كيفية إرسال ملفات كبيرة

إن رؤية رسالة بريد إلكتروني تُعاد أو تُحظر بسبب وجود مرفق كبير الحجم أمرٌ محبط، والسبب بسيط. يحدد موفرو خدمة الإنترنت وموفرو البريد الإلكتروني حجم الملفات التي يمكنك تحميلها أو إرسالها، ما يمنع كميات كبيرة من البيانات من إبطاء خدماتهم.

الحدود القصوى أقل مما يتوقعه معظم الناس. يتوقف Outlook وiCloud عند 20 ميغابايت. توقف Gmail وYahoo وProtonMail وAOL عند 25 ميغابايت. هناك تفصيلان يجعلان الحد الأقصى الحقيقي أقل. تُشفَّر مرفقات البريد الإلكتروني لغرض النقل، ما يزيد من حجمها؛ ونتيجة لذلك، فإن أكبر ملف يمكن إرساله فعلياً يعادل تقريباً 75% من الحد الأقصى المُعلن، بحيث يتيح حد الـ 25 ميغابايت إرسال ملف بحجم 18 ميغابايت تقريباً. يفرض مزود خدمة المستلم حده الخاص أيضاً، لذا فإن الحد الأقصى الأقل بينهما هو الذي يحدد ما إذا كانت رسالتك ستصل أم لا.

قبل اختيار أسلوب، يساعد في معرفة مكان وجود الملف. إليك بعض المؤشرات التقريبية لأحجام الملفات التي ترسلها الشركات الصغيرة عادةً: تبلغ مساحة الصورة الملتقطة بكاميرا الهاتف بضعة ميغابايتات، وهي مناسبة للإرسال كمرفق؛ أما العرض التقديمي الذي يحتوي على صور فيتراوح حجمه غالباً بين 10 و30 ميغابايت، أي أنه يلامس الحد الأقصى المسموح به؛ ويتجاوز مقطع الفيديو القصير هذا الحد خلال الدقيقة الأولى من التصوير؛ في حين تصل مساحة ملفات التصميم أو ملفات التصميم بمساعدة الحاسوب (CAD) أو الصور الخام عادةً إلى مئات الميغابايتات؛ كما يزداد حجم المجلد الذي يحتوي على فواتير أو عقود ممسوحة ضوئياً بسرعة بمجرد تجاوز بضع عشرات من الصفحات.

القاعدة العملية هي: أي ملف يتجاوز حجمه حوالي 18 ميغابايت يحتاج إلى ارتباط بدلاً من إرفاقه مباشرة، أما الملفات التي تتجاوز بضع مئات من الميغابايتات فتتطلب استخدام التخزين السحابي تحديداً.

يمكن تحميل الملف، ثم شارك ارتباطاً إليه. هذا الحد الأقصى الأعلى بين الخيارات الأربعة، إذ يصل إلى 250 غيغابايت للملف الواحد، وهو ينطبق سواءً على مستند فردي أو على مجلد كامل. لا يحتاج المستلمون إلى حساب لدى موفر التخزين لفتح الارتباط. الشيء الوحيد الذي يجب مشاهدته هو الأذونات عند المشاركة خارج مؤسستك، وهذا هو سبب أهمية تعيين الوصول بشكل متعمد. إذا كنت تستخدمها بشكل جديد، التخزين السحابي للشركات الصغيرة يغطي كيفية عمل الخدمة الأساسية.

تجمع أدوات التعاون بين الدردشة واجتماعات الفيديو وتخزين الملفات في مكان واحد، وتُدمج عادة مع التخزين السحابي، لذا فإن إرسال ملف داخل محادثة يستغرق خطوة واحدة. هذا هو الخيار الأسرع للأشخاص الذين تعمل معهم بالفعل. تتمثل المقايضة في أن الملفات ينتهي بها المطاف متناثرةً عبر سلاسل المحادثات، ما يجعل العثور عليها لاحقاً أكثر صعوبة.

تتيح لك هذه إمكانية تحميل ملف وإرسال ارتباط تنزيل، بعضها مجاناً وبعضها حسب الاشتراك. وتكون مفيدة عندما يكون المستلم خارج أدواتك المعتادة. تحقق من بروتوكولات الأمان قبل استخدام أحدها، لأن هذه المواقع غالباً ما لا تتضمن حماية قوية للأمان أو الخصوصية. لأي شيء حساس، استخدم موفر التخزين السحابي بدلاً من ذلك.

يمكن أن تؤدي عملية ضغط مجلد أو تقسيم أرشيف كبير إلى أجزاء إلى جعل حجم الملف ضمن الحد المسموح به. ومع ذلك، فإن الأمر لا يساعد إلا بشكل هامشي. مقاطع الفيديو والصور وملفات PDF مضغوطة بالفعل، لذا فإن حجمها لا يتقلص إلا بالكاد. بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة، يتعامل ارتباط التخزين السحابي مع كل حالة تقريباً، والباقي موقفي.

