Η υβριδική εργασία έχει γίνει πλέον ο κανόνας για εκατομμύρια ανθρώπους. Πολλοί έχουν υιοθετήσει μία ή περισσότερες ημέρες εργασίας από το σπίτι την εβδομάδα, κερδίζοντας περισσότερο χρόνο για χόμπι, ξεκούραση ή κοινωνικές επαφές με την οικογένεια και τους φίλους, αντί να χάνουν χρόνο στην κίνηση. Τα καλά νέα είναι ότι αυτή η μεγαλύτερη ευελιξία δεν έχει επηρεάσει την παραγωγικότητα. Σύμφωνα με τον Δείκτη τάσης εργασίας της Microsoft, το 87% των εργαζομένων σε υβριδικό μοντέλο δηλώνουν ότι είναι παραγωγικοί στην εργασία και οι δείκτες παραγωγικότητας στο Microsoft 365 συνεχίζουν να αυξάνονται1.
21 συμβουλές για εργασία από το σπίτι
Πώς να εργάζεστε από το σπίτι
Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι η εργασία από το σπίτι είναι εύκολη. Για πολλούς, μπορεί να είναι δύσκολο να παραμείνουν συνδεδεμένοι με την εταιρική κουλτούρα. Και χωρίς σαφή όρια, η εργασία μπορεί να αρχίσει να επηρεάζει την προσωπική ζωή των εργαζομένων. Φροντίστε τον εαυτό σας και παραμείνετε συγκεντρωμένοι με τις παρακάτω συμβουλές για την εργασία από το σπίτι. Ακολουθεί ο απόλυτος οδηγός με 20 βέλτιστες πρακτικές για την απομακρυσμένη εργασία, που θα σας βοηθήσουν να αποδίδετε στο μέγιστο, ακόμα κι αν εργάζεστε από το τραπέζι της κουζίνας σας.
1. Επιλέξτε έναν χώρο εργασίας
2. Τηρείτε ένα πρόγραμμα
3. Αποκτήστε τα εργαλεία που χρειάζεστε
- Έναν υπολογιστή, πληκτρολόγιο, ποντίκι και μια πρόσθετη οθόνη (προαιρετικά, αλλά χρήσιμη).
- Λογισμικό διάσκεψης με βίντεο και ομαδικής συνομιλίας.
- Online χώρο αποθήκευσης στο cloud για απομακρυσμένη πρόσβαση σε αρχεία.
- Ακουστικά-ψείρες, ακουστικά με ακύρωση θορύβου ή ακουστικά με μικρόφωνο.
- Μια άνετη, εργονομική καρέκλα γραφείου.
- Καλό φωτισμό, τόσο για εσάς όσο και για όσους συμμετέχουν σε μια συνομιλία μέσω βιντεοκλήσης μαζί σας.
- Άλλα είδη γραφείου, όπως παγούρι νερού, κούπα καφέ, χαρτομάντιλα, ψαλίδι, ταινία συσκευασίας, στυλό και χαρτί, καθώς και προσωπικά αναμνηστικά.
4. Κάντε ντους και ντυθείτε
5. Εφοδιάστε την κουζίνα σας
6. Ρυθμίστε το επίπεδο θορύβου
7. Θέστε κανόνες για την οικογένεια
8. Διαχείριση της ημέρας σας
Μερικά άτομα ξυπνούν με την ανατολή του ήλιου και είναι έτοιμα να ξεκινήσουν τις δουλειές τους, ενώ άλλα πατούν τρεις φορές την αναβολή και δεν βρίσκονται στο απόγειο της δημιουργικότητάς τους παρά μόνο κάποια στιγμή μετά το μεσημεριανό. Σκεφτείτε πότε είστε πιο παραγωγικοί και προγραμματίστε την εργάσιμη ημέρα σας ανάλογα με τα επίπεδα ενέργειάς σας. Δεσμεύστε χρόνο στο ημερολόγιό σας για απερίσπαστη εργασία και χρησιμοποιήστε μηνύματα κατάστασης για να ενημερώνετε πότε είστε απασχολημένοι.
