دليل المبتدئين لاستخدام BPMN في الأعمال التجارية
ما هو BPMN؟
العين لا تكذب. صورة بألف كلمة. أرني ولا تخبرني. إن مثل هذه الصيغ الاصطلاحية هي التي جعلت منهج التخطيط لإدارة الأعمال (BPMN) يحظى بشعبية هائلة في العديد من أنواع الأعمال والصناعات والمهن المختلفة. ولكن ما هي BPMN بالضبط، وكيف تعمل؟
باختصار، BPMN طريقةً قياسيةً لإنشاء المخططات الانسيابية تتيح لك إعداد ومشاركة مخططات سهلة الفهم. يمكن لهذه المخططات أن تمثّل بصرياً خطوات عملية تجارية من البداية إلى النهاية.
مثال على مخطط عملية تغيير عنوان BPMN (أعلاه)
على الرغم من وجود أساليب متعددة لنمذجة العمليات، معيار BPMN سرعان ما أصبح المعيار الفعلي لنمذجة العمليات، وذلك لسبب وجيه.
ما هي إمكانياته؟
تكمن إحدى أهم مزايا معيار BPMN في قدرته على إنتاج مخططات تدفق تتسم بالبساطة أو التعقيد حسب الحاجة. وهذا يسهل على المساهمين في الأعمال على جميع المستويات (التقنية أو غير التقنية) فهمه.
من المحتمل أن تكون هذه الجودة هي السبب في شيوع BPMN. أظهر استطلاع أُجري عام 2016 أن 64% من الشركات مهتمة بتبني معيار BPMN لتبسيط عملياتها التجارية. الهدف بسيط بالنسبة لمعظم الشركات: توفير المال من خلال خفض التكاليف وتحسين الإنتاجية.
ما أهميته؟
المخاطر عالية. فكر في هذه الإحصائيات من استطلاع عام 2018 للشركات:
- أفاد 37% من المشاركين بأن مؤسساتهم تنفذ حالياً مشاريع متعددة وعالية المستوى تتعلق بالعمليات التجارية
- يشارك 93% من المؤسسات في الاستطلاع في العديد من مشاريع تحسين العمليات
- ذكر 79% أنهم يستخدمون أدوات برمجية خاصة بالعمليات لنمذجة العمليات التي كانوا يحللونها ويخططون لتغييرها
- بالإضافة إلى ذلك، وافق 65% من المشاركين في الاستطلاع - أو وافقوا بشدة - على أن عمليات وتقنيات BPMN قد ساعدت مؤسساتهم على تحسين الكفاءة والمرونة ورضا العملاء
- ومع ذلك، ذكرت الغالبية (52%) من المشاركين أنهم يعملون على نمذجة أو توثيق عمليات شركاتهم في أحيانٍ متباعدة فقط
إلى جانب تعزيز الكفاءة، تشمل الدوافع الأخرى ذات الصلة لدعم العمل المتعلق بـ "العمليات التجارية":
- زيادة رضا العملاء
- تحسين استجابة المؤسسة
- تحسين تنسيق الأعمال والتحكم بها
- تقديم منتج جديد أو خط عمل جديد
- الامتثال للوائح جديدة
- الاستجابة لأحداث فريدة مثل الاندماج أو الاستحواذ
بدءاً من تكنولوجيا المعلومات والخدمات المالية والتأمين والتصنيع، ووصولاً إلى التعليم والاتصالات وتجارة التجزئة وأجهزة الحاسوب والبرمجيات؛ يمكن لكل شركة أن تستفيد من تحسين العمليات التجارية أو التنظيمية.
كيف يُستخدم BPMN؟
يتمثل هدف BPMN في منح الجميع رؤية واضحة للعملية من بدايتها وحتى نهايتها. يساعد ذلك في توفير مسار مرئي يسد الفجوات، موضحاً تسلسل أنشطة الأعمال اللازمة للانتقال من طرف في العملية إلى الطرف الآخر.
