أصبح العمل المختلط هو النمط السائد لملايين الأشخاص. تبنّى كثيرون يومًا واحدًا أو أكثر من أيام العمل من المنزل أسبوعيًا، ما يمنحهم مزيدًا من الوقت لممارسة الهوايات، أو تعويض ما فاتهم من النوم، أو قضاء الوقت مع العائلة والأصدقاء، بدلًا من الجلوس في زحام المرور. الخبر السار هو أن هذه المرونة المتزايدة لم تؤثر سلبًا على الإنتاجية. وفقًا لمؤشر اتجاهات العمل من Microsoft، يقول 87% من الموظفين الذين يعملون بنظام مختلط إنهم منتجون في العمل، كما تواصل مؤشرات الإنتاجية في Microsoft 365 ارتفاعها1.
21 نصيحة للعمل من المنزل
كيفية العمل من المنزل
لكن هذا لا يعني أن العمل من المنزل أمر سهل. بالنسبة للكثيرين، قد يكون من الصعب الحفاظ على التواصل مع ثقافة الشركة. ومن دون حدود واضحة، قد يبدأ العمل في التداخل مع الحياة الشخصية للعاملين. اعتنِ بنفسك وحافظ على تركيزك باتباع النصائح التالية للعمل من المنزل. إليك دليلك الشامل لأفضل 20 ممارسة للعمل عن بُعد، التي ستساعدك على أداء عملك بأفضل صورة، حتى لو كنت تعمل من على طاولة المطبخ.
1. اختر منطقة عمل
إذا كنت تعمل في كل مكان، فلن تتمكن من الاسترخاء في أي مكان. خصص مساحة مكتبية في منزلك، حتى لو كانت مجرد زاوية في مطبخك. سيساعدك الفصل المادي بين مكان العمل ومكان الاسترخاء على الانتقال إلى وضع العمل خلال ساعات العمل، ثم التركيز لاحقًا على العلاقات الشخصية والأعمال المنزلية والأنشطة الأخرى.
2. التزم بجدول زمني
حدّد "ساعات العمل" في المنزل حتى لا ينتهي بك الأمر إلى العمل طوال الليل. لا يلزم أن يكون جدولك من الساعة 9 صباحًا إلى الساعة 5 مساءً؛ ما عليك سوى تحديد ساعات عمل منتظمة والالتزام بها. إن إنشاء هذا الروتين، مثل إنشاء مساحة مخصصة للمكتب المنزلي، سيساعد عقلك على إدراك أن الوقت قد حان للعمل أو للاسترخاء. كما يساعد ذلك أفراد عائلتك على معرفة الأوقات التي يمكنهم توقع أن تكون متاحًا فيها.
3. احصل على الأدوات التي تحتاج إليها
إذا كنت تتساءل عن كيفية العمل من المنزل بفاعلية وكفاءة، فإن توفير المستلزمات المناسبة يُحدث فرقًا كبيرًا. إليك ما تحتاج إليه:
- جهاز كمبيوتر ولوحة مفاتيح وفأرة وشاشة إضافية (اختيارية، لكنها مفيدة).
- برامج مؤتمرات الفيديو و الدردشة الجماعية.
- تخزين على السحابة عبر الإنترنت للوصول إلى الملفات عن بُعد.
- سماعات أذن، أو سماعات رأس عازلة للضوضاء، أو سماعة رأس مزودة بميكروفون.
- كرسي مكتب مريح ويوفر دعمًا جيدًا.
- إضاءة جيدة، لراحتك ولأي شخص يشاركك مكالمة فيديو.
- مستلزمات مكتبية أخرى، مثل زجاجة مياه وكوب قهوة ومناديل ومقص وشريط تغليف وقلم وورق وتذكارات شخصية.
