Die Besprechung von morgen – bessere Zusammenarbeit im Team dank KI

Der Beginn des goldenen Zeitalters der KI in der Kommunikation in Unternehmen

Mit dem Aufkommen von KI als der transformativsten Technologie dieser Ära setzen Führungskräfte auf KI und ihre grundlegenden Auswirkungen auf Unternehmen.

KI kann Unternehmen helfen, Kosten zu senken, Kreativität zu fördern, die Produktivität sicher zu steigern und die Fähigkeiten von Personen weiterzuentwickeln, die sie nutzen. Eine aktuelle Studie von Icertis ergab, dass 80 % der Führungsebene erwarten, dass generative KI sich in den nächsten fünf Jahren auf das Geschäftsergebnis auswirkt. Unternehmen nutzen KI bereits für Kreativität, KI im Marketing, KI für Fulfillment und Fertigung sowie KI für den Kundenservice, und dieser Trend wird sich fortsetzen.

Erste Schritte mit KI für Besprechungen

Führungskräfte können bei der Einführung von KI im Arbeitsalltag vor Herausforderungen im Change Management stehen. Ein wirksamer erster Schritt zum Aufbau einer Kultur der KI-Nutzung ist der Einsatz von KI-Tools für persönliche und Onlinebesprechungen.

Niemand möchte in einer Besprechung hängen bleiben, insbesondere wenn es unzureichend geplant, moderiert oder schlimmer noch – unnötig – ist.

Besprechungen, die von KI-Tools unterstützt werden, helfen dabei, Zeit und Ressourcen effizienter zu nutzen und so die Produktivität zu steigern. KI-Besprechungstools übernehmen Routineaufgaben und zeitaufwendige Aufgaben. So bleibt mehr Raum für Zusammenarbeit, Innovation und bessere Ergebnisse.

Bevor wir uns die Vorteile ansehen, mit denen KI-Technologie große und kleine Geschäftsmeetings effektiver machen kann, werfen wir einen Blick darauf, wie sie funktioniert.

So verwenden Sie KI für Besprechungen

KI-Technologien für Geschäftsbesprechungen können dazu beitragen, die Zusammenarbeit und Kommunikation auf verschiedene Weise zu verbessern und messbare Vorteile für Personen und Organisationen zu liefern. Die Hauptfunktion von KI-Besprechungstools ist die intelligente Automatisierung von Routineaufgaben wie:

Besprechungen auf Grundlage der Kalenderverfügbarkeit der Teilnehmenden planen und verschieben
Benachrichtigungen, Erinnerungen und Folgekommunikation senden.
KI für Besprechungsprotokolle verwenden.
Auf Geschäftsdaten zugreifen.
Untertitel und Übersetzungen in Echtzeit bereitstellen.
Ein Transkript erstellen.
Aktionen erstellen.
Aufgaben zuweisen und nachverfolgen.
Relevante Erkenntnisse gewinnen.
Verbesserungen identifizieren.
Erhöhte Sicherheit.

Die Vorteile von KI in Besprechungen nutzen

Besprechungen können eine Quelle für Inspiration, Kreativität und Beiträge sein – manchmal fühlen sie sich aber auch wie monotone Routine an. Teams können mit KI Aufgaben effizienter automatisieren, eine präzise und sichere Aufzeichnung sowie Zusammenfassung der Diskussion erstellen, Einblicke und Verbesserungsvorschläge bereitstellen und Handlungsschritte zuweisen und nachverfolgen.

Führungskräfte können mithilfe von KI-Technologie effektivere Besprechungen moderieren. KI-Besprechungstools können das Besprechungserlebnis für Personen auf greifbare Weise verbessern, indem sie diese Aufgaben übernehmen:

Terminplanung und Agenda verwalten, Notizen machen und Besprechungsdetails protokollieren:

Mehrere Kalender abstimmen, um Termin und Uhrzeit für eine Besprechung festzulegen.
Eine Agenda erstellen.
Einen Raum für Besprechungen vor Ort buchen.
Einen Link für Videokonferenzen erstellen und freigeben.
KI für Besprechungsnotizen verwenden.
Kurze, klare Kommunikation optimieren.
Transkripte und Untertitel in Echtzeit erstellen.
Aktionen zuweisen und nachfassen.

Das Teilnehmendenerlebnis personalisieren:

Unterstützung und Ressourcenvorschläge für jede teilnehmende Person auf Grundlage der jeweiligen Präferenzen anpassen.
Einen Kanal für Feedback einrichten, um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
Besprechungsdetails länder- und sprachübergreifend teilen, um die globale Zusammenarbeit zu unterstützen.
Gesprächsmuster analysieren, um zu verstehen, wie Teams miteinander kommunizieren und Probleme gemeinsam lösen, und Führungskräften so zu helfen, Anliegen schnell zu klären.
Wissenslücken erkennen und personalisierte Lernangebote vorschlagen.
Wissen und Erkenntnisse mit KI für Zusammenarbeit erfassen.