فيما يلي بعض الفوائد التي يمكن للشركات جنيها باستخدام BPMN:
- التواصل والتعاون بطريقة أسهل للوصول إلى هدف
- تمثيل مرئي بسيط للخطوات
- القدرة على التخصيص بناءً على أدوار أصحاب المصلحة (مثل المحللين، والمشاركين في العمليات، والمديرين، والمطورين، والفرق الخارجية، والاستشاريين)
- تحديد المشاكل في العمليات التي قد تحتاج إلى حل
- نتيجة تحليلات عن المجالات المحتملة للتحسين
- تشجيع النتائج ذات الجودة الأعلى
أمثلة على نمذجة العمليات
موجه للأعمال
يرغب العديد من المحترفين والمؤسسات في تصميم عملية عالية المستوى ومتمحورة حول الأشخاص. في هذه الحالة، يتطلب الاقتصار على عدد قليل من الرموز معرفة أقل تعمقاً بمعيار BPMN، ما يجعل التدوين بسيطاً. وفي المقابل، يمكن أيضاً تعديل هذه النماذج لتكون مفصلة للغاية بما يلائم المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات وغيرهم من المعنيين بالجوانب التقنية.
فيما يلي مجموعة من الأمثلة على أنواع العمليات التي يمكن للمخططات الانسيابية هذه تصويرها بشكل مرئي:
- التعامل مع شكاوى المكالمات مع العملاء
- بيع المنتجات عبر الإنترنت
- سير عمل التصنيع
- معالجة مطالبات التأمين
- مخططات تدفق عملية التوظيف
- أساليب الإلحاق
مثال لعملية BPMN مع رسم تخطيطي للبوابة
تجربة Visio مجانا لمدة شهر
بعد انتهاء فترة الإصدار التجريبي المجاني البالغة شهر، سيتم تحصيل رسوم الاشتراك المطبقة منك. بيانات بطاقة الائتمان مطلوبة. يمكنك إلغاء الاشتراك في أي وقت لإيقاف الرسوم المستقبلية.
موجه تقنياً
كما ذُكر سابقاً، يمكنك إعداد المخططات بمستوى التفصيل الذي تقتضيه الحاجة. على سبيل المثال، تمثيل تدفقات العمليات المرتكزة على تكنولوجيا المعلومات، والبرمجة، وغيرها:
- خدمات الويب لمتاجرة بين عمل وعمل
- تصور تنفيذ التعليمة البرمجية داخل برنامج
- توضيح بنية موقع ويب أو تطبيق
- الاطلاع على كيفية تنقل الزوار في موقع ويب
- عرض تدفق البيانات في أنظمة مثل إدخال البيانات، والمعالجات، وشبكات الاتصالات
في الإصدارات الأكثر تعقيداً، ستتمكن من نمذجة أحداث تجارية معقدة، مثل الرسائل والمؤقتات وقواعد العمل وحالات الخطأ. لِنستكشف المزيد من هذه الإصدارات المُعقَّدة من BPMN.
العناصر والرموز في BPMN 2.0
يحتوي تدوين BPMN على خمس فئات أساسية من العناصر، وضمن هذه الفئات، توجد العديد من الأشكال والرموز المختلفة. فيما يلي نظرة عامة سريعة:
عناصر التدفق
تُظهر هذه السلوك في عملية تجارية، وتشمل:
- الأنشطة: الأعمال المنجزة أو المهام التي ينفذها شخص أو نظام (تُعرض على شكل مستطيل بزوايا مستديرة).
- الأحداث: ما يحدث خلال العملية: البداية، والأحداث الوسيطة، والنهاية (تُمثَّل على شكل دوائر).
- البوابات: تُبيّن مسار تدفق التسلسل في العملية (وتُمثَّل بأشكال معينية). يمكن أن تتضمن التفاصيل الإضافية نقاط قرار.