9. Περιορίστε τους περισπασμούς
Είναι εύκολο να αρχίσετε να περιηγείστε στο Internet ενώ εργάζεστε και να χάσετε την αίσθηση του χρόνου. Βοηθήστε τον εαυτό σας να παραμείνει συγκεντρωμένος, ρυθμίζοντας ένα χρονόμετρο—για παράδειγμα, 15 λεπτά για να διαβάσετε τις ειδήσεις. Χρησιμοποιήστε λογισμικό ή επεκτάσεις προγράμματος περιήγησης που αποκλείουν τις τοποθεσίες κοινωνικών δικτύων κατά τις ώρες εργασίας. Προγραμματίστε τις εξωτερικές δουλειές σας για το μεσημεριανό διάλειμμα ή μετά τη δουλειά, ώστε να περιορίσετε τις διακοπές.
10. Προγραμματίστε διαλείμματα
Κανείς δεν μπορεί να συγκεντρώνεται όλη μέρα, κάθε μέρα. Μία από τις πολλές βέλτιστες πρακτικές για την εργασία από το σπίτι είναι να προγραμματίζετε κατά διαστήματα χρόνο για αποσύνδεση. Προσθέστε διαλείμματα στο ημερολόγιό σας, ώστε να καθαρίζετε το μυαλό σας και να έχετε κάτι να περιμένετε με ανυπομονησία, όπως:
- Μια βόλτα στο τετράγωνο.
- Γεύμα με την οικογένειά σας.
- Μια επίσκεψη στο αγαπημένο σας καφέ.
- Δέκα λεπτά παρακολούθησης χαριτωμένων βίντεο με ζώα.
- Ένα απογευματινό κολατσιό.
11. Τεντωθείτε και κινηθείτε
Η εργασία από το σπίτι σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να περπατάτε μέχρι μια αίθουσα συσκέψεων, τον εκτυπωτή ή το γραφείο ενός συναδέλφου, επομένως έχετε λιγότερους λόγους να σηκωθείτε και να τεντωθείτε. Αποφύγετε τους πόνους στους μυς και την κόπωση περπατώντας μέσα στο σπίτι, βγαίνοντας έξω για να ελέγξετε την αλληλογραφία και κάνοντας διατάσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας. Το σώμα σας θα σας ευγνωμονεί.
12. Δώστε προσοχή στη στάση του σώματός σας
Ο "τεχνολογικός αυχένας" είναι η καμπουριαστή στάση και η καταπόνηση που μπορεί να προκαλέσει η πολύωρη εργασία σκυμμένοι μπροστά σε μια οθόνη. Αν έχετε παρατηρήσει ότι η στάση του σώματός σας επιδεινώνεται ενώ εργάζεστε από το σπίτι, ακολουθούν μερικές ιδέες:
- Αποφύγετε να εργάζεστε στο κρεβάτι ή στον καναπέ.
- Ρυθμίστε το κάθισμα και τις οθόνες σας, ώστε τα χέρια και τα πόδια σας να σχηματίζουν γωνίες 90 μοιρών, οι οθόνες να βρίσκονται στο ύψος των ματιών, η πλάτη σας να είναι ίσια και τα πέλματά σας να ακουμπούν επίπεδα στο πάτωμα.
- Κάντε απλές ασκήσεις, όπως να γέρνετε το κεφάλι σας από τη μία πλευρά στην άλλη, να περιστρέφετε τους ώμους σας προς τα εμπρός και προς τα πίσω και να κάνετε διατάσεις.
- Επισκεφθείτε χειροπράκτη ή θεραπευτή μασάζ, αν έχετε τη δυνατότητα.
- Αποκτήστε ένα εργονομικό πληκτρολόγιο ή ένα μαλακό στήριγμα καρπού για το πληκτρολόγιο και το ποντίκι σας.
Ένας κύκλος μαθημάτων σφάλματος στο Microsoft 365 με το Teams
13. Επικοινωνείτε με σαφή σκοπό
- Μηνύματα συνομιλίας: Οι συνομιλίες προσφέρουν έναν άμεσο και ανεπίσημο τρόπο επικοινωνίας με ένα ή περισσότερα άτομα. Είναι ένα καλό μέσο για να παρακολουθήσετε την εξέλιξη ενός έργου, να ζητήσετε γρήγορα τη γνώμη κάποιου ή απλώς να επικοινωνήσετε με έναν συνάδελφο. Όταν χρησιμοποιείτε τη συνομιλία, έχετε υπόψη τα μηνύματα κατάστασης των άλλων. Αν κάποιος εργάζεται απερίσπαστα, περιμένετε μέχρι αργότερα για να του στείλετε μήνυμα.
