Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Effektives BPM folgt einem kontinuierlichen Lebenszyklus, der sicherstellt, dass Prozesse nicht nur implementiert, sondern im Laufe der Zeit auch konsequent verfeinert werden. Die fünf wichtigsten Schritte des Geschäftsprozessmanagements umfassen:
 

1. Entwerfen. Definieren Sie die Prozessziele, Rollen, Eingaben, Ausgaben und Schritte. Dabei können Prozessabbildungs- oder Modellierungstools zum Einsatz kommen. Wenn eine Universität zum Beispiel einen Prozess für die Studierendenanmeldung entwirft, würde sie alle Schritte von der Bewerbung bis zur Immatrikulation festlegen, um Möglichkeiten zu erkennen, Ziele wie weniger abgebrochene Bewerbungen, bessere Datenqualität und kürzere Bearbeitungszeiten zu erreichen.
    
2. Modellieren. Erstellen Sie visuelle Darstellungen, um verschiedene Szenarien zu simulieren. So können Teams Abhängigkeiten verstehen und den Ablauf optimieren. Ein Beispiel könnte ein Logistikunternehmen sein, das seine Optimierung der Lieferroute auf Grundlage von Volumen- und Verkehrsdaten statt auf statischen Zeitplänen oder historischen Mustern modelliert, um Engpässe vorherzusehen, Kraftstoffkosten zu senken und die Lieferzeiten nach der Implementierung zu verkürzen.
    
3. Ausführen. Stellen Sie den Prozess mit Workflowautomatisierungstools wie Microsoft Power Automate bereit. Ein Personalteam könnte einen Onboarding-Workflow für neue Mitarbeitende ausführen, der Aufgaben, Erinnerungen und die Dokumentensammlung automatisch erstellt, für eine konsistente Erfahrung bei allen Beschäftigten sorgt und den administrativen Aufwand reduziert.
    
4. Überwachen. Verfolgen Sie die Leistung in Echtzeit, und erfassen Sie wichtige Metriken wie Durchlaufzeit, Fehlerraten und Durchsatz. Beispielsweise könnte ein Gesundheitssystem, das überwacht, wie lange Versicherungs-Vorabgenehmigungen dauern und wo Verzögerungen auftreten, Verbesserungen ermöglichen, die zu schnelleren Genehmigungen, höherer Patientenzufriedenheit und weniger Abrechnungsproblemen führen.
    
5. Optimieren. Verwenden Sie Erkenntnisse aus der Überwachung, um den Prozess zu verfeinern. Das kann bedeuten, zusätzliche Schritte zu automatisieren, Redundanzen zu entfernen oder das Workflow-Design zu aktualisieren. Eine Einzelhandelskette kann zum Beispiel Arbeitsabläufe zur Warenauffüllung optimieren, nachdem häufige Lagerengpässe erkannt wurden.
    

Jede Phase baut auf der vorherigen auf und unterstützt die fortlaufende Prozessautomatisierung, eine bessere Ressourcennutzung und messbare Fortschritte bei der Betriebseffizienz.

Die Einführung von BPM schafft sowohl sofortigen als auch langfristigen Mehrwert für Ihre Organisation. Zu den unmittelbaren Vorteilen gehören:
 

• Höhere Effizienz. Standardisierte Workflows reduzieren den manuellen Aufwand und die Duplizierung.
• Mehr Agilität. Passen Sie sich mit den richtigen Prozessen schneller an Markt- oder regulatorische Änderungen an.
• Höhere Compliance. Die automatisierte Nachverfolgung unterstützt eine konsistente Ausführung und Audit-Bereitschaft.
• Verbesserte ROI-Nachverfolgung. Betriebliche Verbesserungen führen zu messbaren Kosteneinsparungen und Ressourcenoptimierungen.
• Bessere Zusammenarbeit. Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten verbessern die Zusammenarbeit im Team.