4. استحمّ وارتدِ ملابسك
"لماذا أرتدي ملابسي إذا كنت لا أرى أحدًا؟" قد يكون من المغري إهمال النظافة والعناية الشخصية أثناء العمل عن بُعد، لكن ذلك يؤثر في شعورك تجاه نفسك، وليس فقط في مظهرك. يمكن أن يساعدك الاستحمام في الصباح على الشعور بمزيد من الانتعاش، بدلًا من مجرد الاستيقاظ وفتح جهاز الكمبيوتر المحمول. الاهتمام بمظهرك يبعث برسالة مفادها أنك تقدّر نفسك وتستحق العناية. حتى لو لم يرك أحد، ستشعر بالثقة، وستكون مستعدًا لأي مكالمات فيديو مفاجئة.
5. وفّر ما تحتاجه في مطبخك
هل تتذكر مطبخ المكتب، حيث الوجبات الخفيفة المجانية وماكينة الإسبريسو الفاخرة؟ حان وقت الاستثمار بنفسك. احصل على غلاية كهربائية جيدة أو ماكينة قهوة، واحتفظ بمشروباتك المفضلة لديك. تعلّم كيفية إعداد مشروبك المفضل، واملأ خزانة المؤن بالوجبات الخفيفة والحلوى. وبهذه الطريقة، سيكون لديك كل ما تحتاج إليه لبدء يومك بشكل جيد.
6. عيّن مستوى الضوضاء الصحيح
من مزايا العمل من المنزل عدم وجود زملاء عمل كثيري الثرثرة أو غيرهم من المشتتات الموجودة في المكتب. حدّد ما إذا كنت تفضّل الهدوء أم تحتاج إلى بعض الضوضاء البيضاء أو الموسيقى في الخلفية لمساعدتك على التركيز. إذا كان الأطفال والحيوانات الأليفة يُحدثون ضوضاء في المنزل، فاحصل على جهاز للضوضاء البيضاء أو فكّر في اقتناء سماعات رأس عازلة للضوضاء.
7. ضع قواعد واضحة للعائلة
بالنسبة للأطفال، رؤيتهم لك تعمل من المنزل تعني أنك تستطيع اللعب معهم في أي وقت…أليس كذلك؟ ضع حدودًا واضحة من خلال إخبار أفراد عائلتك بساعات عملك وأوقات استراحتك. ضع نظامًا لضمان هدوئهم أثناء الاجتماعات المهمة، سواء بتذكيرهم قبل الاجتماع ببضع دقائق أو بوضع لافتة على باب مكتبك. إذا كان لديك أطفال صغار في المنزل وشريك، فحاول ألا تحددا مواعيد اجتماعاتكما في الوقت نفسه، حتى يتمكن أحدكما من رعايتهم.
8. نظّم يومك
بعض الناس يستيقظون مع شروق الشمس ويبدؤون يومهم بنشاط، بينما يحتاج آخرون إلى الضغط على زر الغفوة ثلاث مرات، ولا يبلغون ذروة إبداعهم إلا بعد الغداء. فكّر في الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية، وخطّط ليوم عملك بما يتناسب مع مستوى طاقتك. خصّص وقتًا في جدولك للعمل بتركيز دون مقاطعة، واستخدم رسائل الحالة لإبلاغ الآخرين عندما تكون مشغولًا.
9. قلّل مصادر التشتيت
من السهل أن تبدأ بتصفح الإنترنت أثناء العمل وتفقد إحساسك بالوقت. ساعد نفسك على الحفاظ على تركيزك من خلال ضبط مؤقّت، كأن تخصص 15 دقيقة مثلًا لقراءة الأخبار. استخدم برامج أو إضافات للمتصفح تحظر مواقع التواصل الاجتماعي أثناء ساعات العمل. خطّط لقضاء مشاويرك في وقت الغداء أو بعد العمل للحد من المقاطعات.
10. خطّط لفترات الراحة
لا يمكن لأحد أن يحافظ على تركيزه طوال اليوم، كل يوم. من أفضل ممارسات العمل من المنزل تخصيص بعض الوقت للابتعاد عن العمل من حين لآخر. حدّد أوقاتًا للاستراحة في جدولك حتى تتمكن من تصفية ذهنك ويكون لديك شيء تتطلع إليه، مثل:
- نزهة قصيرة حول الحي.
