Хибридният начин на работа се превърна в стандарт за милиони хора. Много хора възприеха един или повече дни седмично да работят от дома, което им дава повече време за хобита, за наваксване със съня или за общуване със семейството и приятелите – вместо да седят в задръствания. Добрата новина е, че тази по-голяма гъвкавост не е повлияла на продуктивността. Според „Индекс на Microsoft за тенденциите в работата“ 87 процента от служителите, използващи хибриден начин на работа, казват, че са продуктивни на работното място, а показателите за продуктивност в Microsoft 365 продължават да се повишават1.
21 съвета за работа от дома
Как да работите от вкъщи
Но това не означава, че да се работи от вкъщи е лесно. За много хора може да е трудно да останат свързани с фирмената култура. А без ясни граници работата може да започне да навлиза в личния живот на служителите. Грижете се за себе си и запазете концентрацията си с помощта на следните съвети за работа от дома. Ето вашето изчерпателно ръководство за 20 добри практики при дистанционна работа, които ще ви помогнат да работите по най-добрия начин, дори ако работите от кухненската маса.
1. Изберете място за работа
Ако работите навсякъде, няма да можете да се отпуснете никъде. Изберете работно място у дома, дори ако то е в някой ъгъл на кухнята ви. Физическото разграничаване между мястото, където работите и релаксирате, ще ви помогне да преминете в професионален режим през работно време и да се съсредоточите върху личните взаимоотношения, домашната работа и други дейности по-късно.
2. Придържайте се към график
Определете „работно време“ за домашния си офис, за да не се окаже, че работите цяла нощ. Не е задължително графикът ви да е от 9:00 до 17:00 ч. – просто изберете редовни часове и ги спазвайте. Създаването на такъв режим, подобно на обособяването на работно място у дома, ще подсказва на мозъка ви, че е време за работа или почивка. Това също помага на семейството ви да знае кога може да очаква да сте на разположение.
3. Осигурете си необходимите инструменти
Ако се чудите как да работите ефективно и продуктивно от дома, подходящите принадлежности са от голямо значение. Ето какво ви трябва:
- Компютър, клавиатура, мишка и допълнителен монитор (опционално, но полезно).
- Софтуер за видеоконференции и групов чат.
- Онлайн място за съхранение в облака за отдалечен достъп до файловете.
- Слушалки тип „тапи“, слушалки с потискане на шума или слушалки с микрофон.
- Удобен, поддържащ гърба стол за бюро.
- Добро осветление, както за ваше удобство, така и за всеки, който провежда видеоразговор с вас.
- Други офис принадлежности, например бутилка за вода, чаша за кафе, салфетки, ножици, опаковъчна лента, химикал и хартия, както и лични сувенири.
4. Вземайте душ и се обличайте
„Защо да се обличам, ако никога не се срещам с никого?“ Изкушаващо е да пренебрегнете хигиената и грижата за външния си вид, докато работите дистанционно, но това влияе на начина, по който се чувствате, а не само на начина, по който изглеждате. Сутрешният душ може да ви помогне да се чувствате по-свежи, отколкото ако просто се събудите и отворите лаптопа си. Грижата за външния ви вид показва, че цените себе си и заслужавате внимание. Дори никой да не ви вижда, ще се чувствате уверени и ще сте готови за всякакви внезапни видеоразговори.
5. Заредете кухнята си с продукти
Помните ли офис кухнята с безплатните закуски и елегантната еспресо машина? Време е да инвестирате в собствените си. Вземете си добър електрически чайник или кафемашина и се запасете с любимите си напитки. Научете се да приготвяте любимата си напитка и напълнете килера си със закуски и лакомства. Така ще имате всичко необходимо, за да започнете деня си по най-добрия начин.
6. Задайте подходящо ниво на шума
Едно от предимствата на работата от дома е, че няма разговорливи колеги или други офис разсейващи фактори. Решете дали се наслаждавате на тишината, или имате нужда от фонов шум или музика, която да ви помогне да се съсредоточите. Ако у дома има шумни деца и домашни любимци, използвайте устройство за фонов шум или помислете за инвестиция в слушалки с потискане на шума.
7. Задайте указания за семейството
За децата това, че ви виждат да работите от дома, означава, че можете да играете с тях по всяко време… нали така? Уточнете очакванията, като кажете на семейството си кога работите и кога почивате. Изберете система, за да се гарантира, че те ще пазят тишина по време на важни събрания, независимо дали им сте им напомнили преди няколко минути или сте поставили знак на вратичката на офиса си. Ако имате малки деца у дома и партньор, опитайте да не планирате събрания за едно и също време, така че един човек да може да ги следи.
