Průvodce používáním BPMN v podnikání pro začátečníky
Co je BPMN?
Lépe jednou vidět než stokrát slyšet. Obrázek vydá za tisíc slov. Ukažte mi to, místo abyste mi o tom vyprávěli. Právě myšlenka, kterou tato rčení vystihují, stojí za velkou oblibou notace pro modelování podnikových procesů (BPMN) v nejrůznějších firmách, odvětvích a profesích. Co přesně ale BPMN je a jak funguje?
Stručně řečeno, BPMN je standardizovaná metoda tvorby vývojových diagramů, která umožňuje vytvářet a sdílet snadno srozumitelné diagramy. Tyto diagramy mohou názorně zachytit jednotlivé kroky podnikového procesu od začátku do konce.
Příklad diagramu procesu změny adresy v notaci BPMN (výše)
Přestože existuje několik metod modelování procesů, BPMN se rychle stala běžně uznávaným standardem, a to z dobrého důvodu.
Jaké má schopnosti?
Jednou z nejvýznamnějších výhod BPMN je možnost vytvářet vývojové diagramy tak jednoduché nebo složité, jak potřebujete. Díky tomu jim snadno porozumí zainteresované strany na všech úrovních firmy, ať už mají technické znalosti, nebo ne.
Právě tato vlastnost pravděpodobně stojí za oblibou BPMN. Průzkum z roku 2016 ukázal, že 64 % firem má zájem zavést BPMN, aby zjednodušily své podnikové procesy. Většina firem sleduje jednoduchý cíl: ušetřit peníze snížením nákladů a zvýšením produktivity.
Proč je BPMN potřeba?
Ve hře je hodně. Podívejte se na následující údaje z průzkumu mezi firmami z roku 2018:
- 37 % respondentů uvedlo, že v jejich organizacích probíhá několik strategických projektů zaměřených na podnikové procesy
- 93 % organizací zapojených do průzkumu pracuje na řadě projektů vylepšování procesů
- 79 % respondentů uvedlo, že k modelování procesů, které analyzují a plánují změnit, používají softwarové nástroje pro práci s procesy
- Kromě toho 65 % dotázaných souhlasilo nebo rozhodně souhlasilo s tím, že procesy a technologie BPMN pomohly jejich organizacím zvýšit efektivitu, všestrannost a spokojenost zákazníků
- Většina respondentů (52 %) však uvedla, že podnikové procesy modelují nebo dokumentují jen příležitostně
Kromě zvýšení efektivity patří mezi další důležité důvody pro podporu práce na podnikových procesech:
- Zvýšení spokojenosti zákazníků
- Zlepšení schopnosti organizace reagovat
- Zlepšení koordinace a řízení firmy
- Uvedení nového produktu nebo vstup do nové oblasti podnikání
- Dodržování nových předpisů
- Reakce na mimořádné události, jako je fúze nebo akvizice
Z lepších podnikových nebo organizačních procesů může těžit každá firma, ať už působí v IT, finančních službách, pojišťovnictví, výrobě, vzdělávání, telekomunikacích, maloobchodu, nebo v oblasti počítačů a softwaru.
Jak se BPMN používá?
Cílem BPMN je poskytnout všem jasný přehled o procesu od začátku do konce. Pomáhá přehledně propojit jednotlivé části procesu a ukázat, které podnikové činnosti je třeba provést a v jakém pořadí, aby proces proběhl od začátku do konce.
Používání BPMN může firmám přinést například tyto výhody:
- Snazší komunikace a spolupráce při dosahování cíle
- Jednoduché a názorné zobrazení jednotlivých kroků
- Možnost přizpůsobit diagramy rolím zainteresovaných stran (například analytiků, účastníků procesu, manažerů, vývojářů, externích týmů a konzultantů)
- Odhalení problémů v procesech, které mohou vyžadovat řešení
- Přehled o tom, co lze zlepšit
- Podpora dosahování kvalitnějších výsledků
Příklady modelování procesů
Zaměření na podnikání
Mnozí odborníci a organizace potřebují zachytit proces zaměřený na lidi jen v základních obrysech. V takovém případě stačí použít několik symbolů, které nevyžadují hlubší znalosti BPMN, takže zápis zůstává jednoduchý. Pro IT specialisty a další technicky zaměřené zainteresované strany lze naopak tyto modely rozpracovat do nejmenších podrobností.
