Správa projektů: tradiční, iterativní nebo hybridní?

Stejně jako většina projektových manažerů (a organizací) se nejspíš i vy potýkáte s otázkou, jaký přístup k realizaci projektů zvolit. Většina z nás si uvědomuje, že tradiční přístupy úspěšnou realizaci nezaručují, a proto neustále hledáme lepší cestu.

Agilní neboli iterativní metody vývoje se v posledních letech těší značné pozornosti a jsou vnímány jako výrazný krok vpřed, který přispívá k úspěšnější realizaci projektů. Stejně jako většina dnešních organizací si proto nejspíš i ta vaše klade otázku, kde a jak lze agilní či iterativní metody vývoje nejlépe využít ke zlepšení včasnosti i úspěšnosti realizace projektů.

Stručně řečeno, při iterativním vývoji se funkce projektu plánují, vyvíjejí a implementují po menších částech neboli iteracích. Klíčem k úspěšné iterativní realizaci je, že každá taková část v podstatě funguje jako menší samostatný projekt v rámci projektu jako celku. U každé takové iterace lze díky tomu lépe naplánovat úsilí potřebné k její realizaci během dvou týdnů, než když plánujete na dva roky dopředu. A protože plánujeme po dvoutýdenních úsecích, můžeme plán na další dva týdny snadno přizpůsobit všem zjištěným změnám.

Případová studie: agilní versus tradiční přístup

Teď se na chvíli zastavme u příkladu z běžného života, ve kterém se agilní přístup osvědčil lépe než tradiční plán.

Představme si, že plánujeme aktivity na celý den. To je náš projekt. Stejně jako u velkého projektu je i tady spousta nejistoty a rizik. Nevíme, co se stane po obědě a jak to může ovlivnit náš plán, ale tradiční přístup velí vytvořit podrobný plán toho, co budeme dělat každou hodinu, od vstávání v šest ráno až po ulehnutí do postele v jedenáct večer.

V devět už jsme oproti plánu ve skluzu, protože nás cestou do práce zdržela doprava. V deset nás svolají na mimořádnou poradu a v poledne je jediným splněným úkolem dne cesta do kanceláře, a i tu jsme zvládli se zpožděním.

Teď k témuž dni přistupme jako k agilnímu projektu, ve kterém plánujeme pouze následující iteraci: připravit se a vyrazit z domu (scénáře tedy jsou: sprcha, snídaně a vypravení dětí do školy). To všechno jsme úspěšně zvládli včas a v rámci rozpočtu.

S jistotou tedy můžeme naplánovat další iteraci, kterou je cesta do kanceláře (autem na autobusové nádraží, příměstským vlakem na nádraží a odtud městským autobusem do kanceláře).

Tentokrát se to nepovede úplně hladce: první scénář (cesta autem na autobusové nádraží) zkomplikuje doprava, takže uživatelský scénář změníme na cestu autem přímo do kanceláře a dohodneme se, že zbývající dva scénáře můžeme z plánu iterace vyřadit. Po příjezdu naplánujeme další iteraci. Uprostřed plánovacího cyklu ale přibude nový scénář (mimořádná porada), který zabere celou následující iteraci.

Nakonec se po obědě situace uklidní a můžeme se podívat na backlog a pustit se do úkolů s nejvyšší prioritou. Během odpoledne úspěšně dokončíme dvě iterace zaměřené na položky s nejvyšší prioritou.

Kdybychom se drželi tradičního plánu, tyto položky s nejvyšší prioritou bychom nikdy nedokončili, protože kvůli skluzu způsobenému cestou do kanceláře byly přesunuty na další den.

Jaký přístup je nejlepší: agilní, tradiční, nebo hybridní?

Právě flexibilita a schopnost přizpůsobovat se měnícím se obchodním potřebám patří k největším přednostem agilních či iterativních metod a jsou důvodem, proč je zavádí tolik organizací. Je ale vaše organizace skutečně připravená vsadit všechno na agilní přístup? Z mé zkušenosti vyplývá, že úplnému přechodu na agilní přístup často brání řada překážek, zejména pevně zavedené zásady organizace, které s agilními přístupy nebývají zcela slučitelné.

Důležité jsou například zásady, které před schválením projektu vyžadují pevně stanovený rozpočet, vyčíslení očekávaných přínosů a cílové datum, i když s agilním přístupem se příliš neslučují. Stejně tak je nezbytné dodržovat zásady organizace pro implementaci, aby nedošlo k narušení stávajícího provozu, přestože ani to rozhodně není agilní.

Řada organizací proto řeší, jak zachovat některé klíčové „tradiční procesy“ a zároveň se přizpůsobit iterativním metodám. Řešením je hybridní model realizace. Některé části projektu lze realizovat pomocí tradičních metod řízení, zatímco u jiných lze postupovat iterativně.

Hybridní model realizace

Nejběžnější hybridní model, se kterým jsem se setkal, využívá tradiční zahájení a plánování projektu, po nichž následuje série iterací prokládaných tradičními implementačními aktivitami potřebnými k vydání. Poté přichází další série iterací a další tradiční implementace.

V tomto modelu vytvářím tradiční strukturovaný rozpis prací (WBS) založený na výstupech, který určuje hlavní výstupy potřebné ke schválení projektu v organizaci, jako jsou Zakládací listina projektu, Plán správy projektu a Rozpočet projektu.

Tyto počáteční výstupy lze vytvořit a řídit tradičními metodami a vedení tak doložit, že projekt má své opodstatnění a že se do něj vyplatí investovat zdroje a prostředky.

