بغض النظر عن المكان الذي تعمل فيه، يمكن أن يساعد معرفة من يقوم بما هو وأين يلائم كل شخص على أداء مهامه بشكل أفضل. يقدم المخطط التنظيمي للجميع نظرة سريعة حول كيفية تنظيم العمل، سواء كان مكتباً ثابتاً أو شركة بدء تشغيل أو مصنعا أو شيئا آخر.
كيفية عمل أفضل مخطط تنظيمي لشركتك
ما هو المخطط التنظيمي؟
من المحتمل أن تكون قد رأيت واحدا من قبل. المخططات التنظيمية، وتسمى أيضا المخططات الهيكلية أو المخططات التنظيمية أو مربعات الميزات أو الأشكال أو الصور التي تمثل الأشخاص والمواضع. ويمكن أن تتضمن أيضاً معلومات جهة الاتصال وارتباطات الصفحات والأيقونات والرسومات التوضيحية.
عند الاتصال بخطوط، تشكل هذه المربعات مخططا يصف البنية الداخلية للمؤسسة. فهو يعرض الأشخاص الذين يبلغون عن الأشخاص وأين تقع الأقسام وكيفية اتصال الأقسام.
ما الغرض من مخطط تنظيمي؟
يمكن أن تساعد المخططات الهيكلية الموظفين الجدد أو التطوع في التعرف على شركة بسرعة من خلال مساعدتهم في وضع الأسماء والوجوه للأدوار والمسؤوليات. حتى الموظفين وأقسام الموارد البشرية ومالكي الأعمال منذ وقت طويل يمكنهم الاستفادة من وجود مخطط تنظيمي في متناول أصابعهم.
فيما يلي ما يقومون به:
- إظهار البنية الداخلية والتسلسلات الهيكلية
- مساعدة الموظفين على معرفة الأشخاص الذين يجب الإبلاغ إليهم ومن يجب الاتصال بهم في حال حدوث مشاكل
- المساعدة في توضيح الأدوار والمسؤوليات
- تسهيل الاحتفاظ بمعلومات جهة اتصال الموظف في مكان واحد مناسب
- مساعدة الإدارة في التعرف على عدد الموظفين في كل قسم وكيفية توزيع الموظفين والموارد الأخرى على أفضل نحو
- منح فريق العمل نتيجة تحليلات حول قنوات الترقية
لا يمكن لمخطط عضوي واحد القيام بكل شيء. دعنا نلق نظرة على أنواع المخططات الهيكلية التي تستخدمها الشركات بشكل أكبر.
ما هي الأنواع الأربعة للبنى التنظيمية؟
سيعتمد نوع المخطط الهيكلي الذي تستخدمه على جمهورك والمؤسسة وما تريد توصيله. قد تحتاج إلى عينة واحدة فقط من المخطط لشركتك بأكملها أو القليل منها لعدة شرائح أو أقسام مختلفة.
بينما يمكن تعديل كل نوع من أنواع المخططات التنظيمية وتحريرها، تستخدم معظم الشركات مخططات هيكلية تقع ضمن إحدى الفئات الأربع التالية:
1. التسلسل الهيكلي للوظائف من أعلى لأسفل
مثالي لإظهار بنية عمل تقليدية، يبدأ مخطط التسلسل الهيكلي بـ C-Suite في الأعلى، ثم تقسيمه إلى أقسام أو أقسام. ضمن كل قسم، ستقوم بإدراج الإدارة العليا والمديرين الأوسطين والموظفين الأقدم والموظفين من المستوى المتوسط وأعضاء فريق العمل المبتدئين. في النهاية، يبدو المخطط الهيكلي مثل هرمي مع كل قسم يظهر إلى المدير التنفيذي.
ملحوظة: تعتبر المخططات الهيكلية التسلسلية سهلة الفهم بشكل عام. ولكن عندما تكون هناك طبقات متعددة في سلسلة الأوامر، فإن معرفة من يجب الاتصال به ومتى قد يبدو صعبا، خاصة إذا كانت هناك مشكلة أو إذا كان لدى شخص ما فكرة جديدة.