Tyto vývojové diagramy mohou názorně zachytit například následující typy procesů:
- Vyřizování telefonických stížností zákazníků
- Prodej produktů online
- Pracovní postup ve výrobě
- Vyřizování nároků na pojistné plnění
- Vývojové diagramy náboru zaměstnanců
- Postupy začleňování nových zaměstnanců
Příklad diagramu procesu s bránou v notaci BPMN
Vyzkoušejte Visio na 1 měsíc zdarma
Po vypršení platnosti měsíční bezplatné zkušební verze vám bude naúčtováno příslušné předplatné. Vyžaduje se platební karta. Předplatné můžete kdykoli zrušit, abyste se vyhnuli účtování dalších poplatků.
Technické zaměření
Jak už bylo zmíněno, diagramy můžete zpracovat tak podrobně, jak potřebujete. Můžete v nich například znázornit průběh procesů v IT, programování a další činnosti:
- Webové služby B2B
- Znázornění toho, jak se v programu provádí kód
- Zobrazení struktury webu nebo aplikace
- Znázornění toho, jak návštěvníci procházejí web
- Zobrazení toku dat například v systémech pro zadávání dat, procesorech a komunikačních sítích
V propracovanějších modelech můžete zachytit složité podnikové události, například zprávy, časovače, podniková pravidla a chybové stavy. Podívejme se na tyto pokročilejší možnosti BPMN podrobněji.
Prvky a symboly v BPMN 2.0
Notace BPMN má pět základních kategorií prvků, které zahrnují řadu různých obrazců a symbolů. Zde je stručný přehled:
Objekty toku
Znázorňují chování v podnikovém procesu a patří mezi ně:
- Aktivity: Práce nebo úkoly, které vykonává člověk či systém (znázorňují se obdélníkem se zaoblenými rohy).
- Události: To, co se během procesu odehrává. Dělí se na počáteční, průběžné a koncové a znázorňují se kruhy.
- Brány: Znázorňují cestu sekvenčního toku v procesu (zobrazují se jako kosočtverce). Lze doplnit i další podrobnosti, například rozhodovací body.
Datové objekty
Poskytují informace o datech v procesu. Data se znázorňují čtyřmi způsoby:
- Datové vstupy (znázorněné jako list s přehnutým rohem a šipkou doprava) představují úkoly, které závisejí na datech. Dokud nejsou shromážděna potřebná data, nemohou tyto úkoly pokračovat.
- Datové výstupy (znázorněné jako list s přehnutým rohem a plnou šipkou doprava) ukazují, kdy proces vytváří data.
- Shromažďování dat (znázorněné jako list s přehnutým rohem a třemi plnými čárami uprostřed dolního okraje) označuje jakoukoli činnost potřebnou ke shromáždění dat v rámci procesu, například průzkum.
- Datová úložiště (znázorněná jako nádoby) slouží k ukládání dat získaných v průběhu procesu.
Spojovací objekty
Propojují objekty toku mezi sebou nebo s dalšími informacemi a znázorňují průběh procesu:
- Sekvenční toky (znázorněné plnou čarou se šipkou doprava) ukazují pořadí prováděných aktivit.
- Toky zpráv (znázorněné přerušovanou čarou se šipkou doprava a kroužkem na levém konci) zachycují zprávy a pořadí jejich předávání mezi účastníky.
- Asociace (znázorněné tečkovanou čarou) propojují text a artefakty s událostí.
Plavecké dráhy
Tento pojem zahrnuje fondy a dráhy.
- Fond: Kontejner pro jeden proces.
- Dráhy: Člení aktivity uvnitř fondu. Mohou být vodorovné nebo svislé a rozdělují fond na oddíly, které ukazují, kdo za co odpovídá a kde se jednotlivé události odehrávají.