Diese Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung helfen Teams schon ab dem ersten Tag, effizienter zu arbeiten, und legen die Grundlage für eine umfassendere Prozessoptimierung. Mit der Zeit schaffen bessere Effizienz, Agilität und Zusammenarbeit eine Grundlage für langfristige Vorteile wie:
 

• Skalierbarkeit. BPM ermöglicht es Unternehmen, zu wachsen, ohne die Kontrolle über den Betrieb zu verlieren. Wenn Prozesse optimiert und automatisiert werden, skalieren sie mit weniger Aufwand und geringeren Kosten.
• Datengestützte Entscheidungsfindung. Die kontinuierliche Überwachung zeigt Trends und Leistungsmetriken an, die eine bessere Planung und Ressourcenzuordnung unterstützen.
• Zufriedenheit der Beschäftigten. Durch die Reduzierung sich wiederholender manueller Aufgaben können sich Die Mitarbeiter auf eine mehrwertige Arbeit konzentrieren, wodurch die Bindung und Bindung verbessert wird.
• Verbesserungen des Kundenerlebnisses. Effiziente Prozesse reduzieren Verzögerungen und Fehler, was zu einem konsistenteren Dienst und einer höheren Zufriedenheit führt.
• Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die schneller optimieren und automatisieren, können schneller Mehrwert liefern, früher Innovationen umsetzen und mit Agilität auf Marktveränderungen reagieren.

Um diese Ergebnisse in großem Maßstab zu erreichen, setzen viele Organisationen auf Software für Geschäftsprozessmanagement, um Aufgaben zu automatisieren, Leistungen nachzuverfolgen und Prozesse in Echtzeit anzupassen.

Geschäftsprozessmanagement ist breit einsetzbar und hilft ganzen Branchen, ihre Abläufe zu modernisieren, und unterstützt zugleich jede Abteilung innerhalb dieser Branchen dabei, effizienter zu arbeiten. BPM lässt sich an die Anforderungen organisationsweiter Initiativen ebenso anpassen wie an einzelne Team-Workflows.

Branchenspezifische Anwendungsfälle

Gesundheitswesen: Eine pünktliche und korrekte Aufnahme von Patientinnen und Patienten ist entscheidend, aber manuelle Dateneingaben und Übergaben führen oft zu Verzögerungen.

• Menschenorientiertes BPM unterstützt Triage-Workflows und Eskalationen, die das Urteil von Mitarbeitenden erfordern.
• Integrationsorientiertes BPM überträgt Daten zwischen EHR-Systemen, Versicherungsdatenbanken und Terminplanungstools.
• Dokumentorientiertes BPM verwaltet Einwilligungsformulare, Überweisungen und Abrechnungsunterlagen.

Bildungswesen: Universitäten haben oft Schwierigkeiten, akademische Formulare und Genehmigungen abteilungsübergreifend zu bearbeiten.

• Menschenorientiertes BPM ermöglicht es Studienberaterinnen, Studienberatern und Lehrkräften, akademische Anträge und Genehmigungen zu prüfen.
• Integrationsorientiertes BPM verbindet Studenteninformationssysteme mit Plattformen für das Prüfungsamt und die Finanzverwaltung.
• Dokumentorientiertes BPM unterstützt das Weiterleiten und Archivieren von Leistungsübersichten, Studienplänen und Einsprüchen.

Fertigung: Die Instandhaltung von Anlagen termingerecht zu halten und gleichzeitig Produktionsausfallzeiten zu minimieren, ist eine komplexe Herausforderung.

• Menschenorientiertes BPM ermöglicht es Technikern, dringende Wartungsaufgaben zu eskalieren und Inspektionen zu protokollieren.
• Integrationsorientiertes BPM verknüpft Tools für das Anlagenmanagement mit Produktions- und Planungssystemen.
• Dokumentorientiertes BPM automatisiert den Fluss von Wartungsprotokollen, Sicherheitsprüfungen und Compliance-Berichten.

Einzelhandel: Die Eröffnung neuer Filialen umfasst wiederkehrende Prozesse, die konsistent ausgeführt werden müssen.

• Menschenorientiertes BPM weist Aufgaben lokalen Teams zu und sorgt für Verbindlichkeit.
• Integrationsorientiertes BPM ruft Daten aus Personal-, Finanz- und Gebäudetools für die Echtzeitkoordination ab.
• Dokumentorientiertes BPM bearbeitet Mietverträge, Genehmigungen und Lieferantenverträge von der Einleitung bis zur Ablage.

