Begyndervejledning til brug af BPMN i virksomheden
Hvad er BPMN?
Man skal se det, før man tror det. Et billede siger mere end tusind ord. Vis mig det, fortæl mig det ikke. Det er idiomer som disse, der har gjort Business Process Modeling Notation (BPMN) enormt populært på tværs af mange forskellige typer virksomheder, brancher og erhverv. Men hvad er BPMN egentlig, og hvordan fungerer det?
Kort fortalt er BPMN en standardiseret rutediagram metode, der gør det muligt for dig at oprette og dele diagrammer, som er nemme at forstå. Disse diagrammer kan visuelt modellere trinnene i en forretningsproces fra ende til anden.
Eksempel på BPMN-diagram for processen med adresseændring (ovenfor)
Selv om der findes flere metoder til procesmodellering, er BPMN hurtigt blevet de facto-standarden for procesmodellering, og det er der en god grund til.
Hvad er dens funktionaliteter?
En af de største fordele ved BPMN er, at den kan skabe rutediagrammer, som er så enkle eller komplekse, som det er nødvendigt. Det gør det nemt for forretningsinteressenter på alle niveauer – tekniske såvel som ikke-tekniske – at forstå dem.
Det er denne egenskab, der sandsynligvis forklarer BPMN popularitet. En undersøgelse fra 2016 viste, at 64 % af virksomhederne er interesserede i at tage BPMN i brug for at forenkle deres forretningsprocesser. Målet er enkelt for de fleste virksomheder: Spar penge ved at reducere omkostningerne og forbedre produktiviteten.
Hvorfor er det nødvendigt?
Der er meget på spil. Se disse statistikker fra en undersøgelse af virksomheder fra 2018:
- 37 % af de adspurgte rapporterede, at deres organisationer har flere store projekter inden for forretningsprocesser i gang
- 93 % af organisationerne i undersøgelsen arbejder med adskillige projekter til procesforbedring
- 79% sagde, at de brugte processoftwareværktøjer til at modellere de processer, de analyserede og planlagde at ændre
- Derudover var 65 % af de adspurgte enige eller meget enige i, at BPMN-processer og -teknologier har hjulpet deres organisationer med at forbedre effektiviteten, alsidigheden og kundetilfredsheden
- Men størstedelen (52 %) af de adspurgte sagde, at de kun af og til modellerer eller dokumenterer deres virksomhedsprocesser
Ud over at øge effektiviteten omfatter andre relevante motiver for at understøtte arbejde med forretningsprocesser:
- Øget kundetilfredshed
- Forbedring af organisationens reaktionsevne
- Forbedring af forretningskoordinering og -kontrol
- Introduktion af et nyt produkt eller en ny forretningslinje
- Overholdelse af nye bestemmelser
- At reagere på særlige hændelser som en fusion eller opkøb
Fra it, økonomi, forsikring og produktion til uddannelse, telekommunikation, detailhandel, computere og software kan alle virksomheder drage fordel af forbedrede forretnings- eller organisationsprocesser.
Hvordan bruges BPMN?
Målet med BPMN er at give alle et klart overblik over en proces fra start til slut. Det hjælper med at give et visuelt forløb, der kan bygge bro over hullerne og viser rækkefølgen af de forretningsaktiviteter, der skal til for at komme fra den ene ende af en proces til den anden.
Her er nogle få af de fordele, som virksomheder kan opnå ved at bruge BPMN:
- Nemmere kommunikation og samarbejde om at nå et mål
- Enkel visuel fremstilling af trinnene
- Muligheden for at tilpasse ud fra interessenternes roller (f.eks. analytikere, procesdeltagere, ledere, udviklere, eksterne teams og konsulenter)
- Identificering af problemer i processerne, som kan kræve en løsning
- Indsigt i potentielle forbedringsområder
- Tilskynd til resultater i højere kvalitet
Eksempler på procesmodellering
Forretningsorienteret
Mange fagpersoner og organisationer ønsker at modellere en meget overordnet, menneskecentreret proces. I dette tilfælde kræver det mindre indgående kendskab til BPMN at holde sig til en håndfuld symboler, så notationen er enkel. Omvendt kan disse modeller også justeres til at være ekstremt detaljerede for it-interessenter og andre tekniske interessenter.