2. المخطط الهيكلي للأقسام
يعد هذا النموذج اختيارا آمنا إذا كانت شركتك منظمة على طول خطوط المنتجات أو المناطق الجغرافية. إذا كانت مستقلة عن بعضها البعض، فإن المخطط الهيكلي للقسمة هو أيضا طريقة ممتازة لعكس ذلك بوضوح. مثل مخطط التسلسل الهرمي التنظيمي، يبدأ المخطط القسمي برئيس أو مدير تنفيذي، ولكن بدلاً من التقسيم إلى أقسام ذات موارد مشتركة، يتم تقسيمه إلى خطوط أعمال (LOBs). يغطي الرسم البياني أقسام كل وحدة عمل، مثل الموارد البشرية والمحاسبة والقانونية والتسويق والأشخاص أو المناصب داخل تلك الأقسام.
ملحوظة: نظراً إلى أن مؤسسات، مثل هذه غالباً ما تحتوي على أقسام متكررة داخل كل قسم، يمكن أن ينتج عن هيكل الأقسام تكبد الموظفين مصاريف زائدة وغير ضرورية.
3. المخطط الهيكلي للمصفوفة
تجربة Visio مجانا لمدة شهر
بعد انتهاء فترة الإصدار التجريبي المجاني البالغة شهر، سيتم تحصيل رسوم الاشتراك المطبقة منك. بيانات بطاقة الائتمان مطلوبة. يمكنك إلغاء الاشتراك في أي وقت لإيقاف الرسوم المستقبلية.
ينطبق هذا النوع من المخططات العضوية عادة على الشركات التي لديها فرق أو أعضاء الفريق الذين لديهم أكثر من مدير واحد. على سبيل المثال، في إحدى الصحيفة، قد يغطي المراسل أخبارا محلية بالإضافة إلى أخبار مالية، مما يعني أن لديه مديرين. أو قد يقوم مصمم الرسومات لدى جهات توفير خدمات الطاقة بالإبلاغ إلى رئيس قسم تصميم الرسومات. ولكن نظراً إلى أنه يعمل على مشاريع لقسم الطاقة المتجددة، فقد يتصل المصمم أيضاً بشخص ما في هذا الفريق.
ملحوظة: عندما يعمل أعضاء الفريق عبر الأقسام، يمكن للمؤسسات عادةً العثور على طرق أكثر إبداعاً لحل المشاكل. يؤدي ذلك إلى إنشاء بيئة أكثر شراكة. ومع ذلك، عندما يكون لدى الفرق أو أعضاء الفريق أكثر من مشرف واحد، يمكن أن يزيد ذلك من الارتباك والتعارضات.
4. مخطط هيكلي مسطح
يستخدم بشكل حصري تقريبا من قبل الشركات الصغيرة، عادة ما تحتوي المخططات الهيكلية المسطحة أو "الأفقية" على مستويين: المسؤولون الإداريون والعاملات. ضمن المخطط، تظهر الخطوط الصلبة سلسلة الأوامر الأساسية، وتظهر الخطوط المنقطة خطوط المرجع الثانوية. على الورق، قد تبدو الشركات ذات بنية هيكلية مسطحة مماثلة لقسم إطفاء صغير، مع رئيس وثلاثة قباطنة والعديد من رجال الإطفاء الذين يعملون تحت النقباء. أو قد يكون مشرفا أو مدير قسم مع مجموعة من الموظفين الذين هم تقاريره المباشرة.
ملحوظة: في الهيكل التنظيمي الأفقي، غالباً ما يكون لدى المشرفين وفرقهم علاقات وثيقة ويتشاركون في اتخاذ القرارات. عادة ما يكون الموظفون أكثر مسؤولية وأكثر حرية من غيرها من البنى التنظيمية. وهذا يعني أن بناء الثقة مهم—والعمل الجماعي أيضا. ولكن نظرا لأن المصفوفة مضغوطة جدا، إذا كانت هناك تعارضات بين الموظفين، يمكن أن تكون أكثر وضوحا بسبب الحقيقة البسيطة بأن الفريق صغير جدا.
