Διαχείριση έργου: παραδοσιακή, επαναληπτική ή υβριδική;

Όπως οι περισσότεροι διαχειριστές έργων (και οργανισμοί), πιθανότατα δυσκολεύεστε να επιλέξετε τη βέλτιστη προσέγγιση υλοποίησης. Οι περισσότεροι αναγνωρίζουμε ότι οι παραδοσιακές προσεγγίσεις δεν εγγυώνται την επιτυχή υλοποίηση και αναζητούμε διαρκώς έναν καλύτερο τρόπο.

Τα τελευταία χρόνια, οι τεχνικές ευέλικτης ή επαναληπτικής ανάπτυξης έχουν λάβει πολύ θετική δημοσιότητα ως σημαντική βελτίωση, η οποία οδηγεί σε πιο επιτυχημένη υλοποίηση έργων. Επομένως, όπως οι περισσότεροι οργανισμοί σήμερα, πιθανότατα αναρωτιέστε πού και πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν καλύτερα αυτές οι τεχνικές ευέλικτης ή επαναληπτικής ανάπτυξης, ώστε να βελτιωθούν τόσο η έγκαιρη ολοκλήρωση όσο και η επιτυχία των έργων.

Με λίγα λόγια, οι τεχνικές επαναληπτικής ανάπτυξης σχεδιάζουν, αναπτύσσουν και υλοποιούν τη λειτουργικότητα ενός έργου σε μικρά τμήματα (ή επαναλήψεις). Το κλειδί για την επιτυχή επαναληπτική υλοποίηση είναι ότι κάθε μικρό τμήμα λειτουργεί ουσιαστικά ως ένα μικρότερο έργο στο πλαίσιο του συνολικού έργου. Ως αποτέλεσμα, κάθε επανάληψη-μικρό έργο μπορεί να σχεδιάσει καλύτερα την απαιτούμενη προσπάθεια για την παράδοση μιας επανάληψης δύο εβδομάδων σε σύγκριση με ένα σχέδιο δύο ετών. Επίσης, επειδή ο σχεδιασμός γίνεται σε διαστήματα δύο εβδομάδων, μπορούμε εύκολα να προσαρμόσουμε το σχέδιο για τις επόμενες δύο εβδομάδες, ώστε να ληφθούν υπόψη τυχόν αλλαγές που έχουν εντοπιστεί.

Περιπτωσιολογική μελέτη: Ευέλικτη έναντι παραδοσιακής προσέγγισης

Θέλω να κάνω μια σύντομη παύση, για να περιγράψω μια μη τεχνική περίπτωση στην οποία επιτεύχθηκε μεγαλύτερη επιτυχία με μια ευέλικτη προσέγγιση από ό,τι με ένα παραδοσιακό σχέδιο.

Ας χρησιμοποιήσουμε ως παράδειγμα τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων μιας ολόκληρης ημέρας—αυτό είναι το έργο. Όπως σε ένα μεγάλο έργο, υπάρχει μεγάλη αβεβαιότητα και κίνδυνος: δεν γνωρίζουμε τι θα συμβεί μετά το μεσημεριανό γεύμα και θα μπορούσε να επηρεάσει το σχέδιό μας. Ωστόσο, η παράδοση υπαγορεύει να καταρτίσουμε ένα ολοκληρωμένο σχέδιο για το τι θα κάνουμε κάθε ώρα της ημέρας, από το ξύπνημα στις 6 π.μ. μέχρι την ώρα του ύπνου στις 11 μ.μ.

Στις 9 π.μ. έχουμε ήδη μείνει πίσω από το χρονοδιάγραμμα, επειδή η κίνηση μας καθυστέρησε να φτάσουμε στη δουλειά. Στις 10 π.μ. μας καλούν σε μια έκτακτη σύσκεψη και μέχρι το μεσημέρι η μόνη εργασία της ημέρας που έχει ολοκληρωθεί είναι η άφιξη στο γραφείο, και ακόμη κι αυτή έγινε με καθυστέρηση.

Τώρα ας το αντιμετωπίσουμε ως ένα ευέλικτο έργο, όπου σχεδιάζουμε μόνο την επόμενη επανάληψη: την προετοιμασία για να φύγουμε από το σπίτι (οπότε οι ιστορίες είναι: ντους, πρωινό και τα παιδιά στο σχολείο). Όλα αυτά παραδόθηκαν με επιτυχία εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού.

Έτσι, με αυτοπεποίθηση, σχεδιάζουμε την επόμενη επανάληψη, η οποία είναι η μετάβαση στο γραφείο (οδήγηση μέχρι τον σταθμό λεωφορείων, μετακίνηση με προαστιακό σιδηρόδρομο μέχρι τον σταθμό και, στη συνέχεια, αστικό λεωφορείο μέχρι το γραφείο).