8. Управлявайте деня си
Някои хора стават със Слънцето и са готови веднага да се заемат със задачите, докато други натискат бутона за отлагане на алармата на будилника три пъти и са най-креативни едва някъде след обяд. Помислете кога сте най-продуктивни и планирайте работния си ден така, че да е подходящ на нивото на енергията ви. Освободете време в календара си за работа без разсейване и използвайте съобщения за състоянието си, за да уведомявате другите кога сте заети.
9. Ограничете разсейванията
Лесно е да започнете да сърфирате в интернет по време на работа и да загубите представа за времето. Помогнете си да оставате фокусирани, като зададете таймер – например 15 минути, за да прочетете новините. Използвайте софтуер или разширения на браузъра, които блокират сайтовете на социалните мрежи в работно време. Планирайте задачите си извън дома за обедната почивка или след работа, за да ограничите прекъсванията.
10. Планирайте почивки
Никой не може да е фокусиран по цял ден, всеки ден. Една от многото добри практики при работа от дома е от време на време да планирате време, в което да се откъснете от работата. Планирайте почивките си в календара, за да си дадете възможност да прочистите ума си и да има нещо, което да очаквате с нетърпение, например:
- Разходка в квартала.
- Обяд със семейството.
- Посещение на любимото ви кафене.
- Десет минути гледане на видеоклипове със сладки животни.
- Следобедна закуска.
11. Протягайте се и се раздвижвайте
Работата от дома означава, че не се налага да ходите до заседателна зала, принтер или офиса на колега, така че имате по-малко причини да ставате и да се раздвижвате. Предотвратявайте мускулните болки и умората, като се разхождате у дома, излизате навън да проверите пощата и се протягате през целия ден. Тялото ви ще ви бъде благодарно.
12. Обръщайте внимание на стойката си
„Технически врат“ е прегърбената стойка и напрежението, които могат да се появят, ако сте приведени пред екрана през целия ден. Ако сте забелязали, че стойката ви се влошава, докато работите от дома, ето няколко идеи:
- Избягвайте да работите в леглото или на дивана.
- Настройте стола и мониторите си така, че ръцете и краката ви да са под ъгъл от 90 градуса, мониторите да са на нивото на очите, гърбът ви да е изправен, а стъпалата ви да са плътно на пода.
- Правете прости упражнения, като накланяне на главата настрани, въртене на раменете напред и назад и протягане.
- Посетете хиропрактик или масажен терапевт, ако можете.
- Вземете ергономична клавиатура или подплатена подложка за китки за клавиатурата и мишката.
Кратък курс по Microsoft 365 с Teams
Помогнете на организацията си да процъфтява, дори когато хибридната работа поставя нови предизвикателства. Вземете курс по Microsoft 365 с Teams, за да научите как да подобрите продуктивността и ангажираността си, като същевременно помагате за защитата на данните си.
13. Общувайте целенасочено
Когато работите от дома, няма случайни разговори в коридора, а чрез чат е трудно да разпознавате невербалните сигнали за комуникация. Затова е особено важно да общувате по-активно и да избирате подходящия канал за разговорите си. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да разберете кой комуникационен канал да използвате в различните случаи:
- Чат съобщения: Чатовете предоставят незабавен и неофициален метод за разговор с един човек или повече хора. Това е добро място да проследите текущ проект, да получите бързо мнение от някого или просто да се свържете с колега. Когато използвате чат, внимавайте със съобщенията за състоянието на хората. Ако някой работи съсредоточено, изчакайте до по-късно, преди да му изпратите съобщение.
- Имейл: Имейлът е чудесен канал за официална писмена комуникация. Ако искате да документирате резултата от събрание или да предоставите гледна точка по сложна тема, имейлът може да е подходящият инструмент. Използването на имейли обаче може да стане тромаво, когато няколко души се опитват да вземат решение или да разрешат разногласие. Ако след няколко имейла хората все още не са на едно мнение, помислете дали да не преминете към телефонен разговор или среща.
- Телефон: Разговорът може да се проведе между двама или повече души и е добър начин за постигане на съгласие или за решаване на спешен проблем. Тъй като можете да чувате тона на гласа, разговорите помагат за ограничаване на недоразуменията.
- Видеоконференция: Видеоконференциите позволяват на двама или повече души от различни места да се свързват и да си сътрудничат. А тъй като можете да виждате хората, е по-лесно да разчитате невербалната комуникация. Повечето софтуерни приложения за видеоконференции позволяват споделяне на екрана и функции за работа на дигитално табло, за да пресъздадат по-точно среща на живо. Ако насрочите видеосъбрание, постарайте се то да бъде продуктивно за всички. Ако има няколко участници, създайте дневен ред и се уверете, че всички разбират ролите си.
14. Проверявайте видеото си
Изглеждайте възможно най-добре по време на видеразговорите и се уверете, че на заден план няма нищо, което да отвлича вниманието. Не е необходимо да имате идеално подредена библиотека, макар че някои приложения за видеоконференции замъгляват фона ви. Включете камерата си преди срещите, за да се уверите, че сте добре осветени, и направете необходимите настройки. Ако все пак работите с домашни дрехи, дръжте наблизо резервна риза за непланирани видеосъбрания.