Einen Konsens aufbauen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind:

Präzise Besprechungstranskripte aufbewahren und teilen sowie Muster, Erkenntnisse und Lösungen aufdecken.
Sprecherinnen und Sprecher erkennen und die Stimmung messen, um Hindernisse, Reibungspunkte und Chancen zur Verbesserung des Fortschritts sichtbar zu machen.
Das Verständnis wichtiger Gesprächspunkte und Themen vertiefen, um produktive Zusammenarbeit und zeitnahe Entscheidungen zu unterstützen.

Einen Schutz vor Cyberbedrohungen schaffen:

Besprechungsdaten mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vor Manipulation und Abfangen durch Dritte schützen, mithilfe von „Hilfe“.
Einige Tools bieten biometrische Authentifizierung, um die Identität der Teilnehmenden zu überprüfen.
Den Netzwerkverkehr überwachen, um Anomalien und verdächtige Aktivitäten zu erkennen.
Potenzielle Risiken für die Besprechungsplattform identifizieren.

Sehen wir uns einige der KI-Tools und -Technologien an, die Unternehmen intelligente Besprechungsunterstützung bieten.

Arten von KI-Besprechungstools und -Technologien kennenlernen

Softwareanwendungen, die KI nutzen, um die Produktivität und Effizienz von Besprechungen zu verbessern, haben mehrere Funktionen. Die beliebtesten KI-Besprechungstools nutzen eine Kombination dieser Technologien:

KI-Besprechungstranskription Mit Spracherkennung und Verarbeitung natürlicher Sprache wandeln Transkriptionstools Sprache in Text oder Text in Sprache um, in Echtzeit oder nach dem Meeting. So können Teilnehmende der Besprechung folgen und den Inhalt sowie den Ablauf nachverfolgen, was besonders hilfreich für verspätet hinzukommende Personen oder für Personen ist, die nicht teilnehmen können. KI-Transkription kann nach Sprecherinnen oder Sprecher und Schlüsselwörtern oder Phrasen suchen und Informationen extrahieren, etwa während einer Besprechung erfasste Daten oder Aufgabenpunkte. Transkription ist besonders hilfreich für Teammitglieder mit eingeschränktem Hör- oder Sehvermögen.

KI-Besprechungsplaner Diese Tools nutzen KI, um automatisch auf Grundlage der Kalenderverfügbarkeit der Teilnehmenden den besten Termin für eine Besprechung zu finden. Die Tools können individuelle Einstellungen berücksichtigen und das Erlebnis personalisieren, etwa durch Übersetzungen oder Untertitel bei Bedarf oder auf Wunsch.

KI-Assistenten für virtuelle Besprechungen Diese Tools bieten eine Sammlung von Diensten. KI-Besprechungsassistenten erstellen automatisch Agenden, machen Notizen (wer findet die Idee eines KI-gestützten Notiz-Assistenten nicht gut), fassen wichtige Punkte zusammen, senden Erinnerungen und Folgekommunikation.

KI-Sprachübersetzung in Echtzeit Durch die Verwendung von KI zum Übersetzen von Sprache und Text in mehrere Sprachen ermöglichen diese Tools die kulturübergreifende Kommunikation in Echtzeit, wodurch Sprachbarrieren beseitigt, die Zusammenarbeit geglättet und die Inklusion unterstützt wird.

KI-Besprechungszusammenfassungen und -analysen KI-Tools verwenden Daten aus der Besprechung, um wichtige Themen hervorzuheben, wichtige Probleme zusammenzufassen, Erkenntnisse zu gewinnen, Trends zu analysieren und Verbesserungen zu empfehlen. Tools können die Beteiligung der Teilnehmenden, die Stimmung und die allgemeine Wirksamkeit der Besprechung messen.

KI-gesteuerte Chatbots Als fester Bestandteil einiger KI-Besprechungstools nutzen Chatbots Geräuschunterdrückung und Echounterdrückung, um Hintergrundgeräusche zu beseitigen, die Audioqualität zu verbessern und das Besprechungserlebnis zu optimieren.

KI-Sprachassistenten KI-Sprachassistenten sind nicht nur für die Übersetzung wichtig, sondern unterstützen auch Sprachbefehle. So können Teilnehmende mit der Besprechungsplattform interagieren, ohne eine Tastatur zu verwenden. Diese Funktion kann Menschen mit eingeschränkter Mobilität helfen.