Artefakty
Poskytují další podrobnosti o procesu. Existují dva typy artefaktů:
- Skupiny: Znázorňují se rámečky se zářezy, které ohraničují skupinu prvků a ukazují, že spolu souvisejí.
- Textové anotace: Jednoduché poznámky uvedené levou závorkou, které jsou přímo viditelné, aniž by bylo nutné otevírat podrobnosti. Označují se také jako komentáře.
Usnadněte si práci s BPMN pomocí softwaru
Při tvorbě vývojového diagramu nemusíte znovu vynalézat kolo, zvlášť pokud s BPMN teprve začínáte.
Softwarový nástroj vám umožní vytvářet diagramy rychleji a zvýšit efektivitu modelu podnikového procesu. Vyberte si software, který vám umožní:
- Rychle se pustit do práce a snadno vytvářet profesionální vývojové diagramy BPMN pomocí připravených šablon a ukázek.
- Dodat diagramům profesionální a působivý vzhled pomocí připravených motivů a efektů.
- Využívat intuitivní schopnosti softwaru, jako je přetahování, zarovnávání, umisťování a automatické propojování prvků, a vytvářet tak diagramy efektivněji.
- Pracovat v prostředí, které nabízí základní sadu obrazců BPMN 2.0 i další prvky, celkem stovky graficky odlišných symbolů.
- Vytvářet jednoduché diagramy BPMN i podrobnější diagramy, které zachycují logiku zpracování výjimek, informace o zdrojích a rolích, základní informace o toku dat a informace o komunikaci mezi účastníky.
- Odhalovat chyby ověřením diagramu podle 76 logických pravidel pro správné grafické znázornění, která vycházejí ze standardu BPMN 2.0, a zobrazit seznam zjištěných problémů k posouzení..
- Načíst vlastní sadu logických pravidel pro správné grafické znázornění.
- Volně sdílet svou práci prostřednictvím zabezpečeného webového odkazu, jako přílohu, obrázek nebo PDF a odpovídat na komentáře online.
- Spolupracovat s ostatními pomocí spoluvytváření, komentování a poznámek.
- Upravovat diagramy společně s týmem, aby všichni vycházeli ze stejné platné verze a omezily se konflikty mezi verzemi.
- Sledovat, kdo pracuje na jednotlivých částech diagramu, dostávat oznámení o změnách a rozhodovat, kdy je sloučit do hlavního souboru.
- Integrovat diagramy propojené s daty do řídicího panelu Power BI. Toto propojení může podpořit provozní analýzy a business intelligence, a pomoci vám tak lépe porozumět celkové situaci.
- Svépomocí automatizovat pracovní postupy podnikových procesů, urychlit tak jejich tvorbu a uvolnit IT oddělení čas na strategické iniciativy
- Získat přístup k diagramům téměř odkudkoli prostřednictvím prohlížeče nebo aplikace pro iPad®.
Tipy do začátku
Ze zjednodušení podnikových procesů mohou těžit všichni, od vlastníků procesů v zavedených firmách až po analytiky, ať už jsou tyto procesy jednoduché, nebo složité. Pokud se vám zdá, že je těch informací příliš, pamatujte: můžete začít jednoduchým vývojovým diagramem BPMN a postupně ho rozšiřovat.
Chcete-li vidět, jak to funguje v praxi, máte k dispozici řadu šablon a videonávodů, které vám pomohou vytvořit základní diagram. Jakmile získáte větší jistotu, můžete ho doplnit o další podrobnosti. V tomto podrobném průvodci se dozvíte, jak používat procesy odpovídající standardu BPMN a příslušný software.
Tým Microsoftu 365 se zaměřuje na sdílení zdrojů informací, které vám pomůžou spustit, provozovat a rozvíjet vaše podnikání.
Začněte pracovat se sadou Visio
Díky sadě Visio můžete vizualizovat své nápady, informace a procesy a prezentovat je prakticky odkudkoli a z jakéhokoli zařízení.
Související obsah
Produktivita
Jak vybrat nejefektivnější vývojový diagram
Produktivita
Tipy k mapování síťového diagramu
Produktivita
Jak zvýšit produktivitu pomocí mapování a automatizace procesů
Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.
Sledujte Microsoft 365