- تناول الغداء مع عائلتك.
- زيارة إلى مقهاك المفضل.
- عشر دقائق لمشاهدة مقاطع فيديو لحيوانات لطيفة.
- وجبة خفيفة بعد الظهر.
11. مدّد جسمك وتحرك
العمل من المنزل يعني أنك لست مضطرًا إلى المشي إلى غرفة الاجتماعات أو الطابعة أو مكتب أحد زملائك، لذلك تقلّ فرص النهوض والتحرك والتمدد. تجنّب آلام العضلات والإرهاق من خلال المشي في أرجاء المنزل والخروج لتفقّد البريد وتمديد جسمك على مدار اليوم. سيشكرك جسمك.
12. انتبه إلى وضعية جسمك
"رقبة التقنية" هي وضعية الجسم المنحنية والإجهاد الذي قد تشعر به نتيجة الانحناء أمام الشاشة طوال اليوم. إذا لاحظت أن وضعية جلوسك أصبحت أسوأ أثناء العمل من المنزل، فإليك بعض الأفكار:
- تجنّب العمل في السرير أو على الأريكة.
- اضبط مقعدك وشاشاتك بحيث تكون ذراعاك وساقاك بزاوية 90 درجة، وتكون الشاشات في مستوى العين، وظهرك مستقيمًا، وقدماك مسطحتين على الأرض.
- مارس بعض التمارين البسيطة، مثل إمالة رأسك من جانب إلى آخر، وتحريك كتفيك إلى الأمام والخلف، وممارسة تمارين التمدد.
- زُر اختصاصي تقويم العمود الفقري أو معالجًا بالتدليك إذا أمكنك ذلك.
- اقتَنِ لوحة مفاتيح مريحة من الناحية الهندسية، أو مسندًا مبطنًا للمعصم لاستخدامه مع لوحة المفاتيح والفأرة.
دورة تدريبية مكثفة حول Microsoft 365 Business
ساعد مؤسستك على الازدهار حتى عندما يمثل العمل المختلط تحديات جديدة. احصل على دورة تدريبية مكثفة حول Microsoft 365 باستخدام Teams للتعرف على كيفية تحسين الإنتاجية والمشاركة مع المساعدة في حماية بياناتك.
13. كن واعيًا في تواصلك
لا توجد محادثات عفوية في ممرات المكتب عندما تعمل من المنزل، كما يصعب ملاحظة إشارات التواصل غير اللفظي عبر الدردشة. وهذا يجعل من المهم بشكل خاص أن تبالغ في التواصل، وأن تختار القناة المناسبة لمحادثاتك. إليك بعض النصائح التي تساعدك على تحديد القناة المناسبة لاستخدامها في كل موقف من مواقف التواصل:
- رسائل الدردشة: توفّر الدردشات وسيلة فورية وغير رسمية للتواصل مع شخص واحد أو أكثر. إنها وسيلة جيدة لمتابعة مشروع قائم، أو الحصول على رأي سريع من أحدهم، أو مجرد التواصل مع أحد زملائك في العمل. عند استخدام الدردشة، ضع في اعتبارك رسائل حالة الأشخاص. إذا كان أحدهم يعمل بتركيز، فانتظر إلى وقت لاحق لمراسلته.
- البريد الإلكتروني: يُعدّ البريد الإلكتروني وسيلة رائعة للتواصل الرسمي والكتابي. إذا كنت تريد توثيق نتائج اجتماع أو عرض وجهة نظر حول موضوع معقد، فقد يكون البريد الإلكتروني هو الوسيلة المناسبة. ومع ذلك، قد يصبح استخدام البريد الإلكتروني مرهقًا عندما يحاول عدة أشخاص اتخاذ قرار أو حل خلاف. إذا لم يتوصل الأشخاص إلى اتفاق بعد تبادل عدة رسائل بريد إلكتروني، ففكّر في الانتقال إلى مكالمة هاتفية أو عقد اجتماع.