إنشاء مخططات هيكلية باستخدام برامج
يجعل برنامج المخطط الهيكلي إنشاء مخططات هيكلية جديدة ومراجعة المخططات القديمة أمرا بسيطا. دعنا نلق نظرة على كيفية إنشاء مخطط هيكلي عبر الإنترنت باستخدام بعض خيارات البرامج الأكثر شيوعا المتوفرة.
المخططات الهيكلية في PowerPoint
ربما تم تصميم PowerPoint كأداة عرض تقديمي، ولكن يمكنك أيضا استخدامه لتطوير المخططات الهيكلية. لبدء الاستخدام:
- افتح مستند PowerPoint جديداً
- انتقل إلى علامة التبويب "إدراج" وانقر فوق SmartArt
- انتقل إلى مجموعة التسلسل الهيكلي وحدد قالب المخطط الهيكلي الذي تحتاج إليه
- انقر داخل الأشكال لإضافة نص
- إضافة المزيد من الأشكال (أو الأشخاص) حسب الحاجة
بمجرد أن يتم حساب الجميع، يمكنك البدء في إعادة تنظيم المخطط الهيكلي في PowerPoint. ما عليك سوى العودة إلى علامة التبويب "تصميم أدوات SmartArt" واستخدام الأزرار "ترقية/تخفيض" لنقل الأشكال عموديا. استخدم الأزرار "تحريك لأعلى/تحريك لأسفل" لنقل الأشكال أفقيا.
المخططات الهيكلية في برنامج Word
قد لا تكون طريقة تقليدية لإنشاء مخططات هيكلية، ولكن يمكن أن يساعد Microsoft Word في تصميم الرسومات التخطيطية الأساسية التي توضح كيفية عمل مؤسستك. لإنشاء مخطط هيكلي في Word، كل ما عليك القيام به هو:
- انتقل إلى علامة التبويب "إدراج" وانقر فوق SmartArt.
- انتقل إلى مجموعة التسلسل الهيكلي واختر قالب المخطط الهيكلي الذي تريد استخدامه.
- بعد ذلك، سترى قائمة بالأشكال التي تمثل الأشخاص. ما عليك سوى إدخال نص لتمثيل كل شخص في المخطط.
- إذا كنت بحاجة إلى إضافة أشكال إلى قالب المخطط الهيكلي، فانقر فوق علامة التبويب "تصميم أدوات SmartArt"، ثم انقر فوق "إضافة شكل".
- لطلب شخص ما في المخطط الهيكلي، انقر فوق اسمه في مربع الحوار "نص". اضغط على المفتاح Tab لنقلها لأعلى أو Shift + Tab لنقلها لأسفل. أو يمكنك إدارة التسلسلات الهيكلية في علامة التبويب "تصميم SmartArt".
يمكنك ضبط الألوان والخطوط والأحجام، عبر علامتي التبويب "تصميم أدوات SmartArt" و"تنسيقها".
المخططات الهيكلية في Visio من Excel
Visio عبارة عن أداة قماشية بصرية تعمل بالسحب والإفلات وتسمح للأشخاص بإنشاء مخططات هيكلية، كما أنها تتمتع أيضا بإمكانية الاتصال بالبيانات الموجودة في ملفات Excel أو أدلة Active Directory الموجودة لمساعدتك على إنشاء مخططات هيكلية تلقائياً. ولكن عند دمج الاثنين، يمكنك إنشاء مخططات هيكلية جذابة للشركات بأي حجم. للمتابعة، افتح Visio وانقر فوق "معالج المخطط الهيكلي"، ثم:
- انقر فوق "المعلومات المخزنة بالفعل في ملف أو قاعدة بيانات"
- الإجابة عن الأسئلة عند مطالبتك
- استيراد الرسومات أو الصور إذا كنت ترغب في ذلك
- انقر فوق إنهاء
إلى جانب استيراد المعلومات إلى المخطط الهيكلي من Excel، يمكنك أيضا إضافة معلومات مباشرة إلى "معالج المخطط الهيكلي".