Αυτό δεν εξελίσσεται ιδιαίτερα καλά: η πρώτη ιστορία (οδήγηση μέχρι τον σταθμό λεωφορείων) αντιμετωπίζει προβλήματα λόγω της κίνησης, οπότε αλλάζουμε την ιστορία χρήστη σε οδήγηση μέχρι το γραφείο και συμφωνούμε ότι οι άλλες δύο ιστορίες μπορούν να αφαιρεθούν από το σχέδιο της επανάληψης. Με την άφιξή μας, σχεδιάζουμε την επόμενη επανάληψη. Ωστόσο, στη μέση του κύκλου προγραμματισμού προστίθεται μια νέα ιστορία (η έκτακτη σύσκεψη), η οποία θα καταλάβει ολόκληρη την επόμενη επανάληψη.

Τέλος, μετά το μεσημεριανό γεύμα, τα πράγματα ηρεμούν και μπορούμε να εξετάσουμε τη λίστα εκκρεμοτήτων και να ξεκινήσουμε τις εργασίες υψηλότερης προτεραιότητας. Ολοκληρώνουμε επιτυχώς δύο επαναλήψεις, ασχολούμενοι με τα στοιχεία υψηλότερης προτεραιότητας το απόγευμα.

Αν είχαμε παραμείνει στο παραδοσιακό σχέδιο, δεν θα είχαμε ολοκληρώσει ποτέ αυτά τα στοιχεία υψηλότερης προτεραιότητας, καθώς θα είχαν μεταφερθεί στην επόμενη ημέρα λόγω της καθυστέρησης του προγράμματος που προκλήθηκε από τη μετακίνηση προς το γραφείο.

Ποια είναι η καλύτερη προσέγγιση—ευέλικτη, παραδοσιακή ή υβριδική;

Αυτή η ευελιξία προσαρμογής στις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες είναι το σημείο στο οποίο υπερέχουν οι ευέλικτες ή επαναληπτικές μέθοδοι και πολλοί οργανισμοί τις υιοθετούν. ΟΜΩΣ, είναι ο οργανισμός σας πραγματικά έτοιμος να περάσει "με όλο του το είναι" στην ευέλικτη προσέγγιση; Από την εμπειρία μου, συχνά υπάρχουν πολλά εμπόδια στην υιοθέτηση της ευέλικτης προσέγγισης σε πλήρη κλίμακα, με σημαντικότερο τις παγιωμένες πολιτικές του οργανισμού, οι οποίες συχνά δεν είναι πλήρως συμβατές με τις ευέλικτες προσεγγίσεις.

Πολιτικές, όπως η απαίτηση καθορισμένου προϋπολογισμού, δήλωσης υλοποίησης πλεονεκτημάτων και ημερομηνίας-στόχου πριν από την έγκριση ενός έργου, είναι σημαντικές (αλλά όχι πραγματικά ευέλικτες). Παρόμοια, οι πολιτικές υλοποίησης του οργανισμού που πρέπει να τηρούνται, ώστε να διασφαλίζεται ότι δεν θα υπάρξουν επιπτώσεις στις υφιστάμενες λειτουργίες, είναι κρίσιμες (αλλά σίγουρα δεν είναι ευέλικτες).

Κατά συνέπεια, πολλοί οργανισμοί δυσκολεύονται να διατηρήσουν ορισμένες βασικές "παραδοσιακές διαδικασίες", ενώ παράλληλα προσαρμόζονται στις επαναληπτικές μεθόδους. Η απάντηση είναι ένα υβριδικό μοντέλο παράδοσης. Μέρη του έργου μπορούν να υλοποιούνται με παραδοσιακές μεθόδους διαχείρισης και άλλα με επαναληπτική προσέγγιση.

Υβριδικό μοντέλο παράδοσης

Το πιο συνηθισμένο υβριδικό μοντέλο που έχω συναντήσει υποστηρίζει την παραδοσιακή έναρξη και τον σχεδιασμό του έργου, ακολουθούμενα από μια σειρά επαναλήψεων με διακοπές για παραδοσιακές δραστηριότητες υλοποίησης των εκδόσεων και, στη συνέχεια, από μια ακόμη σειρά επαναλήψεων και παραδοσιακής υλοποίησης.

Σε αυτό το μοντέλο, αναπτύσσω μια παραδοσιακή δομή ανάλυσης εργασίας (WBS) βάσει παραδοτέων, η οποία προσδιορίζει τα βασικά παραδοτέα που απαιτούνται στον οργανισμό για την έγκριση του έργου, όπως ο Καταστατικός χάρτης έργου, το Σχέδιο διαχείρισης έργου και ο Προϋπολογισμός έργου.

