαβάσει σαράντα σελίδες για να βρει την αλλαγή, να συντάξει το μήνυμα που συνοδεύει τη σύνδεση και να σας ενημερώσει για το τι επεξεργάστηκαν οι συνεργάτες σας όσο λείπατε. Το αρχείο σταματά να είναι κάτι που ταχυδρομήσατε και γίνεται κάτι στο οποίο η ομάδα μετακινείται μαζί.

Η αποστολή μεγάλων αρχείων σταματά να αποτελεί πρόβλημα τη στιγμή που σταματάτε να τα επισυνάπτετε. Μετακινήστε το αρχείο στον χώρο αποθήκευσης στο cloud, ορίστε τα δικαιώματα ώστε να ταιριάζουν με τα άτομα που πρέπει να το δουν και στείλτε τη σύνδεση. Το OneDrive παρέχει στις μικρές επιχειρήσεις αυτήν την σύνδεση μαζί με την κρυπτογράφηση, το ιστορικό εκδόσεων και την πρόσβαση που λήγει και καθιστούν την κοινή χρήση ασφαλή από προεπιλογή. Γρήγορα αποτελέσματα με το OneDrive.