مزيد من تلميحات المخططات الهيكلية
حتى مع برنامج المخطط الهيكلي، يمكن أن تصبح المخططات الهيكلية ضبابية للأشكال والكلمات بسرعة. ولكن مع القليل من أعمال التصميم، يمكنهم جذب انتباه الأشخاص بالطريقة المناسبة. وبالتالي، عند تحسين المخطط، حاول:
- الحجم الأيمن. إذا كان المخطط كبيرا جدا، فسيكون غامرا. إذا كنت بحاجة إلى إنشاء ثلاثة مخططات بدلا من واحد، فقم بذلك. وبهذه الطريقة، يمكن لجمهورك الحصول على نظرة عامة حول البنية التنظيمية، ثم التعمق في الأقسام أو الأقسام عندما تصبح جاهزة. ما عليك سوى التأكد من أن كل شيء يؤدي إلى أعلى مستوى لمؤسستك.
- استخدام الأشكال والألوان باستمرار. باستخدام الشكل نفسه للمشرفين وشكل آخر لفريق العمل من المستوى المتوسط وشكل آخر للموظفين المبتدئين، يمكنك مساعدة الأشخاص على فهم مخططك بشكل أفضل. استخدم لونا واحدا لكل قسم في شركتك أيضا.
- إضافة معلومات ذات صلة. تأكد من إضافة تفاصيل حول فريق العمل، مثل معلومات جهة الاتصال أو الموقع أو العملاء أو التخصصات. وبهذه الطريقة، إذا كان شخص ما يبحث عن المساعدة، يمكنه معرفة من يفعل ماذا وأين.
- إظهار المساعدين مع شريط جانبي أسفل المدير. يمكن أن يساعد نمط التنسيق هذا في الإشارة إلى دور المساعد مع الاستمرار في إظهار التقارير المباشرة الخاصة بالمدير بوضوح. ويمكن أن يساعد أيضا الأشخاص على معرفة من يجب الاتصال به إذا كنت بحاجة إلى الوصول إلى المدير.
- الانتباه إلى التباعد. الاحتفاظ بالمربعات بعيدا عن بعضها البعض. سيكون من السهل قراءة المخطط وسيكون مظهره أكثر احترافية.
بمجرد اكتمال المخطط، اطلب من شخص يعرف المؤسسة جيدا (وشخص لا يعرفها) إلقاء نظرة. وبهذه الطريقة، يمكنك التأكد من أنه ليس صحيحا فقط ولكن واضحا وغنيا بالمعلومات للأشخاص على كل مستوى. يمكنك التعرّف على المزيد حول إنشاء مخططات هيكلية باستخدام برامج وقوالب مع دليل خطوة بخطوة.
يركز فريق Microsoft 365 على مشاركة الموارد لمساعدتك في بدء أعمالك وتشغيلها وتنميتها.
بدء استخدام Visio
يمكنك عرض الأفكار والمعلومات والعمليات بشكل بياني وتوصيلها من أي مكان فعلياً ومن أي جهاز بمساعدة Visio.
محتوى ذو صلة
تكنولوجيا الأعمال
ستة فوائد للذكاء الاصطناعي التوليدي للشركات الصغيرة
إنتاجية الأعمال
كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي لتكون أكثر إنتاجية وكفاءة في العمل
تكنولوجيا الأعمال
الذكاء الاصطناعي والإنتاجية: كيفية استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لتحسين تجربة الموظف
إنتاجية الأعمال
دليل DevOps المرن للشركات الصغيرة والمتوسطة
لا تقدم رؤى وأفكار الأعمال استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.
متابعة Microsoft 365