Zvyšte svou produktivitu pomocí těchto základních tipů pro aplikaci Outlook

Outlook umožňuje efektivní práci s e-maily, kalendářem, kontakty, úkoly a dalšími funkcemi. Všechno máte na jednom místě. Není tedy divu, že od roku 2017 počet jeho uživatelů na mobilních zařízeních stále roste. Outlook všem těmto uživatelům nabízí mnoho tipů a triků, jak s ním mohou pracovat ještě efektivněji.

Tady je několik způsobů, jak můžete Outlook využít na maximum.

Možná si jako jeden z milionů uživatelů Outlooku myslíte, že už víte, jak využívat všechny jeho možnosti. Pokud se ale chcete dozvědět více, tady je sedm tipů a triků, které možná ještě neznáte.

#1 Outlook s vámi může mluvit

Ve skutečnosti nemluví Outlook, ale Cortana – virtuální asistentka od Microsoftu. Cortana je integrovaná do mobilní aplikace Outlook v rámci funkce Přehrát e-maily. Když si tuto funkci v Outlooku nastavíte, můžete si poslechnout svoje nové e-maily na cestách. A můžete je také spravovat. Se zprávami můžete pracovat pomocí hlasu, nemusíte používat ruce – můžete je označit jako nepřečtené, označit je příznakem, odstranit je nebo na ně odpovědět.

A co víc, Cortana jenom nečte e-maily. Pomáhá vám také (mužským nebo ženským hlasem podle vašeho výběru) vše uspořádat. Funkce AI vás informují o změnách událostí, a dokonce v kalendáři identifikují konflikty časového plánu. Podívejte se, jak to funguje.

#2 Používejte funkci Prioritní doručená pošta

Procházení nepřehledné doručené pošty může být velmi náročné – zejména na telefonu. Pomocí funkce Prioritní doručená pošta můžete v e-mailu snadněji a rychleji najít to, co potřebujete. Můžete si vytvořit dvě složky doručené pošty – Prioritní doručená pošta a Další. Můžete mezi nimi snadno přepínat posunutím tlačítka v horní části doručené pošty.

Outlook seřadí vaše e-maily za vás a přesune důležité zprávy do složky Prioritní doručená pošta a ostatní e-maily, například nevyžádanou poštu, do složky Další. Klasifikaci zpráv můžete snadno změnit tak, že je přesunete z jedné části doručené pošty do druhé. Pokud chcete, aby se komunikace od určitého odesílatele vždy zobrazovala na konkrétním místě, můžete vybrat možnost Vždycky přesouvat do složky Prioritní (nebo naopak).

A navíc – čím déle funkci Prioritní doručená pošta používáte, tím efektivněji funguje. Věnuje pozornost tomu, jak řadíte poštu, aby mohla lépe klasifikovat příchozí zprávy a pomáhala vám zaměřit se na to, co je důležité.

#3 Sdílejte kalendáře

Zdokonalený Outlook vám zpříjemní život

Vyzkoušejte inteligentní způsob, jak získat přehled o všech novinkách v doručené poště. Funkce Přehrát e-maily v Outlooku pro iOS vám zajistí více volného času.

Začínáme

Všichni víme, kolik času se promarní na schůzkách. Když se v organizaci snažíte tento problém vyřešit, Outlook vám pomůže omezit neefektivní pokusy o plánování dalších schůzek.

Můžete využít sdílené kalendáře v Outlooku – přejděte do nastavení kalendáře a vyberte osoby, se kterými ho chcete sdílet, například kolegy nebo přátele. Můžete barevně odlišit různé týmy a spravovat oprávnění pro osoby, se kterými kalendář sdílíte – mohou mít oprávnění jenom k zobrazení, k úpravám nebo ke správě vašeho kalendáře (pomocí delegáta). Můžete si také vybrat, jaké podrobnosti chcete sdílet – vše, jenom názvy a místa nebo jenom informace o tom, kdy nemáte čas.

#4 Využívejte Pomocníka pro plánování

Když sdílíte kalendáře, můžete použít Pomocníka pro plánování na mobilním zařízení, abyste si nemuseli kvůli domlouvání termínu schůzky posílat e-maily tam a zpátky. Vytvořte v kalendáři událost a přidejte osoby, které chcete pozvat. Potom pomocí funkce pro výběr času Pomocníka plánování přetáhněte událost v kalendáři na místo, kde se barva změní na zelenou. To znamená, že jsou všichni k dispozici. Zarezervujte si tento termín.