Strategien für eine nahtlose KI-Integration in Besprechungen

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Manche Organisationen und Menschen kommen leichter als andere mit dem Umstieg auf KI-gesteuerte Besprechungen und geschäftliche Kommunikation zurecht.

Ein durchdachter Übergangsplan kann einem Team helfen, den Einsatz von KI in Besprechungen anzunehmen. Das Team von Anfang an einzubinden, Raum für Bedenken zu schaffen und alle Beteiligten auf dem Weg zu informieren, fördert die Akzeptanz enorm.

Hier sind einige wichtige Punkte:

Die Anforderungen von Personen und Organisation bewerten:

Ist das Team bereit, KI einzuführen?
Welche Probleme müssen gelöst werden? Wie kann KI helfen?
Welche Art von Unterstützung macht Teambesprechungen effizienter?
Welche gewünschten Ergebnisse für Menschen, die Organisation und Prozesse sollen erreicht werden?

Darüber nachdenken, wie KI beim Erreichen von Zielen helfen kann:

Gibt es operative und kostenbezogene Ineffizienzen, die behoben werden müssen?
Wie kann KI helfen, diese Probleme zu beheben?
Wie wird der Wert der KI-Verbesserungen gemessen?

Welche Risiken gibt es?

Geschäftliche und branchenspezifische Schwachstellen identifizieren.
Wo können Konflikte auftreten?
Welche Anforderungen und Bedenken gibt es in Bezug auf Compliance und Sicherheit?

Passen Preis und Eignung? Vor der Bereitstellung von Ressourcen Folgendes berücksichtigen:

Wie hoch ist das Budget?
Gibt es KI-Angebote, die im bestehenden Tech Stack aktiviert werden können?
Welche neuen KI-Tools könnten zusätzlich in die aktuelle Technologie eingefügt oder integriert werden?

Die richtigen KI-Besprechungstools recherchieren und auswählen:

Sobald Budget sowie Fähigkeiten und Grenzen des Tech Stack klar sind, können Optionen geprüft werden.
Prüfen Sie Bewertungen anderer Unternehmen mit vergleichbarer Größe, Struktur und Umsatz.
Suchen Sie nach kostenlosen Testversionen, um die Lösung zu testen und intern Zustimmung zu gewinnen, bevor Sie sich festlegen – machen Sie daraus eine Teamaufgabe.
Sind die Tools benutzerfreundlich und einfach zu integrieren?
Wie zuverlässig, skalierbar und sicher sind die Optionen?
Einen Konsens im Team schaffen.

Datenschutz schützen & Trend vermeiden – Stellen Sie Anbietern diese Fragen:

Welche Sicherheits- und Verschlüsselungsmaßnahmen sind implementiert?
Richtlinien für die Weitergabe von Daten an Dritte verstehen.
Welche Daten werden zum Trainieren der KI-Modelle verwendet?
Wie kann Ihre Organisation Trend minimieren, damit Teilnehmende fair behandelt werden?
Welche Schutzmaßnahmen zur Trenderkennung sind vorhanden, um schleichendem Trend vorzubeugen?

Mitarbeitende im Umgang mit dem Tool schulen – dafür sorgen, dass sie sich sicher fühlen

Ein Schulungsplan hilft dabei, sicherzustellen, dass alle wissen, wie das Tool verwendet wird.
Laden Sie dazu ein, Bedenken zu teilen und Fragen zu stellen, um Vertrauen aufzubauen.
Versichern Sie den Personen, dass KI sie unterstützt und nicht ersetzt.
Seien Sie transparent bei den Informationen und Aktivitäten, die nachverfolgt werden, und bei den Gründen dafür.
Erläutern Sie den Datenschutz und wie die Sicherheit gewährleistet wird.

Einrichten von Richtlinien, die Personen dabei helfen, das KI-Besprechungstool effektiv zu nutzen

Vor der Besprechung …

Informieren Sie das Team darüber, wie sich das KI-Tool auf den Besprechungsablauf auswirkt.
Stimmen Sie sich auf den Zweck jeder Besprechung ab – geht es darum, Informationen zu teilen oder Ideen zu sammeln?
Lassen Sie das Tool die Besprechung anhand der Ziele moderieren und leiten.
Überprüfen Sie die von der KI erstellte Agenda, holen Sie Feedback ein und nutzen Sie Ihr Urteilsvermögen für die endgültige Fassung.