عناصر البيانات
توفر هذه معلوماتٍ عن البيانات في عمليةٍ ما. البيانات ممثلة بأربع طرق:
- مدخلات البيانات (التي تظهر على هيئة صفحة ذات زاوية مطوية وسهم يشير إلى اليمين) مهام تعتمد على البيانات. ولا يمكنها الانتقال إلى الأمام حتى جمع بيانات معينة.
- تُستخدم مخرجات البيانات (التي تظهر على هيئة صفحة ذات زاوية مطوية وسهم أيمن مصمت) للإشارة إلى الوقت الذي تُولِّد فيه العملية بياناتٍ.
- تجميع البيانات (المُشار إليه برمز يمثل صفحة ذات زاوية مطوية وثلاثة خطوط متصلة في الجزء السفلي الأوسط) أي إجراء لجمع البيانات تتطلبه العملية (مثل إجراء استبيان).
- تُستخدم مخازن البيانات (المُصوَّرة على هيئة حاوية) كمكان لتجميع أي بيانات يمكن الحصول عليها من العملية.
عناصر متصلة
تربط هذه العناصر عناصر التدفق بعضها بعضاً — أو بمعلومات أخرى — وتُظهِر مسار تدفق العملية:
- تُبيّن مسارات التسلسل (المُشار إليها بسهم متصل يشير إلى اليمين) ترتيب الأنشطة التي تُنفذ.
- تُصوِّر مسارات الرسائل (التي تظهر على هيئة سهم متقطع يتجه لليمين مع وجود دائرة عند طرفه الأيسر) الرسائل وتسلسل تدفقها بين المشاركين.
- تربط علاقات الارتباط (الموضحة بخط منقط) بين النصوص والمصطنعات وبين حدث ما.
مسارات العمل
يمثل هذا المصطلح المجموعات والمسارات.
- المجموعة: "الحاوية" الخاصة بعملية واحدة.
- المسارات: تُصنِّف هذه المساراتُ النشاطَ داخل المجموعة. عند عرضها أفقياً أو رأسياً، فإنها تُقسِّم المجوعة إلى أقسام لتوضيح المسؤوليات ومواقع الأحداث.
المصطنعات
توفر هذه تفاصيل إضافية عن العملية. هناك نوعان من المصطنعات:
- المجموعات: تظهر على هيئة مربعات ذات حواف مسننة، وتُحيط بمجموعة من العناصر للدلالة على وجود علاقة بينها.
- التعليقات التوضيحية النصية: هذه ببساطة ملاحظات (مسبوقة بقوس أيسر واحد) يمكن للقراء رؤيتها بسهولة دون التنقل لأسفل. تُعرف أيضاً بالتعليقات.
تبسيط BPMN باستخدام البرامج
عندما يتعلق الأمر بإنشاء مخطط التدفق الخاص بك، فلا داعي لإعادة اختراع العجلة، لا سيما إذا كنت قد بدأت للتو في استخدام معيار BPMN.
يتيح لك استخدام أداة برمجية إنشاء المخططات بسرعة أكبر وجعل نموذج عمليات الأعمال لديك أكثر فعالية. تأكد من اختيار البرامج التي تمكنك مما يلي:
- ابدأ الرسم التخطيطي بسرعة عن طريق إنشاء احترافي بسهولة. مخططات تدفق BPMN مع قوالب ونماذج جاهزة.
- امنح مخططاتك مظهراً احترافياً وجذاباً باستخدام سمات وتأثيرات جاهزة.
- استفد من إمكانات بديهية — مثل السحب والإفلات، والمحاذاة وتحديد الموضع، والربط التلقائي — لبناء المخططات بكفاءة أكبر.
- اعمل ضمن منظومة محتوى توفر المجموعة الأساسية من أشكال معيار BPMN 2.0 وما يتجاوزها، مما يشمل مئات الرموز المتباينة من حيث الشكل الرسومي.