Her er blot nogle få eksempler på de typer processer, som disse rutediagrammer kan afbilde visuelt:
- Håndtering af klager over kundesamtaler
- Salg af produkter online
- Fremstillingsarbejdsproces
- Behandling af forsikringskrav
- Rutediagrammer til ansættelse af medarbejdere
- Onboardingmetoder
Eksempel på BPMN-proces med gatewaydiagram
Prøv Visio gratis i 1 måned
Når din gratis prøveperiode på én måned udløber, vil du blive opkrævet det gældende abonnementsgebyr. Kræver kreditkort. Du kan annullere når som helst for at stoppe fremtidige opkrævninger.
Teknisk orienteret
Som nævnt tidligere kan du lave diagrammer så detaljerede, som det er nødvendigt. For eksempel ved at afbilde it-fokuserede procesforløb, kode og mere:
- B2B-webtjenester
- Visualisering af udførelsen af kode i et program
- Illustrering af strukturen i et websted eller en app
- Se, hvordan besøgende navigerer på et websted
- Visning af dataflowet i systemer som dataindtastning, processorer og kommunikationsnetværk
I mere komplekse versioner vil du kunne modellere komplekse forretningshændelser, såsom meddelelser, timere, forretningsregler og fejltilstande. Lad os se nærmere på flere af disse mere komplekse versioner af BPMN.
Elementer og symboler i BPMN 2.0
BPMN-notation har fem grundlæggende kategorier af elementer og inden for dem mange forskellige former og symboler. Her er en hurtig oversigt:
Flowobjekter
Disse viser funktionsmåden i en forretningsproces og omfatter:
- Aktiviteter: Arbejde, der udføres, eller opgaver af en person eller et system (vist som et rektangel med afrundede hjørner).
- Hændelser: Det, der sker under en proces: start, mellemtrin og slut (vist som cirkler).
- Gateways: Viser rækkefølgen af flowets vej i en proces (vist som romber). Yderligere oplysninger kan omfatte beslutningspunkter.
Dataobjekter
Disse giver oplysninger om dataene i en proces. Data vises på fire måder:
- Datainput (vist som en side med et hjørne bøjet og en højrepil) er opgaver, der er dataafhængige. De kan ikke komme videre, før bestemte data er indsamlet.
- Dataoutput (vist som en side med et hjørne bøjet og en massiv højrepil) bruges til at vise, når processen genererer data.
- Dataindsamling (vist som en side med et hjørne bøjet med tre massive linjer nederst i midten) er enhver handling til dataindsamling, der kræves i processen (f.eks. en undersøgelse).
- Datalagre (vist som en beholder) bruges som et sted til at samle data, der er opnået fra processen.
Forbindelse af objekter
Disse forbinder flowobjekterne med hinanden eller med andre oplysninger og viser et procesforløb:
- Sekvensflows (vist som en solid pil mod højre) angiver rækkefølgen af de udførte aktiviteter.
- Beskedflows (vist som en stiplet pil mod højre med en cirkel i venstre side) angiver meddelelser og rækkefølgen af flowet mellem deltagerne.
- Tilknytninger (vist som en stiplet linje) linker tekst og artefakter til en hændelse.
Svømmebaner
Dette udtryk repræsenterer pools og baner.
- Pool: "Objektbeholderen" for en enkelt proces.
- Baner: Disse klassificerer aktiviteterne i poolen. Vist horisontalt eller vertikalt opdeler de puljen i sektioner for at vise ansvar og placeringen af hændelser.