- Email: Το email είναι ένα εξαιρετικό κανάλι για επίσημη, γραπτή επικοινωνία. Αν θέλετε να καταγράψετε το αποτέλεσμα μιας σύσκεψης ή να εκφράσετε την άποψή σας για ένα σύνθετο θέμα, το email μπορεί να είναι το κατάλληλο εργαλείο. Ωστόσο, το email μπορεί να γίνει δυσκίνητο όταν οι άνθρωποι προσπαθούν να λάβουν μια απόφαση ή να επιλύσουν μια διαφωνία. Αν, μετά από αρκετά email, οι συμμετέχοντες εξακολουθούν να μην συμφωνούν, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να μεταφέρετε τη συζήτηση σε τηλεφωνική κλήση ή σύσκεψη.
- Τηλέφωνο: Μια κλήση μπορεί να πραγματοποιηθεί μεταξύ δύο ή περισσότερων ατόμων και αποτελεί ένα καλό μέσο για την επίτευξη συναίνεσης ή την αντιμετώπιση ενός επείγοντος ζητήματος. Επειδή μπορείτε να ακούσετε τον τόνο της φωνής, οι κλήσεις συμβάλλουν στον περιορισμό των παρεξηγήσεων.
- Διάσκεψη με βίντεο: Οι διασκέψεις με βίντεο επιτρέπουν σε δύο ή περισσότερα άτομα από διαφορετικές τοποθεσίες να συνδέονται και να συνεργάζονται. Και επειδή μπορείτε να βλέπετε τους άλλους, είναι ευκολότερο να αντιλαμβάνεστε τη μη λεκτική επικοινωνία. Τα περισσότερα λογισμικά διάσκεψης με βίντεο επιτρέπουν την κοινή χρήση οθόνης και τις δυνατότητες χρήσης ψηφιακού πίνακα για την πιο πιστή αναπαραγωγή μιας σύσκεψης με φυσική παρουσία. Αν προγραμματίσετε μια σύσκεψη με βίντεο, φροντίστε να είναι παραγωγική για όλους. Αν υπάρχουν πολλοί συμμετέχοντες, δημιουργήστε μια ατζέντα και βεβαιωθείτε ότι όλοι κατανοούν τον ρόλο τους.
14. Ελέγξτε το βίντεό σας
15. Προμηθευτείτε είδη καθαρισμού
16. Αναλάβετε πρωτοβουλία για την επικοινωνία
17. Συμβάλετε στην προστασία των ευαίσθητων πληροφοριών
Η εργασία από το σπίτι μπορεί να φαίνεται πιο χαλαρή, καθώς δεν χρειάζεστε εταιρική κάρτα για να μπείτε, αλλά οι εμπιστευτικές πληροφορίες της εργασίας πρέπει να παραμένουν εμπιστευτικές. Μην αφήνετε μέλη της οικογένειάς σας να χρησιμοποιούν τον υπολογιστή εργασίας σας και ακολουθείτε βέλτιστες πρακτικές, όπως η τακτική αλλαγή κωδικών πρόσβασης. Όταν πραγματοποιείτε ευαίσθητες κλήσεις, φροντίστε να μην μπορούν να σας ακούσουν άλλοι και αποσυνδέστε τις έξυπνες συσκευές Bluetooth. Μην αφήνετε τις συσκευές εργασίας σας χωρίς επίβλεψη, είτε βρίσκονται στο σπίτι είτε σε δημόσιο χώρο. Εγκαθιστάτε τις ενημερώσεις λογισμικού μόλις γίνουν διαθέσιμες, ώστε οι συσκευές σας να μην είναι ευάλωτες σε απειλές στον κυβερνοχώρο, και αποφεύγετε ασύρματες συνδέσεις που δεν είναι ασφαλείς.
