Sådan sender du store filer

Det er frustrerende at se en mail, der returneres eller blokeres på grund af en stor vedhæftet fil, og årsagen er enkel. Internetudbydere og mailudbydere begrænser størrelsen på filer, du kan uploade eller sende, så store mængder data ikke bremser deres tjenester.

Begrænsningen lavere, end de fleste forventer. Outlook og iCloud stopper ved 20 MB. Gmail, Yahoo, ProtonMail and AOL stop at 25 MB. To detaljer gør det reelle loft lavere endnu. Vedhæftede filer i mails kodes til overførsel, hvilket øger deres størrelse, så den største fil, der faktisk kan være der, er ca. 75 % af den angivne grænse, og en grænse på 25 MB rummer en fil på ca. 18 MB. Modtagerens udbyder håndhæver også sin egen grænse, så den laveste af de to grænser afgør, om din besked kommer frem.

Før du vælger en metode, hjælper det at vide, hvor filen er passer ind. Nogle grove tommelfingerregler for de filer, som små virksomheder sender oftest: Et foto fra et telefonkamera fylder nogle få megabyte og er fint som vedhæftet fil, en præsentation med billeder er ofte 10-30 MB og er lige på grænsen, en kort video overskrider grænsen i løbet af det første minut af optagelsen, en design-, CAD- eller rå billedfil fylder som regel hundredvis af megabyte, og en mappe med scannede fakturaer eller kontrakter vokser hurtigt, når du kommer over et par dusin sider.

Den praktiske regel: Alt over ca.18 MB, skal have et link i stedet for en vedhæftet fil, og alt over et par hundrede megabyte, kræver især cloudlager.

Upload filen, og del derefter et link til den. Det er det højeste loft på de fire, op til 250 GB pr. fil, og det fungerer for et enkelt dokument eller en hel mappe. Modtagerne behøver ikke en konto hos lagerudbyderen for at åbne linket. En ting, du skal holde øje med, er tilladelser, når du deler uden for din egen organisation, og derfor er det vigtigt at angive adgang specifikt. Hvis du er ny på området, forklarer cloudlager til små virksomheder, hvordan den underliggende tjeneste fungerer.

Samarbejdsværktøjer kombinerer chat, videomøder og fillager på ét sted, og de er normalt integreret med skylager, så det kræver kun ét trin at sende en fil i en samtale. Det er den hurtigste metode for personer, du allerede arbejder med. Ulempen er, at filer ender spredt på tværs af tråde og er sværere at finde senere.

Disse giver dig mulighed for at uploade en fil og sende et downloadlink, nogle gratis og nogle via abonnement. De er nyttige, når modtageren er uden for dine sædvanlige værktøjer. Kontrollér sikkerhedsprotokollerne, før du bruger en, da disse websteder ofte ikke indeholder robust sikkerhed eller beskyttelse af personlige oplysninger. Brug i stedet din udbyder af cloudlager til alt, hvad der er følsomt.

Hvis du komprimerer en mappe eller opdeler et stort arkiv i flere dele, kan det få en fil under grænsen. Det hjælper dog kun en smule. Video, billeder og PDF-filer er allerede komprimeret, så de bliver næsten ikke mindre. For de fleste mindre virksomheder håndterer linket til skylageret næsten alle tilfælde, og resten afhænger af situationen.

Metoden med cloudlink tager cirka et minut. Først skal du gemme filen i dit cloudlager eller trække den ind i den mappe, hvor den hører til. Vent derefter, til uploaden er færdig, da linket ikke virker, før filen er helt uploadet. For det tredje skal du vælge delingsindstillingen, enten delingsknappen i dokumentet eller et højreklik på filen inden i mappen. For det fjerde skal du angive tilladelserne, før du sender: hvem der kan åbne den, om de kan redigere eller kun få vist, og om linket skal udløbe. For det femte skal du sende linket via mail, chat eller sms.

Nogle mailapps forkorter dette yderligere. Når du vedhæfter en for stor fil i Outlook, får du tilbud om at uploade filen til OneDrive og erstatte den vedhæftede fil med et delingslink, hvilket giver det samme resultat uden at forlade din indbakke. Kontrollér tilladelserne for dette link, hvis modtageren er uden for din organisation.

Det er værd at se et skylager som standardløsningen frem for en nødløsning, og årsagerne rækker langt ud over filstørrelse. Brugervenlighed: Send en mailinvitation eller et direkte link, og modtageren klikker for at åbne den uden at have en konto. Sikkerhed: Filkryptering, overvågning af mistænkelig logon, registrering af ransomware, virusscanning, tofaktorgodkendelse og adgangskodebeskyttede links er indbygget. Tilladelser: Begræns, hvem der kan få vist, kommentere, redigere eller dele igen, fra én person til en gruppe eller alle med linket. Genoprettelse: Hvis en modtager sletter filen, kan du hente den fra papirkurven, og hvis modtageren ændrer den, kan du gendanne en tidligere version.

Sikkerhedskopiering: Filer forbliver sikre, hvis en computer mistes, bliver stjålet eller går ned. Samarbejde: Del én gang, og arbejd sammen i den samme fil med synlige redigeringer, mens de foretages. Mindre lagerplads: Filen optager mindre plads på din enhed og ikke noget af din mailkvote. Omkostninger: De fleste tjenester inkluderer et gratis niveau, så der er ingen grund til at betale for en højere mailgrænse eller et overførselsabonnement. Tilsammen gør det en envejslevering til en delt arbejdskopi, som normalt er det, du ønskede i første omgang.

Når du deler et link, giver du flere adgang, så det er værd at indarbejde nogle vaner. Vores vejledning til at sikre fildeling for små virksomheder går mere i dybden med beskyttelsen bag dem.

Del med navngivne personer i stedet for alle med linket, når filen er følsom. Angiv skrivebeskyttede tilladelser, medmindre modtageren har brug for at redigere. Tilføj en udløbsdato, så linket holder op med at fungere, når projektet er færdigt, og en adgangskode til økonomiske poster, juridiske poster eller kundeposter. Før du uploader noget fortroligt til et websted til gratis overførsel, skal du læse, hvad der står om kryptering og opbevaring, da mange opbevarer filer længere, end du ville antage.

En delt fil er som regel en arbejdsfil, og arbejdet begynder i det øjeblik, linket sendes ud. Det er her, AI-assistance gør sig fortjent til sin plads: Den kan opsummere en lang kontrakt eller rapport, så en kollega ikke behøver at læse 40 sider for at finde ændringen, udarbejde den besked, der skal følge med linket, og holde dig opdateret om, hvad samarbejdspartnere har redigeret, mens du var væk. Filen stopper med at være noget, du har sendt, og bliver noget, teamet bevæger sig gennem sammen.

Afsendelse af store filer er ikke længere et problem i det øjeblik, du stopper med at vedhæfte dem. Flyt filen til skylageret, angiv tilladelserne, så de stemmer overens med, hvem der skal kunne se den, og send linket. OneDrive giver små virksomheder det link sammen med kryptering, versionshistorik og adgang, der udløber, og som gør deling sikker som standard. Kom i gang med OneDrive.