يستغرق أسلوب ارتباط السحابة دقيقة تقريباً. أولاً، احفظ الملف في مساحة التخزين السحابية، أو اسحبه إلى المجلد الذي ينتمي إليه. ثانياً، انتظر حتى ينتهي التحميل، لأن الارتباط لن يعمل حتى يكون الملف كاملاً هناك. ثالثاً، اختر خيار المشاركة، سواء كان ذلك عبر زر المشاركة داخل المستند أو بالنقر بزر الفأرة الأيمن على الملف في المجلد الخاص به. رابعاً، حدِّد الأذونات قبل الإرسال: من يمكنه فتح الملف، وما إذا كان بإمكانهم تعديله أو الاكتفاء بعرضه فقط، وما إذا كان ينبغي للارتباط أن تنتهي صلاحيته. خامساً، أرسل الارتباط عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة أو النص.

تقصر بعض تطبيقات البريد الإلكتروني هذا الأمر بشكل أكبر. عند إرفاق ملف كبير الحجم في Outlook، يُعرض عليك خيار تحميل الملف إلى OneDrive واستبدال المرفق بارتباط مشاركة؛ ما يحقق النتيجة نفسها دون الحاجة لمغادرة صندوق الوارد. تحقق من الأذونات الموجودة على هذا الارتباط إذا كان المستلم خارج مؤسستك.

يجدر التعامل مع التخزين السحابي باعتباره الخيار الأساسي لا مجرد خيار بديل، وتتجاوز الأسباب الكامنة وراء ذلك مسألة حجم الملفات بكثير. سهولة الاستخدام: أرسل دعوة عبر البريد الإلكتروني أو ارتباطاً مباشراً، وسينقر المستلم لفتحه دون الحاجة إلى إنشاء حساب. الأمان: تتضمن الميزات المدمجة تشفير الملفات، ومراقبة عمليات تسجيل الدخول المشبوهة، واكتشاف برمجيات الفدية، وفحص الفيروسات، والمصادقة الثنائية، والارتباطات المحمية بكلمة مرور. الأذونات: بوسعك تقييد من يمكنه العرض أو التعليق أو التعديل أو إعادة المشاركة، بدءاً من فرد واحد ووصولاً إلى مجموعة أو أي شخص لديه الارتباط. الاستعادة: إذا حذف المستلم الملف، يمكنك استعادته من سلة المحذوفات، وإذا عدل، يمكنك استعادة إصدار سابق.

النسخ الاحتياطي: تظل الملفات آمنة في حال فقدان الكمبيوتر أو سرقته أو تعطل نظامه. التعاون: شارك الملف مرة واحدة واعملوا عليه معاً، مع ظهور التعديلات فور إجرائها. مساحة تخزين أقل: يشغل الملف حيزاً أقل على جهازك ولا يستهلك أياً من حصة التخزين المخصصة لبريدك الإلكتروني. التكلفة: تتضمن معظم الخدمات مستوىً مجانياً، لذا لا داعي للدفع مقابل حد أعلى لرسائل البريد الإلكتروني أو اشتراك خاص بنقل البيانات. عند دمجها معاً، تحوّل هذه العناصر عملية التسليم أحادي الاتجاه إلى نسخة عمل مشتركة، وهو ما كنت تريده عادةً في المقام الأول.

تؤدي مشاركة ارتباط إلى توسيع الوصول، لذا هناك بعض العادات التي تستحق الإنشاء. يتناول دليلنا حول المشاركة الآمنة للملفات للشركات الصغيرة بمزيد من التفصيل، تدابير الحماية الكامنة وراء هذه العمليات.

شارك مع أشخاص مسمين بدلاً من أي شخص لديه الارتباط كلما كان الملف حساساً. عيّن أذونات "للعرض فقط" ما لم يكن المستلم بحاجة فعلية إلى التعديل. أضف تاريخ انتهاء صلاحية ليتوقف الارتباط عن العمل بمجرد اكتمال المشروع، وكلمة مرور للسجلات المالية أو القانونية أو سجلات العملاء. قبل تحميل أي مواد سرية إلى موقع مجاني لنقل الملفات، اقرأ ما يذكره الموقع بشأن التشفير وفترة الاحتفاظ بالبيانات؛ فالعديد منها يحتفظ بالملفات لفترة أطول مما قد تتصور.

عادة ما يكون الملف المشترك ملفاً يعمل، ويبدأ العمل في اللحظة التي يختفي فيها الارتباط. وهنا تبرز أهمية المساعدة التي يوفرها الذكاء الاصطناعي؛ إذ يمكنه تلخيص عقد أو تقرير مطوّل -ما يغني الزميل عن قراءة أربعين صفحة للعثور على التعديل- وصياغة الرسالة المرافقة للارتباط وإطلاعك على التعديلات التي أجراها المتعاونون خلال غيابك. يكفّ الملف عن كونه مجرد شيء أرسلته، ليصبح شيئاً يعمل عليه الفريق معاً.

يتوقف إرسال الملفات الكبيرة عن المشكلة في اللحظة التي تتوقف فيها عن إرفاقها. انقل الملف إلى التخزين السحابي، واضبط الأذونات لتتوافق مع الأشخاص المصرح لهم بالاطلاع عليه، ثم أرسل الارتباط. يوفر OneDrive للشركات الصغيرة ميزات - تشمل التشفير، وسجل الإصدارات، وصلاحية الوصول المؤقتة - تجعل عملية المشاركة آمنة بشكل افتراضي. يمكن بدء استخدام OneDrive.