Während der Besprechung …

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden die Funktionen des Tools für Nachverfolgung, Feedback und Bewertung verstehen.
Definieren Sie Erwartungen und die Verantwortlichkeiten jeder teilnehmenden Person klar.
Planen Sie Zeit für offene Diskussionen und Zusammenarbeit ein.
Führen Sie die Besprechung mit dem KI-Tool als Leitfaden durch, bleiben Sie dabei aber flexibel und übernehmen Sie die Leitung.

Nach der Besprechung …

Geben Sie dem Tool kontinuierlich Feedback, damit es lernen und sich verbessern kann.
Teilen Sie dem Team Feedback dazu mit, wie es seinen Beitrag und sein Erlebnis verbessern kann.
Verwenden Sie das Tool, um Umfragen, personalisiertes Feedback und Lernangebote zu versenden.
Bewerten Sie die von der KI generierten Besprechungsergebnisse und vergleichen Sie sie mit den erwarteten Ergebnissen.
Nutzen Sie die Analysen und Erkenntnisse der Tools, um die Stärken und Verbesserungspotenziale zu erkennen – für Besprechungen und für das Tool.

Herausforderungen bei KI-gesteuerten Besprechungen meistern

Technologie ist das Herz des modernen Geschäftslebens und bringt Vorteile, Chancen und Herausforderungen mit sich. Zu berücksichtigende Faktoren für Organisationen bei der Bewertung von KI-Besprechungstools sind:

Kosten

Je komplexer, einzigartiger und innovativer die Funktionen sind, desto höher sind die Kosten.
Onboarding und Kundendienst sind entscheidend für einen erfolgreichen Übergang und eine erfolgreiche Akzeptanz.
Die Skalierbarkeit für die Anzahl der Benutzerinnen und Benutzer auf der Plattform sorgt für Flexibilität.
Verstehen Sie die Datenkapazität und wie häufig das Tool verwendet wird.

Datenschutz

Stellen Sie sicher, dass das Tool die Datenschutzgesetze einhält.
Stellen Sie sicher, dass das Tool genaue, hochwertige Daten bereitstellt.
Machen Sie sich mit den Funktionen für Datenerfassung, Verarbeitung, Transparenz und Verantwortlichkeit vertraut.

Technische Integration

KI-Tools benötigen große Datensätze und Speicherkapazität.
Investieren Sie in die Infrastruktur, die erforderlich ist, um das Datenvolumen und die Komplexität zu unterstützen.
Die Interoperabilität des Tools mit dem aktuellen Tech Stack, den Tools und den Anwendungen ist entscheidend.
KI-Tools sind nur so gut wie die Daten, die sie verarbeiten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Daten stets von hoher Qualität sind.
Ermitteln Sie die Anpassungen, die erforderlich sind, um Algorithmen, Datensätze und Modelle zu optimieren.

Voreingenommenheit und Unterscheidung

Sicherstellen, dass das Tool mit vielfältigen Daten trainiert wird.
Seien Sie sich möglicher Diskriminierung oder Bevorzugung bewusst, die bei der Verwendung des Tools auftreten kann.
Das KI-Besprechungstool sollte als aufmerksame Beobachtungsinstanz dienen, um Vorurteile zu erkennen und zu unterbrechen.
Personalisierte Lernempfehlungen können Führungskräften helfen, Verbesserungspläne zu erstellen.
Stellen Sie sicher, dass unfairen, schädlichen oder ungenauen Ergebnissen nachverfolgt, sie überwacht und angefochten werden können.

Ethik und menschliches Urteilsvermögen

Etablieren Sie Richtlinien und Vorgehensweisen für verantwortungsvolle KI und setzen Sie diese konsequent durch.
Ethische und gesellschaftliche Wachsamkeit liegt in der Verantwortung von Menschen, nicht von KI-Tools.
Menschliche und KI-Eingaben immer in Einklang bringen.
Überwachen Sie das Tool kontinuierlich und korrigieren Sie Fehler.

Kulturelle Akzeptanz

Schaffen Sie Vertrauen, dass das KI-Tool zuverlässig, genau und fair ist.
Fördern Sie die Akzeptanz durch effektive Schulungen, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine positive Erfahrung machen.
Geben Sie Zeit, um von der herkömmlichen Kommunikation zu KI-Besprechungen überzugehen.

KI-Lösungen für Onlinebesprechungen

Unternehmen können mit KI-Besprechungslösungen technische Redundanzen beseitigen, Kosten senken und sichere Produktivität steigern und sich so einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. KI-Besprechungstools schaffen mehr Zeit für die Zusammenarbeit im Team, fördern kreative Innovationen und bieten spezialisierte Einblicke. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft AI Business School, um branchenspezifische Hinweise zur Transformation Ihres Unternehmens mit Microsoft AI zu erhalten.

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