- الهاتف: يمكن إجراء مكالمة بين شخصين أو أكثر، وهي وسيلة جيدة لبناء توافق في الآراء أو معالجة مسألة عاجلة. نظرًا لأنك تستطيع سماع نبرة الصوت، تساعد المكالمات على تقليل سوء الفهم.
- مؤتمرات الفيديو: تُمكّن شخصين أو أكثر، من مواقع مختلفة، من التواصل والتعاون. ولأنك تستطيع رؤية الأشخاص، يصبح من الأسهل فهم إشارات التواصل غير اللفظي. تتيح معظم برامج مؤتمرات الفيديو مشاركة الشاشة و استخدام ميزة السبورة البيضاء ما يساعد على محاكاة الاجتماع الحضوري بشكل أقرب. إذا قررت جدولة اجتماع عبر الفيديو، فاحرص على أن يكون الاجتماع مثمرًا للجميع. إذا كان هناك عدة مشاركين، فأعدّ جدول أعمال، وتأكد من أن الجميع يفهمون أدوارهم.
14. تفقّد مقطع الفيديو الخاص بك
احرص على أن تبدو في أفضل مظهر لك أثناء مكالمات الفيديو، وتأكد من عدم وجود أي شيء مشتّت للانتباه في الخلفية. لكن ليس من الضروري أن تكون لديك مكتبة مرتبة بشكل مثالي—فبعض تطبيقات مؤتمرات الفيديو تتيح تمويه الخلفية. شغّل الكاميرا قبل الاجتماعات للتأكد من أن إضاءة وجهك جيدة، واضبطها حسب الحاجة. إذا انتهى بك الأمر إلى العمل بملابس مريحة، فاحتفظ بقميص احتياطي بالقرب منك لاجتماعات الفيديو المفاجئة.
15. احصل على مستلزمات التنظيف
من الأمور التي لا يخبرك بها أحد عن كيفية العمل من المنزل بفعالية وكفاءة أن مكتبك سيتراكم عليه الغبار. احتفظ بقطعة قماش من الألياف الدقيقة أو قطعة قماش عادية في متناول يدك لتنظيف الشاشات. اضبط تذكيرًا شهريًا على الأقل لإخلاء مكتبك من جميع الأغراض، وإزالة الغبار عنه أو مسحه، ثم إعادة الأشياء إلى أماكنها. كما أن عبوات الهواء المضغوط مفيدة أيضًا لإزالة الفتات والغبار من لوحة المفاتيح.
16. كن استباقيًا في التواصل
من الطبيعي أن تشعر بالوحدة والانفصال عن الآخرين أثناء العمل من المنزل. لا تنتظر حتى يتواصل الآخرون معك؛ حدّد مواعيد منتظمة للتواصل مع مديرك وفريقك. اطلب ما تحتاج إليه، وأخبر الآخرين إذا كنت تواجه صعوبة، حتى يتمكنوا من مساعدتك. إذا اشتقت إلى أحدهم، فاحجز 15 دقيقة في جدوله للتحدث معه. إذا سئمت من اجتماعات الفيديو، فاتصل بأحدهم هاتفيًا أثناء ذهابك في نزهة.
17. ساعد في حماية المعلومات الحساسة
قد يبدو العمل من المنزل أمرًا غير رسمي، إذ لا تحتاج إلى بطاقة دخول الشركة، لكن تظل معلومات العمل السرية بحاجة إلى الحفاظ على سريتها. لا تسمح لأفراد عائلتك باستخدام جهاز كمبيوتر العمل، واتبع أفضل الممارسات، مثل تغيير كلمات المرور بانتظام. عند إجراء مكالمات تتناول معلومات حساسة، احرص على أن تكون بعيدًا عن مسامع الآخرين، وافصل أجهزة Bluetooth الذكية. لا تترك أجهزة العمل الخاصة بك دون مراقبة، سواء كنت في المنزل أو في مكان عام. ثبّت تحديثات البرامج فور توفرها، حتى لا تكون أجهزتك عرضة لتهديدات الأمن السيبراني، وتجنّب الاتصالات اللاسلكية غير الآمنة.