Αυτά τα αρχικά παραδοτέα μπορούν να αναπτυχθούν και να υποβληθούν σε διαχείριση με παραδοσιακές μεθόδους, ώστε να καταδειχθεί στη διοίκηση ότι το έργο είναι κατάλληλο και ότι αποτελεί καλή επιλογή για την επένδυση πόρων.

Μετά την έγκριση του έργου, μπορεί να μεταβεί σε επαναληπτική προσέγγιση, όπου διατηρείται μια λίστα εκκρεμοτήτων ιστοριών και οι ιστορίες με την υψηλότερη προτεραιότητα επιλέγονται και αναπτύσσονται πλήρως στην επόμενη επανάληψη. Η απεικόνιση του έργου μεταβαίνει από την παραδοσιακή απεικόνιση γραφήματος Gantt σε έναν αλληλεπιδραστικό πίνακα μεταφοράς και απόθεσης, ο οποίος επιτρέπει τη δυναμική αντιστοίχιση των ιστοριών στις επαναλήψεις.

Ανά πάσα στιγμή, συχνά σε καθημερινή βάση, ο υπεύθυνος προϊόντος μπορεί να προσθέτει, να διαγράφει και να αλλάζει τις ιστορίες στη λίστα εκκρεμοτήτων, ώστε να αντικατοπτρίζονται οι μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες.

Στο τέλος κάθε επανάληψης, κάνουμε παύση και πραγματοποιούμε μια αναδρομική αξιολόγηση των επιτυχιών και των αποτυχιών και προβαίνουμε στις απαραίτητες αλλαγές για την εφαρμογή βελτιώσεων. Στη συνέχεια, και το σημαντικότερο, εξετάζουμε τη λίστα εκκρεμοτήτων προϊόντος και επιλέγουμε τις σημαντικότερες ιστορίες ως υποψήφιες για την επόμενη επανάληψη. Αυτή η προσέγγιση διασφαλίζει ότι το έργο ασχολείται ανά πάσα στιγμή με την καταλληλότερη εργασία που προσφέρει τη μεγαλύτερη αξία.

Στο πλαίσιο κάθε επανάληψης, η ομάδα μπορεί να χρησιμοποιεί ευέλικτες αρχές, όπως την καθημερινή σύντομη συνάντηση και να συζητά την κατάσταση των ιστοριών που έχουν προγραμματιστεί για την τρέχουσα επανάληψη. Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα έχει πλήρη έλεγχο της εργασίας που ολοκληρώνεται στο πλαίσιο μιας επανάληψης, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι το συνολικό έργο παραμένει ενημερωμένο και διαθέσιμο για αναφορές σε επίπεδο επιχείρησης σχετικά με τη δυναμικότητα πόρων και την κατάσταση χαρτοφυλακίων και προγραμμάτων.

Βασική αρχή της ευέλικτης προσέγγισης είναι η δυνατότητα υλοποίησης της τελικής λύσης σε μικρές εκδόσεις. Αυτό έχει το πλεονέκτημα ότι επιτρέπει τη χρήση προκαταρκτικής λειτουργικότητας για την επίτευξη ορισμένων από τα αναμενόμενα επιχειρηματικά πλεονεκτήματα το συντομότερο δυνατό.

Παράλληλα, προσφέρει τη δυνατότητα έγκαιρης επικύρωσης της λύσης, ώστε τυχόν προσαρμογές να μπορούν να ενσωματωθούν εύκολα στις υπόλοιπες ιστορίες της λίστας εκκρεμοτήτων προϊόντος. Επομένως, μόλις ολοκληρωθούν αρκετές ιστορίες υψηλής προτεραιότητας στις επαναλήψεις, το έργο θα επιστρέψει σε έναν παραδοσιακό κύκλο και θα εκτελέσει τις τυπικές εργασίες υλοποίησης που απαιτούνται από τον οργανισμό.

Δοκιμάστε το Microsoft Project δωρεάν

Δοκιμάστε το Microsoft Project δωρεάν για έναν μήνα

Μάθετε πώς

Αυτές οι δραστηριότητες έκδοσης και υλοποίησης θα σχεδιάζονται και θα ελέγχονται με παραδοσιακές προσεγγίσεις και θα διασφαλίζουν ότι ακολουθούνται οι καθορισμένες διαδικασίες, ώστε να αμβλύνεται ο αντίκτυπος στις υφιστάμενες λειτουργίες κατά την υλοποίηση νέων έργων.

Με την ολοκλήρωση της πρώτης έκδοσης, το έργο επιστρέφει σε ευέλικτες προσεγγίσεις και ξεκινά μια νέα ακολουθία επαναλήψεων για να συνεχιστεί η ανάπτυξη των υπόλοιπων ιστοριών.

