Как да използвате решение за канбан, за да управлявате задачите на екипа си

Жена с раирана риза и очила, работещи на лаптоп.

Когато става въпрос за ежедневното управление на задачите за екипите, таблото за канбан е прост и мощен инструмент, който може да окаже голямо въздействие върху продуктивността, ефективността и резултатите.

Популяризирано за първи път през 40-те години на миналия век от Toyota в Япония, решението „канбан“ има дълга история на използване на физически табла за визуализиране на потенциални затруднения и за управление и подобряване на работния поток. Днес също така е лесно да създавате цифрови табла с помощта на софтуер за управление на задачи, който предлага много удобни функции и персонализация, които да ви помогнат да спестите време и да автоматизирате процесите.

Методът „канбан“ придоби популярност сред много ИТ фирми, които следват гъвкавия подход към управлението на проекти и разработването на софтуер, като използват итеративни работни последователности, известни също като спринтове. Фирми от всякакъв мащаб във всеки отрасъл обаче могат да се възползват от работата с табла за канбан за управление на ежедневните задачи.

Решение Канбан

Канбан, което означава „билборд“ или „табела“ на японски език, използва табла, за да организира отделни задачи в колони, като ви помага да се съсредоточите върху текуща работа, без да губите перспективата за по-големите проекти.

По принцип таблото за канбан включва два основни елемента: карти, които представляват задачи; и колони, които илюстрират задачите на различни етапи на даден проект. Колоните обикновено са разделени на три части – „За изпълнение“, „В ход“ и „Готово“. Или ако работите по конкретен проект, като например създаване на нова софтуерна програма, можете да дадете име на колоните „Проектиране“, „Разработване“ и „Тестване“.

Картите за задачи, които обикновено съдържат контролни списъци, възложени задачи и етикети, се разпределят между трите колони. С напредването на задачите картите се преместват по таблото от ляво надясно, което ви помага да визуализирате състоянието им в работния поток – от „За изпълнение“ до „Готово“.

Независимо дали физически или цифров, процесът Канбан насърчава сътрудничеството в екип и продуктивността, като помага на всички да разберат как техните индивидуални усилия допринасят за проекта. Някои екипи организират ежедневните работни събрания около табло за канбан, за да дават актуализации на състоянието, да получават обратна връзка и да наблюдават тенденциите.

За да се счита за правилно таблото за канбан, вашето табло трябва да има ограничен брой елементи на задачи, за да се гарантира, че не работите над капацитета си. Канбан също така ви помага непрекъснато да следите работния поток, за да избегнете проблемни места, което позволява на вашия екип да маркира елементите, които се натрупват в дадена колона по-бързо, отколкото я напускат.

Физически табла за канбан

Физическите табла за канбан са чудесни за екипи, които са нови в концепцията за канбан. Тези табла са лесни за четене и управление, не изискват интернет връзка, а за междуфункционални екипи, които работят съвместно по един и същ проект, могат да увеличат ангажираността и комуникацията на работното място.

Те обаче обикновено не са идеални за задачи, които изискват по-задълбочени описания и основна информация. Физическата карта може да побере определено съдържание, докато цифровите табла могат да съхраняват неограничен брой бележки и коментари с нарастването на работното ви натоварване .

Освен това физическите табла са по-малко гъвкави, когато става въпрос за проследяване на времето на задачите и спазването на конкретни срокове. Цифровите табла предлагат персонализируеми опции за отчитане за бърза оценка на напредъка и хронологични данни за производителността.

И накрая, ако работите с отдалечени екипи, които рядко са в офиса, е почти невъзможно да използвате физическо табло за канбан ефективно. Цифровото табло позволява на вашия екип достъп до системата за управление на задачите по всяко време и от всяко устройство.

Мъж, който работи на лаптопа си на маса.

Просто управление на проекти.

Всеки управлява проекти. Microsoft Project ви дава силата и простотата да се справите успешно с всеки проект.

Научете повече.

Цифрови табла за канбан

Ако сте решили, че физическо табло, пълно с цветни бележки, вече не работи, инвестирането в софтуер за управление на задачи, който използва принципите и визуалните концепции на метода „канбан“, може да е правилната опция за вашия екип. Освен това една цифрова опция предлага много ползи, които физическите табла не могат да предоставят, като например визуализация на данни, прикачени файлове и хронология на картите.