18. استخدم رسائل الغياب
مع البريد الإلكتروني والدردشة ومكالمات الفيديو، من السهل توقّع ردود فورية من زملاء العمل، لكنك قد تضطر أحيانًا إلى الابتعاد عن العمل لحضور موعد. حدّث حالتك على تطبيق الدردشة الجماعية قبل مغادرة مكتبك لأكثر من بضع دقائق، ويفضّل أن توضح وقت عودتك والمنطقة الزمنية ("سأعود بحلول الساعة 2:30 مساءً بتوقيت المحيط الهادئ"، فهذا أفضل من قولك "سأعود خلال ساعة"). إذا لزم الأمر، أدرج رقم هاتفك في رسالة الغياب حتى يتمكن زملاؤك من التواصل معك في الحالات العاجلة.
19. اطمئن على حالتك النفسية
بعد شهر أو شهرين، اسأل نفسك: "هل يسير هذا الأمر على ما يرام؟" ما الذي تحبه وما الذي لا يعجبك في بيئة عملك من المنزل؟ جرّب نقل مكتبك إلى غرفة أخرى، أو وضعه بالقرب من نافذة، أو إضافة وسادة إلى كرسيك، أو إعادة ترتيب مكتبك. إذا كنت تعمل عن بُعد بدوام كامل وتفتقد أجواء المكتب، ففكّر في الذهاب إلى المكتب يومًا أو يومين في الأسبوع، إن أمكن.
20. كن لطيفًا مع نفسك
كن متسامحًا مع نفسك، فنحن بشر ولسنا روبوتات. لا تقسُ على نفسك إذا كنت تواجه صعوبة في التركيز أو العمل بكامل طاقتك الإنتاجية. حتى مع اتباع أفضل الممارسات للعمل من المنزل، يمرّ الجميع بأيام لا يكونون فيها في أفضل حالاتهم. ما عليك سوى بذل قصارى جهدك، مع التحلي بالرحمة تجاه نفسك وفريقك.
الخطوات التالية
يمكن للعمل من المنزل، سواء كنت تعمل منه يومًا واحدًا في الأسبوع أو يوميًا، أن يثري حياتك من خلال تقليل الوقت الذي تقضيه في التنقّل، وإتاحة المزيد من الفرص لممارسة هواياتك والتواصل مع عائلتك وأصدقائك. على الرغم من أن تعلّم كيفية التركيز على العمل من المنزل قد يكون صعبًا في البداية، فإن العمل الهجين أو العمل عن بُعد، مع توفير بيئة العمل المناسبة واتباع أفضل الممارسات، يمكن أن يمنحك تحكمًا أكبر في وقتك ويؤدي إلى مزيد من الرضا الوظيفي.
تعاون وتواصل أثناء العمل عن بُعد باستخدام تطبيق دردشة جماعية مجاني، أو ابدأ العمل على الفور باستخدام مجموعة متكاملة من تطبيقات الأعمال التي تساعدك على الحفاظ على إنتاجيتك.
يركز فريق Microsoft 365 على مشاركة الموارد لمساعدتك في بدء أعمالك وتشغيلها وتنميتها.
- [1]
"العمل المختلط هو ببساطة عمل. هل نطبّقه بطريقة خاطئة؟" تقرير مؤشر اتجاه العمل، من Microsoft،
22 سبتمبر 2022، ص. 5، 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
بدء استخدام Microsoft 365
إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.
محتوى ذو صلة
إنتاجية الأعمال
ثماني طرق لتعزيز تبني التكنولوجيا في الخطوط الأمامية
إدارة أعمالي
تحسين أمان السحابة المختلطة باستخدام إطار عمل نموذج أمان الثقة المعدومة
إدارة أعمالي
ما الأعمال التجارية الصغيرة جداً؟
لا تقدم نتائج تحليلات الأعمال وأفكارها استشارات مالية أو استشارات ضريبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.
متابعة Microsoft 365