Artefakter
Disse giver ekstra detaljer om processen. Der findes to typer artefakter:
- Grupper: Vist som bokse med indhak går disse rundt om en gruppe af elementer for at vise, at de er relaterede.
- Tekstanmærkninger: Det er ganske enkelt noter (indledt med en enkelt venstre klammeparentes), som læserne nemt kan se uden at dykke ned i detaljerne. Kaldes også kommentarer.
Gør BPMN enklere med software
Når du skal oprette dit rutediagram, er der ingen grund til at genopfinde hjulet, især hvis du lige er begyndt med BPMN.
Brug af et softwareværktøj gør det muligt for dig at oprette dine diagrammer hurtigere og gøre din forretningsprocesmodel mere effektiv. Sørg for at vælge software, der gør det muligt for dig at:
- Kom hurtigt i gang med at lave diagrammer ved nemt at oprette professionelle. BPMN-rutediagrammer med færdige skabeloner og eksempler.
- Giv dine diagrammer et professionelt og indbydende udseende med færdige temaer og effekter.
- Udnyt intuitive funktioner som træk og slip, justering og placering samt automatisk forbindelse til at oprette diagrammer mere effektivt.
- Arbejd i et indholdsøkosystem, der leverer det centrale sæt af BPMN 2.0-former og mere til, hvilket omfatter hundredvis af grafisk forskellige symboler.
- Få et supportniveau, der gør det muligt at oprette både grundlæggende BPMN-diagrammer og mere detaljerede diagrammer med undtagelseslogik samt oplysninger om ressourcer, roller, grundlæggende dataflow og kommunikation mellem deltagerne.
- Se efter fejl ved at validere dit diagram ud fra 76 logiske regler, der er relateret til visuel korrekthed baseret på BPMN 2.0-standarden, og få vist en liste over problemer, du kan gennemgå.
- Indlæs dit eget brugerdefinerede sæt af logiske regler, der er relateret til visuel korrekthed.
- Del nemt dit arbejde frit som et sikkert, webbaseret link, en vedhæftet fil, et billede eller en PDF-fil, og besvar kommentarer online.
- Samarbejd med andre ved hjælp af samtidig redigering, kommentering og anmærkning.
- Samarbejd om at redigere diagrammer med dit team for at bevare én enkelt sandhedsversion og minimere versionskonflikter.
- Se, hvem der arbejder på bestemte dele af diagrammet, modtag meddelelser om ændringer, og vælg, hvornår du vil flette disse ændringer ind i en masterfil.
- Integrer dataforbundne diagrammer i Power BI-dashboardet. Denne integration kan hjælpe med at understøtte drifts- og forretningsintelligens, så du bedre kan forstå det samlede billede.
- Automatiser arbejdsprocesser for forretningsprocesser selv, forkort oprettelsesprocessen og giv it mere tid til at fokusere på strategiske initiativer
- Få adgang til diagrammer fra næsten hvor som helst i en browser eller iPad®-app.
Tip til at komme i gang
Fra etablerede ejere af forretningsprocesser til analytikere er der en fordel ved at forenkle dine forretningsprocesser, uanset hvor enkle eller komplekse de måtte være. Hvis oplysningerne virker lidt overvældende, så husk dette: du kan oprette et simpelt BPMN-rutediagram og derefter bygge videre på det derfra.
Hvis du vil se det i praksis, er der masser af skabeloner og vejledningsvideoer, som hjælper dig med at oprette et grundlæggende diagram, og derefter kan du tilføje flere detaljer, efterhånden som du bliver mere fortrolig. Du kan få mere at vide om at bruge BPMN kompatible processer og software med denne trin for trin guide.
Microsoft 365-teamet fokuserer på at dele ressourcer for at hjælpe dig med at starte, drive og skabe vækst i din virksomhed.
Kom i gang med Visio
Visualiser og kommuniker idéer, information og processer fra stort set hvor som helst på enhver ved hjælp af Visio.
Business Insights & Ideas tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.
Følg Microsoft 365