Anwendungsfälle auf Abteilungsebene

In jeder Branche unterstützt BPM auch gängige abteilungsbezogene Workflows. Diese Anwendungsfälle sind oft der erste Schritt hin zu breiterer Prozessautomatisierung und standardisierten Workflows:

Finanzen: Die Verwaltung der großen Menge an Spesenabrechnungen und Genehmigungen über mehrere Abteilungen hinweg kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein, was die ROI-Nachverfolgung erschwert.

• Menschenorientiertes BPM stellt sicher, dass Führungskräfte hochwertige Ausgaben mit angemessener Kontrolle prüfen und genehmigen.
• Integrationsorientiertes BPM verbindet Finanztools mit HR-Systemen, um Spesenarten, Limits und Rollen von Beschäftigten zu validieren.
• Dokumentorientiertes BPM automatisiert die Erstellung, Weiterleitung und Archivierung von Erstattungsformularen und Belegen.

Personalmanagement: Das Onboarding neuer Beschäftigter in großem Umfang führt oft zu uneinheitlichen Abläufen und Verzögerungen bei der Bereitstellung.

• Menschenorientiertes BPM führt HR-Teams durch schrittweise Onboarding-Workflows mit aufgabenbasierten Rollen.
• Integrationsorientiertes BPM verknüpft Recruiting-, IT- und Payroll-Systeme, um die Einrichtung von Konten und den Systemzugriff auszulösen.
• Dokumentorientiertes BPM verwaltet Angebote, Bestätigungen von Richtlinien und Compliance-Dokumente.

Betrieb: Die Koordination von Lieferkettenaktivitäten umfasst mehrere Teams und Systeme, was zu Verzögerungen oder Bestandsabweichungen führen kann.

• Menschenorientiertes BPM unterstützt Führungskräfte dabei, Lieferantenänderungen oder dringende Bestellungen zu prüfen und zu genehmigen.
• Integrationsorientiertes BPM synchronisiert Bestandsdaten in Echtzeit mit Beschaffungs- und Logistikplattformen.
• Dokumentorientiertes BPM verarbeitet Bestellungen, Versanddokumente und Lieferantenverträge.

Kundenservice: Kundenanliegen schnell zu lösen, ist schwierig, wenn Serviceteams auf getrennte Tools und manuelle Nachverfolgung angewiesen sind.

• Menschenorientiertes BPM weist Supportfällen je nach Verfügbarkeit und Fachwissen Supportkräften zu.
• Integrationsorientiertes BPM führt Daten aus CRM-, Helpdesk- und Wissensdatenbanksystemen zusammen, um die Lösung zu unterstützen.
• Dokumentorientiertes BPM automatisiert die Erstellung von Antwortvorlagen, Serviceberichten und Zufriedenheitsumfragen.

Recht und Compliance: Die Verwaltung von Vertragsfreigaben und Richtlinienänderungen ist zeitkritisch und erfordert eine strenge Nachverfolgung.

• Menschenorientiertes BPM koordiniert rechtliche Prüfungen und Freigaben durch Beteiligte.
• Integrationsorientiertes BPM verbindet Vertragsverwaltungssysteme mit Risiko- und Complianceplattformen.
• Dokumentorientiertes BPM sorgt für Versionskontrolle, Zugriffsverwaltung und sichere Speicherung von Rechtsdokumenten.

Vereinfachen Sie die Verwaltung von Geschäftsprozessen in Ihrer Organisation, indem Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Systeme integrieren und Workflows ohne Programmieraufwand gestalten. Workflow- und Prozessautomatisierungstools in Power Automate beschleunigen den Weg zu höherer betrieblicher Effizienz, gesteigerter Teamproduktivität und besserem ROI-Tracking.

Power Automate enthält außerdem KI-Funktionen, die die Prozessautomatisierung mit intelligenter Entscheidungsfindung und prädiktiven Erkenntnissen verbessern und Ihnen helfen, Innovationen mit KI voranzutreiben, während Workflows im großen Maßstab optimiert werden. Mehr erfahren über Power Automate.