Παρόλο που αυτή η "σταδιακή" προσέγγιση συνδυασμού ευέλικτων και παραδοσιακών προσεγγίσεων είναι η πιο συνηθισμένη, μπορείτε να συνδυάσετε τις προσεγγίσεις για να υποστηρίξετε συγκεκριμένες απαιτήσεις υλοποίησης έργων. Για παράδειγμα, διαχειρίστηκα ένα έργο που απαιτούσε εξαιρετικά υψηλό επίπεδο συμμόρφωσης και επικύρωσης κατά την υλοποίηση ενός νέου προϊόντος σε έναν αυστηρά ρυθμιζόμενο κλάδο. Ως εκ τούτου, το μεγαλύτερο μέρος του έργου μου σχεδιάστηκε και ελέγχθηκε με παραδοσιακές μεθόδους.

Ωστόσο, υπήρχε ένα τμήμα επιχειρηματικής ευφυΐας του έργου, στο πλαίσιο του οποίου η εταιρεία μου έκανε εξόρυξη του τεράστιου όγκου δεδομένων απόδοσης που δημιουργούσε το σύστημα. Αυτό το τμήμα υποστηριζόταν καλύτερα με μια ευέλικτη προσέγγιση. Για το στοιχείο BI του έργου (το οποίο εκτελούνταν παράλληλα με την παραδοσιακή εργασία), επιλέγαμε τις ιστορίες υψηλότερης προτεραιότητας—οι οποίες μπορούσαν να ολοκληρωθούν σε έναν κύκλο επανάληψης τριών εβδομάδων—και ολοκληρώναμε μια επανάληψη.

Επειδή πολλές από αυτές τις ιστορίες ήταν διερευνητικού χαρακτήρα, συχνά δημιουργούσαμε νέες ιστορίες είτε για περαιτέρω διερεύνηση είτε για τη δημιουργία συγκεκριμένων αναφορών απόδοσης. Αυτές προστίθεντο απλώς στη λίστα εκκρεμοτήτων, ώστε να εξεταστούν για τον επόμενο κύκλο επανάληψης.

Με αυτή την προσέγγιση, είχα ένα ενιαίο χρονοδιάγραμμα έργου που διασφάλιζε ότι ολοκλήρωνα όλα τα απαιτούμενα βήματα αναφοράς και κανονιστικής συμμόρφωσης, ενώ παράλληλα επέτρεπε μια εξαιρετικά ευέλικτη προσέγγιση για την ανάπτυξη του μη ρυθμιζόμενου στοιχείου επιχειρηματικών αναφορών του έργου.

Η συγκέντρωση όλης της εργασίας σε ένα ενιαίο χρονοδιάγραμμα παρείχε μια ενιαία εικόνα για όλα όσα συνέβαιναν στο έργο:

Οι πληροφορίες που χρειαζόμουν για τη διαχείριση της κατανομής πόρων στις καταλληλότερες εργασίες (παραδοσιακές ή ευέλικτες) ήταν άμεσα διαθέσιμες

Ήταν επίσης διαθέσιμη η δυνατότητα δημιουργίας ισχυρών εβδομαδιαίων και μηνιαίων αναφορών κατάστασης

Η ευέλικτη προσέγγιση αποτελεί μια εξαιρετικά ισχυρή προσέγγιση υλοποίησης έργων, η οποία μπορεί να προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα στη συνολική εργαλειοθήκη υλοποίησης έργων του οργανισμού σας. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί αυτόνομα, στο πλαίσιο μιας σταδιακής προσέγγισης υλοποίησης ή να ενσωματωθεί σε μια υβριδική δομή υλοποίησης.

Το κλειδί είναι να υιοθετήσετε τις ευέλικτες αρχές που θα βοηθήσουν τον οργανισμό σας να επιτύχει επιτυχή υλοποίηση, τηρώντας παράλληλα τις παραδοσιακές διαδικασίες που έχουν συμβάλει στην επιτυχία του οργανισμού σας μέχρι σήμερα.

Ο Steve Caseley διαθέτει περισσότερα από 35 χρόνια εμπειρίας στο Microsoft Project και χρησιμοποιεί ενεργά το Microsoft Project από την πρώτη του έκδοση. Είναι επιμελητής πολλών βιβλίων σχετικά με το Microsoft Project και τις βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης έργων. Είναι Principal Consultant στη Sensei Project Solutions, όπου βοηθά μεγάλους οργανισμούς να επιτυγχάνουν εξαιρετική απόδοση στην υλοποίηση έργων, χρησιμοποιώντας το σύνολο εργαλείων διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων (PPM) της Microsoft.

ΣΧΕΤΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ
Office 365

Έναρξη με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορά τώρα

Σχετικό περιεχόμενο

Διαχείριση της επιχείρησής μου

Γιατί τα στελέχη μισούν τους διαχειριστές έργων;

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία για επαγγελματίες. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.