В търсенето на решение с функционалност за канбан потърсете такова, което ви помага да създавате богати на съдържание карти на задачи, включително контролни списъци, етикети и конкретни крайни срокове. То също така трябва да се синхронизира с програмите , които използвате често, което ви позволява да прикачвате текстови документи, електронни таблици и презентации към всяка карта. По този начин вашият екип ще има достъп до всички необходими данни на едно място, без да се налага да сменяте приложенията.

За да ви помогне да продължите да премествате задачите си в тази колона „Готово“, също така помислете за софтуер, който може автоматично да трансформира състоянието на задачите в кръгови и стълбовидна диаграми. Това ще ви помогне бързо да получите представа кои задачи се следят – и кои не. Например ще можете да правите корекции и да възлагате повторно задачи, ако видите, че някой от членовете на екипа ви редовно пропуска сроковете си.

И накрая, тъй като все повече фирми преминават към виртуалната работна сила, помислете за базирани в облака диспечери на задачи, които да ви помагат да бъдете в крак със своите списъци със задачи от всяко място и на всяко устройство.

Предимства на използването на решение за канбан

Таблата за канбан предоставят солидна основа за организиране на вашите задачи по съгласуван и структуриран начин. Те са особено привлекателни за хората, които се идентифицират като „хора, които се учат визуално“, и предпочитат да използват диаграми , графики и други изображения, за да интерпретират и работят с информация.

Направени правилно, таблата за канбан опростяват работния поток и намаляват прекъсванията, които възникват неминуемо по време на проекти и задачи. Това е така, защото всички членове на екипа са фокусирани върху доставянето на работата в съгласуван ритъм. Таблата за канбан могат да покажат кога определена задача задържа проект, което улеснява промяната на курса, ако е необходимо.

В крайна сметка таблата за канбан се фокусират върху повишаване на ефективността, като гарантират, че членовете на екипа няма да хабят време в ненужни задачи; а по-скоро всяка задача служи за изпълнение на по-голяма цел. В резултат на това канбан има възможността значително да подобри продуктивността при изпълнение на задачи в екип.

Заключение

Една от най-популярните мантри на модерното работно място е „Спри да започваш и започни да завършваш“. Решението за канбан е за фокусиране върху завършването на задачите.

Ако вашият екип продължава да не успява да завършва задачите, сега е идеалният момент да изпробвате метода „канбан“. Може да е необходимо известно време, за да настроите таблото си и да развиете процеса до съвършенство, но с решителност и поглед към непрекъснатото подобрение вие и вашият екип имате по-продуктивни дни занапред.

Научете повече за софтуера за управление на задачи въз основа на метода „канбан“.

Екипът на Microsoft 365 се фокусира върху споделянето на ресурси, за да ви помогне да започнете, да управлявате и развивате бизнеса си.

СВЪРЗАНИ ПРОДУКТИ
Microsoft Planner
Microsoft Project

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега

Свързано съдържание

Бизнес технологии

Защо видеоконферентната връзка е от съществено значение за вашия бизнес: 10 основни предимства

Прочетете още

Управление на моята фирма

8 начина да управлявате отдалечени екипи и да дишате по-леко

Прочетете още

Управление на моята фирма

Как да използвате днешния Scrum

Прочетете още

Управление на моята фирма

Как управлението на задачите може да помогне на екипите ви да преминат към хибридно работно място

Прочетете още

^{„Бизнес прозрения и идеи“ не представляват професионални съвети в областта на данъчното облагане или финансите. Трябва да се свържете със своя данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.}

Как да използвате решение за канбан, за да управлявате задачите на екипа си

Решение Канбан

Физически табла за канбан

Просто управление на проекти.

Цифрови табла за канбан

Предимства на използването на решение за канбан

Заключение

Първи стъпки с Microsoft 365

Свързано съдържание

Защо видеоконферентната връзка е от съществено значение за вашия бизнес: 10 основни предимства

8 начина да управлявате отдалечени екипи и да дишате по-леко

Как да използвате днешния Scrum

Как управлението на задачите може да помогне на екипите ви да преминат към хибридно работно място

Следвайте Microsoft 365