Po schválení projektu lze přejít k iterativnímu přístupu, při kterém se udržuje backlog scénářů a scénáře s nejvyšší prioritou se vybírají a plně rozpracovávají v následující iteraci. Pohled na projekt se mění z tradičního Ganttova diagramu na interaktivní panel s funkcí přetažení, který umožňuje dynamicky přiřazovat scénáře k jednotlivým iteracím.

Vlastník produktu může kdykoli, často i každý den, přidávat, odstraňovat a měnit scénáře v backlogu tak, aby odpovídaly měnícím se obchodním potřebám.

Na konci každé iterace se zastavíme, zpětně vyhodnotíme úspěchy i neúspěchy a provedeme změny potřebné ke zlepšení. Poté, a to je nejdůležitější, projdeme produktový backlog a vybereme nejdůležitější scénáře jako kandidáty pro další iteraci. Díky tomuto přístupu se projekt vždy zaměřuje na nejvhodnější práci s nejvyšší hodnotou.

V každé iteraci může tým využívat agilní principy, například každodenní porady, a probírat stav scénářů naplánovaných pro aktuální iteraci. Tým tak má plnou kontrolu nad prací dokončenou v rámci jednotlivých iterací a zároveň zajišťuje, že informace o celém projektu zůstávají aktuální a jsou k dispozici pro podnikové reportování s ohledem na kapacitu zdrojů a stav portfolia a programu.

Jedním z klíčových principů agilního přístupu je zavádět výsledné řešení postupně v podobě menších vydání. Díky tomu lze předběžné funkce využít k dosažení části očekávaných obchodních přínosů co nejdříve.

Další výhodou je možnost řešení včas ověřit a případné úpravy pak snadno zohlednit ve zbývajících scénářích v produktovém backlogu. Jakmile je tedy v jednotlivých iteracích dokončen dostatečný počet scénářů s vysokou prioritou, projekt se vrátí k tradičnímu cyklu a provedou se standardní implementační úlohy vyžadované organizací.

Vyzkoušet Microsoft Project zdarma

Vyzkoušejte si Microsoft Project na jeden měsíc zdarma

Jak na to

Tyto aktivity související s vydáním a implementací se budou plánovat a řídit tradičními přístupy, aby se při zavádění nových projektů dodržovaly stanovené procesy a minimalizoval se případný dopad na stávající provoz.

Po dokončení prvního vydání se projekt vrátí k agilním přístupům a zahájí další sérii iterací, ve kterých bude pokračovat vývoj zbývajících scénářů.

Tento „fázový“ způsob kombinování agilních a tradičních přístupů je sice nejběžnější, jednotlivé přístupy ale můžete kombinovat podle konkrétních požadavků na realizaci projektu. Například jsem řídil projekt, který při zavádění nového produktu do silně regulovaného odvětví vyžadoval mimořádně vysokou míru dodržování předpisů a ověřování. Většina projektu proto byla plánována a řízena tradičními metodami.

V projektu však byla i část zaměřená na business intelligence, ve které moje společnost zpracovávala obrovské množství dat o výkonu generovaných systémem. Pro tuto část byl nejvhodnější agilní přístup. U BI části projektu, která probíhala souběžně s tradičně řízenými pracemi, jsme vybírali scénáře s nejvyšší prioritou, které bylo možné dokončit během třítýdenního sprintu, a dokončili jednu iteraci.

Vzhledem k tomu, že řada těchto scénářů měla průzkumný charakter, často jsme vytvářeli nové scénáře buď pro další zkoumání, nebo pro vytvoření konkrétních sestav o výkonu. Ty jsme jednoduše přidali do backlogu k posouzení v dalším sprintu.

Díky tomuto přístupu jsem měl pro celý projekt jediný harmonogram, který zajišťoval splnění všech požadovaných kroků v oblasti vytváření sestav a dodržování předpisů a zároveň umožňoval mimořádně flexibilní přístup k vývoji neregulované části projektu zaměřené na obchodní sestavy.

Díky tomu, že byly všechny práce zahrnuté do jediného harmonogramu, jsem měl ucelený přehled o všem, co se v projektu dělo:

Okamžitě jsem měl k dispozici informace potřebné k přidělování zdrojů nejvhodnějším úkolům, ať už řízeným tradičně, nebo agilně.

Měl jsem také možnost vytvářet propracované týdenní a měsíční sestavy o stavu projektu.

Agilní přístup je mimořádně účinný způsob realizace projektů, který by měl přinést významné výhody celkovému souboru nástrojů vaší organizace pro realizaci projektů. Lze ho využít samostatně, jako součást fázového přístupu k realizaci nebo ho začlenit do hybridního modelu realizace.

Klíčové je zavést takové agilní principy, které vaší organizaci pomůžou úspěšně realizovat projekty, a zároveň zachovat tradiční procesy, díky nimž byla vaše organizace dosud úspěšná.

Steve Caseley má více než 35 let zkušeností s Microsoft Projectem a aktivně ho používá už od jeho první verze. Je editorem několika knih o Microsoft Projectu a osvědčených postupech při správě projektů. Působí jako hlavní konzultant ve společnosti Sensei Project Solutions, kde pomáhá velkým organizacím dosahovat vynikajících výsledků při realizaci projektů s využitím sady nástrojů Microsoft Project Portfolio Management (PPM).

SOUVISEJÍCÍ PRODUKTY
Office 365

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit hned

Související obsah

Řízení firmy

Proč manažeři z vedení firmy nenávidí projektové manažery?

Další informace

Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.