Visuelle Tools für alle fünf Phasen des Projektlebenszyklus

Ob die Durchführung gelingt, hängt von einer erfolgreichen Planungsphase ab. Eines der besten visuellen Tools für die Umsetzung komplexer Projekte eignet sich auch hervorragend für die Planungsphase: das Flussdiagramm.  

Mithilfe funktionsübergreifender Flussdiagramme können Projektmanager z. B. genau definieren, wer für das Erreichen bestimmter Meilensteine verantwortlich ist und welche Abhängigkeiten zwischen Aufgaben bestehen. In einigen Projekten arbeiten manche Teams auch an anderen Projektaufgaben mit. Mit Diagrammen lässt sich dies und vieles mehr ganz einfach abbilden.   

Beispielsweise definiert eine „Swim Lane“, wer an einer Aufgabe beteiligt ist, und eine „Phase Box“ stellt die Zeitachse oder den Meilenstein visuell dar. 

Nachdem das Projekt gestartet wurde und sich in der Durchführungsphase befindet, empfiehlt sich ein gemeinsam nutzbares Flussdiagramm, um alle schnell auf denselben Stand zu bringen. Teammitglieder können das Diagramm auch kommentieren und bei Bedarf Kontext oder Ergänzungen hinzufügen. Die anklickbaren Shapes sind erweiterbar, um zusätzliche Informationen anzuzeigen, oder können auch mit externen Daten wie einer Datenbank oder Tabelle verknüpft werden.  

An diesem Punkt nimmt das Projekt Fahrt auf. Es ist aber immer noch wichtig, die einzelnen Aufgaben zu überwachen, damit nichts aus dem Ruder läuft. Einer der Vorteile von Onlinevisualisierungen und datengebundenen Diagrammen besteht darin, dass der Fortschritt auch für andere leicht nachvollziehbar ist – und zwar nicht nur für direkte Projektbeteiligte. 

Diagrammsoftware enthält oft einfache Vorlagen für Statusberichte, mit denen Projektmanager die wesentlichen Punkte herausfiltern und mit Vorgesetzten und externen Kunden oder Beteiligten teilen können. 

Wenn dem gesamten Prozessablauf mehrere Dokumente zugrunde liegen (von der SWOT-Analyse bis zum Flussdiagramm), bleiben Projekte zuverlässig auf Kurs. Auch die schleichende Ausweitung des Projektumfangs kann verhindert werden, indem Sie die ursprünglichen Ziele und Leistungsanforderungen des Projekts im Auge behalten. 

Diagramm- und Automatisierungssoftware arbeiten ebenfalls gut zusammen. Nachdem Sie den Projektablauf abgesteckt haben, können Sie automatische Trigger setzen wie z. B. eine Benachrichtigung nach Abschluss einer Aufgabe. 

Geschafft! Sobald Ihr Team alle Leistungen erbracht hat, ist das Projekt abgeschlossen. In dieser letzten Phase kommt es aber darauf an, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um das Projekt rückblickend zu bewerten. Wenn im gesamten Prozess aussagekräftige Visualisierungen zur Hand sind, zeigt die Rückschau auf einen Blick, was gut und was nicht gut funktioniert hat. 

Auch Nachbesprechungen mit Teammitgliedern und anderen Beteiligten sollten auf der Agenda stehen, um Erfolge und Probleme zu erörtern. Hier kommt mit der Post-Mortem-Projektvorlage ein weiteres Diagrammtool ins Spiel, mit dem Sie während des Meetings Feedback und Ideen zusammentragen.  

Speichern Sie die gesamte Dokumentation an einem zentralen Ort, damit sie als Ressource für Folgeprojekte zur Verfügung steht. 

Die akribische Planung und Dokumentation erscheint manchmal vielleicht übertrieben, aber sie hilft wirklich. Der Einsatz visueller Tools für die Planung, Kommunikation und Überwachung ist eine der sichersten Methoden, um Projekte auf Kurs zu halten und im Budget- und Zeitrahmen umzusetzen.