15. Осигурете си препарати за почистване
Нещо, което никой не ви казва за ефективната и продуктивна работа от дома, е, че бюрото ви ще се напраши. Дръжте под ръка микрофибърна кърпа или парцал за почистване на мониторите. Задайте си напомняне поне веднъж месечно да освободите бюрото си, да го избършете или почистите от праха и да върнете нещата обратно. Спреят със сгъстен въздух също е полезен за отстраняване на трохи и прах от клавиатурата.
16. Бъдете активни в поддържането на връзка
Нормално е да се чувствате самотни и откъснати от другите, когато работите от дома. Не чакайте другите да се свържат с вас – насрочвайте редовни разговори с ръководителя и екипа си. Искайте това, от което се нуждаете, и казвайте на хората, ако изпитвате затруднения, за да могат да ви помогнат. Ако ви липсва някой, добавете 15 минути в календара му, за да поговорите. Ако сте се уморили от видеосъбранията, обадете се на някого по телефона, докато се разхождате.
17. Помагайте за защитата на поверителната информация
Работата от вкъщи може да изглежда рутинна, тъй като не ви е нужна служебна карта, за да влезете, но поверителната служебна информация все пак трябва да остава поверителна. Не позволявайте на членове на семейството да използват работния ви компютър и спазвайте добри практики, например редовна промяна на паролите. Когато приемате обаждания, свързани с чувствителна информация, уверявайте се, че никой не може да ви чуе и отсъединете интелигентните Bluetooth устройства. Не оставяйте работните си устройства без надзор, независимо дали сте у дома или на обществено място. Инсталирайте актуализациите на софтуера веднага щом са налични, за да не бъдат устройствата ви уязвими към заплахи за киберсигурността, и избягвайте незащитени безжични връзки.
18. Използвайте съобщения за отсъствие
С имейлите, чатовете и видеокомуникацията е лесно да очаквате незабавни отговори от колегите си, но понякога трябва да се отдалечите заради ангажимент. Актуализирайте статуса си в приложението за групов чат, преди да напуснете бюрото си за повече от няколко минути, най-добре като посочите часа, в който ще се върнете, и часовата си зона („ще се върна преди 14:30 ч. тихоокеанско време“ е по-добре от „ще се върна след час“). Ако е необходимо, включете телефонния си номер в съобщението за отсъствие, за да могат колегите ви да се свържат с вас при спешна нужда.
19. Проверявайте как се чувствате
След месец или два се запитайте: „Работи ли това?“ Какво харесвате и какво не харесвате в работната си среда у дома? Опитайте да преместите офиса си в друга стая, да се приближите до прозорец, да добавите възглавница към стола си или да пренаредите бюрото си. Ако сте работили отдалечено на пълен работен ден и ви липсва офисът, помислете дали да не ходите там един или два дни седмично, ако е възможно.
20. Щадете себе си
Бъдете по-снизходителни към себе си – хора сме, а не роботи. Не бъдете строги към себе си, ако ви е трудно да се съсредоточите или да работите с пълната си продуктивност. Дори при спазването на тези добри практики за работа от дома всеки има дни, в които не се справя толкова добре. Просто дайте най-доброто от себе си и имайте съчувствие към себе си и екипа си.
Следващи стъпки
Работата от вкъщи, независимо дали е веднъж седмично, или всеки ден, може да обогати живота ви, тъй като намалява времето, което прекарвате в пътуване, и ви предоставя повече възможности за хобита и за връзка със семейството и приятелите. Въпреки че в началото може да е трудно да се научите да се съсредоточавате върху работата от вкъщи, с правилната организация и добри практики хибридният начин на работа или отдалечената работа може да ви даде по-голям контрол върху собственото време и да доведе до по-голямо удовлетворение от работата.
Сътрудничете и поддържайте връзка, докато работите отдалечено, с безплатно приложение за групов чат или започнете веднага с пълен набор от бизнес приложения, които ще ви помогнат да останете продуктивни.
Екипът на Microsoft 365 се фокусира върху споделянето на ресурси, за да ви помогне да стартирате, да управлявате и развивате бизнеса си.
- [1]
„Хибридният начин на работа е просто работа. Грешно ли я правим?“ Индекс на Microsoft за работните тенденции,
22 септември 2022 г., стр. 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
Първи стъпки с Microsoft 365
Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.
Свързано съдържание
Бизнес продуктивност
Осем начина за внедряване на технологиите на първа линия
Управление на моята фирма
Подобряване на хибридната защита на облак с рамката Zero Trust
Управление на моята фирма
Какво е много малък бизнес?
„Бизнес прозрения и идеи“ не представляват професионални съвети в областта на данъчното облагане или финансите. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.
Следвайте Microsoft 365