18. Χρησιμοποιήστε μηνύματα απουσίας
Με το email, τη συνομιλία και το βίντεο, είναι εύκολο να περιμένετε άμεσες απαντήσεις από τους συναδέλφους σας, αλλά μερικές φορές πρέπει να απομακρυνθείτε για κάποιο ραντεβού. Ενημερώστε την κατάστασή σας στην εφαρμογή ομαδικής συνομιλίας προτού απομακρυνθείτε από το γραφείο σας για περισσότερο από λίγα λεπτά, ιδανικά αναφέροντας την ώρα που θα επιστρέψετε και τη ζώνη ώρας σας ("επιστρέφω έως τις 2:30 μ.μ. ώρα Ειρηνικού" είναι καλύτερο από το "επιστρέφω σε μία ώρα"). Αν είναι απαραίτητο, συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου σας στο "μήνυμα απουσίας", ώστε οι συνάδελφοί σας να μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας σε περίπτωση επείγοντος.
19. Ελέγξτε πώς αισθάνεστε
Μετά από έναν ή δύο μήνες, ρωτήστε τον εαυτό σας: "Λειτουργεί αυτό;" Τι σας αρέσει και τι δεν σας αρέσει στη διαμόρφωση της εργασίας σας από το σπίτι; Δοκιμάστε να μεταφέρετε το γραφείο σας σε άλλο δωμάτιο, να μετακινηθείτε πιο κοντά σε ένα παράθυρο, να προσθέσετε ένα μαξιλάρι στην καρέκλα σας ή να αναδιατάξετε το γραφείο σας. Αν εργάζεστε εξ αποστάσεως με πλήρες ωράριο και σας λείπει το γραφείο, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να πηγαίνετε στο γραφείο μία ή δύο ημέρες την εβδομάδα, αν είναι δυνατό.
20. Να είστε επιεικείς με τον εαυτό σας
Δείξτε κατανόηση στον εαυτό σας—είμαστε άνθρωποι, όχι ρομπότ. Μην είστε αυστηροί με τον εαυτό σας αν δυσκολεύεστε να συγκεντρωθείτε ή να αποδώσετε στο μέγιστο της παραγωγικότητάς σας. Ακόμα και με αυτές τις βέλτιστες πρακτικές για την εργασία από το σπίτι, όλοι έχουμε μέρες που δεν είμαστε στα καλύτερά μας. Κάντε απλώς το καλύτερο που μπορείτε, με κατανόηση τόσο για τον εαυτό σας όσο και για την ομάδα σας.
Επόμενα βήματα
Η εργασία από το σπίτι, είτε την κάνετε μία φορά την εβδομάδα είτε κάθε μέρα, μπορεί να εμπλουτίσει τη ζωή σας, μειώνοντας τον χρόνο που περνάτε στις μετακινήσεις και προσφέροντας περισσότερες ευκαιρίες για χόμπι και για να περνάτε χρόνο με την οικογένεια και τους φίλους σας. Παρόλο που στην αρχή μπορεί να είναι δύσκολο να μάθετε πώς να συγκεντρώνεστε στην εργασία από το σπίτι, με την κατάλληλη διαμόρφωση και τις βέλτιστες πρακτικές, η υβριδική ή η απομακρυσμένη εργασία μπορεί να σας προσφέρει μεγαλύτερο έλεγχο του χρόνου σας και να οδηγήσει σε μεγαλύτερη ικανοποίηση από την εργασία.
Συνεργαστείτε και συνδεθείτε ενώ εργάζεστε απομακρυσμένα με μια δωρεάν εφαρμογή ομαδικής συνομιλίας ή ξεκινήστε αμέσως με μια ολοκληρωμένη οικογένεια εφαρμογών για επιχειρήσεις, η οποία θα σας βοηθήσει να παραμείνετε παραγωγικοί.
Η ομάδα Microsoft 365 εστιάζει στην κοινή χρήση πόρων για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, να εκτελέσετε και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας.
- [1]
"Η υβριδική εργασία είναι απλά εργασία. Την κάνουμε λάθος;" Δείκτης τάσης εργασίας, Microsoft,
22 Σεπτεμβρίου 2022, σ. 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
Έναρξη με το Microsoft 365
Σχετικό περιεχόμενο
Οκτώ τρόποι για να προωθήσετε την υιοθέτηση της τεχνολογίας πρώτης γραμμής
Βελτίωση της ασφάλειας του υβριδικού cloud με ένα πλαίσιο μηδενικής εμπιστοσύνης
Τι είναι μια πολύ μικρή επιχείρηση;
Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία για επαγγελματίες. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.
Ακολουθήστε το Microsoft 365