#5 Můžete někoho zmínit, abyste upoutali jeho pozornost

Když s někým pracujeme společně v kanceláři, můžeme říct :„Ahoj Jano!“ Když Janu oslovíte jménem, zvedne hlavu od své práce a podívá se na vás. Totéž můžete udělat ze svého telefonu pomocí @zmínek v Outlooku. Když se v e-mailové zprávě objeví zmínka @Jana, osoba, která e-mail dostane, uvidí, že byla pozvána do konverzace.

A ještě lepší funkcí je to, že když jiné osoby použijí @zmínku o vás, ve složce doručené pošty se zobrazí relevantní věty kolem @zmínky přímo ve fragmentu zprávy. Tato funkce vám umožní rychle se zorientovat v tom, čemu máte věnovat pozornost.

#6 Přizpůsobte si možnosti potáhnutí prstem

V seznamovací aplikaci potáhnutím prstem doleva nebo doprava hlasujete o svém potenciálním partnerovi. V doručené poště v Outlooku se můžete rozhodovat podobně. Otevřete nastavení v mobilní aplikaci Outlook a vyberte Možnosti potáhnutí prstem. Potáhnutí prstem doprava nebo doleva můžete přiřadit některé z mnoha preferovaných akcí:

Odstranit
Označit jako přečtené
Označit jako nepřečtené
Označit příznakem
Archivovat

#7 Používejte možnost Nerušit

Když neustále kontrolujeme e-mail, můžeme se cítit jako laboratorní krysy. Stiskneme malé tlačítko, abychom získali jako odměnu novou zprávu. To ale ruší naši pozornost. Můžete využívat funkci Nerušit v Outlooku, abyste se mohli soustředit na to, co je v danou chvíli důležité. Když si vypnete oznámení z aplikací, můžete svoji pozornost zaměřit na schůzku nebo dokument, který potřebujete dokončit.

Funkci Nerušit si také můžete nastavit tak, aby se zapínala každé odpoledne, než opustíte práci. Můžete tak získat nerušený čas, který vám pomůže si vše uspořádat a připravit se na další den. V případě potřeby můžete také zahájit načasovanou relaci Nerušit, která začne hned.

Zůstaňte v kontaktu a udržte si přehled na cestách

Přetížení doručené pošty je skutečný problém. Mobilní aplikace Outlook vám usnadní komunikaci a pomůže vše uspořádat i na cestách. Teď můžete s pomocí Cortany a dalších tipů a triků v Outlooku získat kontrolu nad svou osobní i pracovní komunikací a závazky.

Tým Microsoftu 365 se zaměřuje na sdílení zdrojů informací, které vám pomůžou spustit, provozovat a rozvíjet vaše podnikání.

SOUVISEJÍCÍ PRODUKTY
Microsoft 365

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit hned

Související obsah

Produktivita

10 tipů, jak používat cloudové úložiště na telefonu

Další informace

Produktivita

Pět způsobů spolupráce se vzdáleným marketingovým týmem

Další informace

Produktivita

Nejlepší tipy pro produktivní práci ve vzdálené nebo mobilní kanceláři

Další informace

^{Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.}

Zvyšte svou produktivitu pomocí těchto základních tipů pro aplikaci Outlook

#1 Outlook s vámi může mluvit

#2 Používejte funkci Prioritní doručená pošta

#3 Sdílejte kalendáře

Zdokonalený Outlook vám zpříjemní život

#4 Využívejte Pomocníka pro plánování

#5 Můžete někoho zmínit, abyste upoutali jeho pozornost

#6 Přizpůsobte si možnosti potáhnutí prstem

#7 Používejte možnost Nerušit

Zůstaňte v kontaktu a udržte si přehled na cestách

Začínáme s Microsoftem 365

Související obsah

10 tipů, jak používat cloudové úložiště na telefonu

Pět způsobů spolupráce se vzdáleným marketingovým týmem

Nejlepší tipy pro produktivní práci ve vzdálené nebo mobilní kanceláři

Sledujte Microsoft 365