- يمكن توفير مستوى من الدعم يتيح إنشاء كل من مخططات BPMN الأساسية والمخططات الأكثر تفصيلاً التي تتضمن منطق معالجة الاستثناءات، ومعلومات عن الموارد والأدوار، ومعلومات أساسية عن تدفق البيانات، وتفاصيل الاتصال بين المشاركين.
- تحقَّق من وجود أخطاء عن طريق مطابقة المخطط الخاص بك مع 76 قاعدة منطقية تتعلق بالصحة البصرية وفقاً لمعيار BPMN 2.0، حيث تُعرض قائمة بالمشكلات لتراجعها.
- يمكن تحميل مجموعتك المخصصة من القواعد اللوجستية المتعلقة بالصحة البصرية.
- يمكنك مشاركة عملك بحرية وأمان كارتباط مستند إلى الويب أو مرفق أو صورة أو PDF، والرد على التعليقات عبر الإنترنت.
- تعاون مع الآخرين باستخدام التأليف المشترك والتعليق والتعليق التوضيحي.
- شارك في تحرير الرسومات التخطيطية مع فريقك للحفاظ على إصدار واحد من الحقيقة وتقليل تعارضات الإصدارات.
- تعرّف على من يعملون على أجزاء محددة من المخطط، وتلقَّ إشعارات بشأن التغييرات، واختر الوقت المناسب لدمج تلك التغييرات في الملف الرئيسي.
- ادمج المخططات المرتبطة بالبيانات في لوحة معلومات Power BI. يمكن لهذا التكامل أن يساعد في تعزيز الذكاء التشغيلي وذكاء الأعمال، ما يتيح لك فهم الصورة الشاملة بشكل أفضل.
- يمكن تنفيذ سير عمل العمليات التجارية تلقائياً بنفسك، مما يسرّع عملية الإنشاء ويمنح قسم تكنولوجيا المعلومات مزيداً من الوقت للتركيز على المبادرات الاستراتيجية
- يمكنك الوصول إلى المخططات من أي مكان تقريباً في مستعرض أو تطبيق iPad®.
تلميحات لبدء الاستخدام
سواء كنت من المسؤولين عن العمليات في الشركات القائمة أو من المحللين، فإن تبسيط عملياتك التجارية يعود عليك بالفائدة، بغض النظر عن مدى بساطة هذه العمليات أو تعقيدها. إذا بدت المعلومات كثيرة أو معقدة بعض الشيء، ضع في حسبانك ما يلي: يمكنك إنشاء مخطط تدفق بسيط بنظام BPMN ثم البناء عليه وتطويره.
إذا كنت ترغب في رؤية ذلك قيد التنفيذ، فهناك العديد من القوالب ومقاطع الفيديو التعليمية التي ستساعدك في إنشاء مخطط أساسي، ومن ثم يمكنك إضافة بعض التفاصيل كلما ازداد شعورك بالراحة والألفة مع الأداة. يمكنك معرفة المزيد عن استخدام العمليات والبرمجيات المتوافقة مع معيار BPMN من خلال هذا الدليل التفصيلي.
يركز فريق Microsoft 365 على مشاركة الموارد لمساعدتك في بدء أعمالك وتشغيلها وتنميتها.
بدء استخدام Visio
يمكنك عرض الأفكار والمعلومات والعمليات بشكل بياني وتوصيلها من أي مكان فعلياً ومن أي جهاز بمساعدة Visio.
محتوى ذو صلة
الإنتاجية
كيفية اختيار المخطط الانسيابي الأكثر فعالية
الإنتاجية
نصائح لتعيين مخطط الشبكة الخاص بك
الإنتاجية
كيفية تعزيز الإنتاجية من خلال تعيين العمليات والأتمتة
لا تقدم رؤى وأفكار الأعمال استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.
متابعة Microsoft 365